El gerente de mantenimiento es el guardián de los equipos, las instalaciones y todos los activos físicos involucrados en el desarrollo de las actividades productivas de cualquier empresa. Él es el encargado de velar por la continuidad de la producción y por la eficiencia con que se emplean los recursos operativos.
Una parte importante del éxito a largo plazo de las operaciones de la compañía, depende de la disponibilidad y la confiabilidad de los equipos. Garantizar estos dos aspectos, depende de la efectividad con que el gerente de mantenimiento desempeñe cada una de sus funciones, así como de sus habilidades para encausar el cumplimiento de los objetivos de su departamento.
El gerente de mantenimiento y su rol dentro de la empresa
Aunque su gestión cubre un rango amplio de aspectos y departamentos dentro de la empresa, el conjunto de responsabilidades que determinan el rol del gerente de mantenimiento, se encuentran bien definidas. Dentro de las funciones específicas que debe cumplir, cabe destacar:
- Las políticas y prácticas de mantenimiento son planificadas y fijadas por la alta gerencia de cada organización. Precisamente, una de las responsabilidades primordiales del gerente de mantenimiento, es hacerlas cumplir, realizando los ajustes necesarios a la estructura interna del departamento.
- El gerente de mantenimiento es responsable de establecer los sistemas computarizados y mecanismos que le permitan monitorear el desempeño de los equipos, así como controlar el estado de las diferentes instalaciones. Aunque vigilar su buen estado y funcionamiento es una tarea en la que participan todos los integrantes del departamento de mantenimiento, el gerente centraliza la observación general y pormenorizada de los equipos e instalaciones.
- Este conocimiento pormenorizado y al mismo tiempo generalizado del funcionamiento y estado de los equipos e instalaciones, ofrece al gerente de mantenimiento una posición privilegiada para distinguir y establecer correctamente el orden de las prioridades en las reparaciones y tareas de mantenimiento. Precisamente por eso, le corresponde la esquematización de la agenda de tareas por orden de prioridad, tomando en cuenta los equipos y períodos de tiempo que mayor influencia ejercen sobre la productividad de la empresa.
- Al establecer un orden de prioridad en la ejecución de las tareas, también desempeña su función en el control de costos, la cual constituye lo que tal vez podamos considerar como una de sus funciones esenciales. El gerente de mantenimiento trabaja con un presupuesto establecido, y debe hacer un uso eficiente del mismo, no solo para evitar incurrir en gastos innecesarios, sino para establecer una relación de beneficio entre la inversión de capital que realiza la empresa en el departamento, las actividades de mantenimiento, y la disminución de costos y pérdidas por paradas no planificadas, o averías irreparables que conduzcan a la pérdida total de equipos.
- Además de organizar los planes de mantenimiento y reparación de equipos e instalaciones, también debe supervisar la ejecución, eficiencia y puntualidad con que los técnicos ejecutan las tareas correspondientes. Ello implica no solo dirigir, sino también supervisar a los técnicos a su cargo.
- El gerente de mantenimiento debe ser previsivo respecto a los materiales de seguridad, repuestos, piezas y partes que puedan necesitarse para ejecutar las tareas de mantenimiento y reparación de los equipos y activos físicos de la empresa. Debe a su vez junto con el planificador de mantenimiento administrarlos y asignarlos a los técnicos de acuerdo a las tareas que le hayan sido asignadas. Esto implica el manejo del stock de repuestos y materiales, así como del inventario de los mismos.
- Tiene la responsabilidad de controlar el inventario de equipos, pasando por el inventario de piezas y partes, los históricos de los diferentes activos, hasta la emisión y registro de las órdenes de trabajo.
- También debe almacenar y organizar toda la documentación referente a los equipos, recomendaciones del fabricante, garantías, materiales, diagramas, instrucciones de uso y fechas de caducidad de materiales.
Otras de sus responsabilidades incluyen la gestión de administración y contratos a terceros que apoyan las actividades de mantenimiento, la tramitación y control del presupuesto destinado a mantenimiento y la creación y actualización de los diferentes manuales de procedimiento del departamento.
Características y habilidades de un gerente de mantenimiento
La gestión de mantenimiento es una responsabilidad mayor. Parar el trabajo de las máquinas en una organización, puede ocasionar pérdidas millonarias. Por eso, es una labor que, más allá de conocimientos técnicos y profesionales, exige mucha responsabilidad y un conjunto importante de habilidades para el cabal cumplimiento de su función dentro de la organización.
Entre las características y habilidades que debe poseer un buen gerente de mantenimiento, se pueden destacar las siguientes:
- Toma de decisiones: idear planes ajustados al cumplimiento de las políticas de mantenimiento establecidas por la directiva, efectuar mejoras, modificar procedimientos, sustituir activos, integrar grupos de trabajo, asignar tareas, entre otras, son actividades propias del cargo que requieren la habilidad de contemplar las opciones, sopesar las ventajas y desventajas de cada una y tomar decisiones que resulten en el mejor de los escenarios para el departamento de gestión de mantenimiento.
- Planificación: La habilidad de planificar es obligatoria para el gerente de mantenimiento, pues esta es una actividad que abarca, desde la organización de los planes de mantenimiento, la ejecución de los correctivos necesarios en caso de averías, la adquisición y almacenamiento de repuestos, piezas y partes, hasta la gestión de los equipos de trabajo, de contratos a terceros y la asignación de las tareas. En este artículo te explicamos cómo hacer un plan de mantenimiento en 8 pasos.
- Administración de recursos: el gerente de mantenimiento debe hacer un uso razonable de los recursos asignados al departamento. Esto implica el conocimiento profundo de los activos, sus históricos, requerimientos y nivel de prioridad de acuerdo a las metas productivas de la empresa.
- Habilidades de liderazgo: Más allá de sus conocimientos técnicos, de sus habilidades administrativas y organizativas, debe ser capaz de unificar las voluntades individuales de los integrantes de su equipo de trabajo en un esfuerzo compartido, enfocado además en un objetivo común, a saber, el éxito del departamento de gestión de mantenimiento, y con ello, de la organización en su conjunto.
- Manejo de la data y la información: la gestión de mantenimiento depende en gran medida del manejo que se haga de la data y la información, que constituye a su vez el input del cual se alimenta toda actividad administrativa, de planificación, toma de decisiones, seguimiento y control de los equipos, instalaciones y activos físicos en general. Por lo tanto, su éxito depende, en gran medida, de su habilidad para manejar la información y hacer uso eficiente de ella.
Fracttal One, el CMMS para gerentes de mantenimiento altamente efectivos
Fracttal One es la solución CMMS/EAM especialmente diseñada para ayudar a los gerentes de mantenimiento, garantizando una gestión sencilla y organizada que le ayude a priorizar, planificar y monitorear las diferentes tareas y actividades, basándose en informes generados en tiempo real.
Gracias a su base de datos basada 100% en la nube, Fracttal One es el software SaaS (Software as a Service) que ofrece capacidades de almacenamiento ilimitado para organizar y disponer todos los datos e información vital sobre los equipos, sus históricos y garantías, entre otros.
También ayuda a organizar los diferentes inventarios del departamento, como por ejemplo el de los repuestos piezas y partes necesarias para efectuar todas las reparaciones y tareas rutinarias de mantenimiento, así como la documentación referente a manuales de uso, garantías, manuales de reparación y procedimientos, diagramas, fotos ilustraciones, y cualquier otro documento de referencia que pueda ser de utilidad a los técnicos a la hora de intervenir los equipos e instalaciones.
Fracttal One es el software de gestión de mantenimiento que dispone y procesa toda la información relevante, ofreciéndola a través de gráficas, métricas precisas y reportes detallados, en el momento oportuno, para apoyar la toma de decisiones acertadas. Así mismo, garantiza la trazabilidad de la data, registrando electrónica y automáticamente la hora en una orden de trabajo fue emitida, por quién y cuando fue respondida y completada, así como cada transacción que pueda ocurrir durante la ejecución de dicha tarea. Esto facilita al gerente de mantenimiento la supervisión de los técnicos a su cargo.
Esta metodología de documentación electrónica de las solicitudes, órdenes de trabajo y tareas completadas facilita la realización de las auditorías, así como la visión integral de los históricos de los equipos y su estado funcional, para planificar pertinentemente las tareas, y alargar así la vida útil de los equipos haciendo uso eficiente de los recursos financieros.
Fracttal One también estimula el trabajo dinámico y colaborativo dentro del departamento, pues es el GMAO que, al contar con una aplicación móvil 100% nativa, facilita la movilidad y conectividad entre los diferentes integrantes del equipo de trabajo, que a través de sus dispositivos móviles pueden acceder a toda la información y documentación necesaria para la realización de sus tareas.