Las organizaciones gastan entre el 25% y el 35% de su presupuesto en costos de inventario. Dentro de este porcentaje, aproximadamente el 25% de los costos totales de inventario se dirigen específicamente al almacenamiento y mantenimiento de inventario.
La gestión eficiente de los costos de inventario se posiciona como un factor crítico al liderar un departamento de mantenimiento, ejerciendo un impacto considerable tanto en el presupuesto anual asignado como en los resultados generales de la empresa. En otras palabras, los costos asociados al inventario representan una diferencia determinante entre las ganancias y las pérdidas.
El objetivo de las empresas es mantener existencias suficientes para satisfacer la programación de las órdenes de trabajo y, al mismo tiempo, mantener bajos los costos de inventario para aumentar la rentabilidad de la organización
¿Qué son exactamente los costos de inventario?
Los costos de inventario son despensas en que incurren las empresas para adquirir, almacenar y gestionar sus existencias. En el contexto del mantenimiento, los costos de inventario incluyen elementos asociados con el almacenamiento, la utilización y la reposición de piezas de repuesto y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento.
Estos gastos se suman al precio de compra inicial de los artículos del inventario. También se incluyen los gastos de almacenamiento de existencias, manipulación, seguros, depreciación, obsolescencia, pedidos, deterioro y posibles escaseces.
Importancia de calcular los costos de inventario
Cuando se tiene demasiado capital invertido en inventario, puede tener un impacto negativo en su cuenta de resultados. Saber cuánto es gastado en inventario ayudará a comprender cómo gestionar este importante gasto de forma más estratégica para mantener los gastos generales bajos y beneficios altos.
Esto puede lograrse de varias maneras, entre ellas:
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Tener la previsibilidad adecuada del inventario, siendo la implementación de un CMMS como Fracttal One, esencial para optimizar los niveles de inventario.
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Colocar en marcha estrategias para reducir los costos de almacenamiento y depósito (por ejemplo, asignación de espacios en el almacén).
Costos de inventario en mantenimiento: Tipos y cómo calcularlos
Para saber cuánto le cuesta a tu organización el inventario a lo largo del tiempo, tendrás que hacer un seguimiento de varios gastos diferentes a la hora de calcular los costos totales de inventario.
Costos por pedido de compra
Los costos por compras son despensas que se incurre al realizar un pedido de existencias.
Estos costos pueden incluir el costo del propio inventario, los gastos de envío y manipulación, y los impuestos o aranceles que puedan aplicarse al pedido. Los costes de pedido también pueden incluir los gastos de almacenamiento o depósito en los que se pueda incurrir mientras se mantienen las existencias antes de su envío.
Costos por pedidos = Número de pedidos realizados x Costo por pedido
Costos por mantenimiento
Los costos de mantenimiento están relacionados con conservar y almacenar las existencias durante un periodo de tiempo determinado.
Los costos de almacén y seguridad, las primas de seguros, los impuestos sobre la propiedad, la depreciación y otros gastos asociados suelen incluirse en estos costos. Las organizaciones pueden calcular los costos de mantenimiento tomando el valor medio de las existencias y aplicando una tasa de costos de mantenimiento predeterminada.
Costos de mantenimiento = Valor medio de las existencias x Tasa de costos de mantenimiento
Costos por escasez
Los costes de escasez surgen cuando el inventario no está disponible cuando se necesita, provocando interrupciones en las operaciones de mantenimiento.
El cálculo de los costos por desabastecimiento puede ser más complejo e implica la estimación de la pérdida potencial de ingresos por tiempos de inactividad, y el costo de las medidas de emergencia adoptadas para hacer frente al desabastecimiento como envíos de emergencia.
Costos por obsolescencia
Surgen como consecuencia de implementaciones tecnológicas, modificaciones en las especificaciones técnicas de los productos o la probabilidad de que estos sean dañados.
Estos gastos abarcan amortizaciones, tasas de eliminación y la pérdida de valor relacionada con inventarios no utilizados. Al evaluar los costos de obsolescencia, las organizaciones deben considerar tanto el valor de los inventarios obsoletos como los costos asociados con su eliminación.
Además, en dicho cálculo se pueden incorporar los costos de seguros destinados a cubrir situaciones de obsolescencia o posibles daños al inventario.
Métodos y cálculos de valoración de existencias
Los métodos de valoración de existencias se utilizan para obtener información financiera, como calcular el valor del inventario final en el balance y calcular el costo de los ítem usados en las actividades de mantenimiento.
Estos cálculos son cruciales para la toma de decisiones, la gestión financiera y la determinación de la rentabilidad. La gestión de inventarios, los cálculos fiscales y el análisis financiero requieren de ellos.
Los siguientes son los métodos más utilizados por los gestores de mantenimiento:
First-in, First-out (FIFO)
Es un método de contabilidad y gestión de inventarios que sigue el principio de que los primeros ítems, sean piezas o materiales que ingresan al inventario, son los primeros en ser utilizados. En otras palabras, los artículos más antiguos se consumen antes que los artículos más recientes.
Este enfoque asegura que los costos asociados con los ítems utilizados reflejen los costos más antiguos en el inventario. FIFO es comúnmente utilizado en industrias donde la caducidad o la obsolescencia de los productos es una consideración importante.
Para calcular el valor del inventario final usando el método FIFO, es necesario seguir los siguientes pasos:
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Paso 1: Calcule el costo del inventario más antiguo.
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Paso 2: Divida el costo por unidad del inventario más antiguo entre lo que queda de ese lote de inventario.
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Paso 3: Para los siguientes lotes de existencias, si procede, repita los pasos 1 y 2.
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Paso 4: Para obtener el valor total del inventario final, sume los valores de los pasos 2 y 3.
A continuación, se presenta un ejemplo de cálculo para tres diferentes lotes de tornillos M16x10.
| Lote | Fecha de compra | Cantidad | Costo por unidad ($) |
| Lote 1 | 10/08/2023 | 400 | 0,25 |
| Lote 2 | 22/10/2023 | 300 | 0,30 |
| Lote 3 | 15/11/2023 | 100 | 0,40 |
Cálculo del inventario final mediante FIFO:
Lote 1 ➡ ️400 unidades x 0,25 $ por unidad = 100 $.
Lote 2 ➡ 300 unidades x 0,30 $ por unidad = 90 $.
Lote 3 ➡ 100 unidades x 0,40 $ por unidad = 40 $.
Valor total del inventario final = 100 $ + 90 $ + 40 $ = 230 $.
Last-in, First-out (LIFO)
Opera bajo la premisa de que los ítems más recientes que ingresan al inventario son los primeros en ser utilizados. En otras palabras, los artículos más recientes se consumen antes que los artículos más antiguos.
Este enfoque implica que los costos asociados con los productos vendidos o utilizados reflejan los costos más recientes en el inventario. LIFO puede ser beneficioso en situaciones donde los costos de los productos han aumentado con el tiempo. Sin embargo, es importante destacar que el uso de LIFO puede tener implicaciones fiscales y contables específicas, y su aplicación puede variar según las regulaciones y normativas contables en diferentes regiones.
Procedimiento para calcular el valor del inventario final utilizando la técnica LIFO:
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Paso 1: Determine el costo del inventario más reciente (los artículos más recientes comprados).
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Paso 2: La segunda etapa es multiplicar el costo por unidad del inventario más reciente por la cantidad de inventario que queda de ese lote.
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Paso 3: Para los siguientes lotes de existencias, si procede, repita los pasos 1 y 2.
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Paso 4: Suma las cifras obtenidas en la etapa 2 para calcular la cifra total del inventario final.
Considere el mismo ejemplo mostrado anteriormente.
Lote 3 ➡ 100 unidades x 0,40 $ por unidad = 40 $.
Lote 2 ➡ 300 unidades x 0,30 $ por unidad = 90 $.
Lote 1 ➡ ️400 unidades x 0,25 $ por unidad = 100 $.
Valor total del inventario final = 40 $ + 90 $ + 100 $ = 230 $
Factores que afectan el costo de los inventarios en las operaciones de mantenimiento
Variabilidad del mercado
Los costos de inventario pueden aumentar como resultado de cambios impredecibles en la demanda. Las organizaciones pueden reducir el impacto de la variabilidad de la demanda en los costos de inventario al analizar datos históricos, usar métodos de pronóstico de demanda y optimizar estrategias de reposición de inventario.
Tiempo de Entrega
El tiempo de entrega se considera el tiempo que lleva cumplir con un pedido desde el momento en que se realiza. Los tiempos de entrega más largos pueden resultar en mayores costos de inventario, ya que se requiere mantener niveles de stock más grandes para tener en cuenta el tiempo entre la realización del pedido y su recepción.
Al reducir los tiempos de entrega mediante una gestión efectiva de proveedores, la optimización de procesos y la adopción de tecnología, las empresas pueden minimizar los costos de mantenimiento de inventario y mejorar la eficiencia operativa.
Desabastecimiento y exceso de inventario
El desabastecimiento ocurre cuando los niveles de inventario son insuficientes para satisfacer la demanda de las actividades de mantenimiento, mientras que el exceso de inventario ocurre cuando los niveles de inventario superan los requisitos de demanda.
Ambos escenarios pueden tener efectos negativos en los costos de inventario. El desabastecimiento puede llevar a tiempos de inactividad elevados en los equipos. El exceso de inventario inmoviliza el capital, incurre en costos de retención y aumenta el riesgo de obsolescencia.
Implementar mecanismos robustos de control de inventario y aprovechar el pronóstico de la demanda puede ayudar a mantener niveles de inventarios óptimos.
Tasas de falla del equipo
Tasas más altas de falla del equipo pueden llevar a un aumento en el inventario de piezas de repuesto y costos de envío acelerados necesarios para minimizar el tiempo de inactividad. Al adoptar tecnologías de mantenimiento predictivo y optimizar la gestión de piezas de repuesto, las empresas pueden minimizar las tasas de falla del equipo y los costos de inventario asociados.
Rendimiento del Proveedor
Entregas tardías, problemas de calidad y proveedores poco confiables pueden interrumpir las cadenas de suministro y costar dinero a las empresas. Al establecer relaciones sólidas con proveedores confiables, realizar evaluaciones de rendimiento y fomentar canales efectivos de comunicación, los profesionales de mantenimiento pueden mitigar el riesgo de interrupciones en el inventario y optimizar costos.
Ventajas de implementar Fracttal One para mejorar la gestión de los costos de inventario
Fracttal One ofrece un módulo centralizado para almacenar y gestionar los datos de inventario, eliminando la necesidad de hojas de cálculo o el mantenimiento manual de registros. Esta centralización mejora la precisión de los datos, reduce los errores, facilitando un control de inventario eficiente.
Además, proporciona visibilidad en tiempo real de los niveles de inventario, permitiendo a los profesionales del mantenimiento supervisar los niveles, tanto máximos y mínimos de las existencias, generando alertas automáticas que indiquen una reposición inmediata y así, posibles problemas con la disponibilidad.
Por otra parte, permite supervisar el rendimiento de los proveedores mediante el seguimiento de los plazos de entrega y la calidad de los productos. Estos datos permiten a los profesionales del mantenimiento evaluar y colaborar con los proveedores de forma eficaz, garantizando un suministro fiable y puntual del inventario.
Finalmente, la implementación de Fracttal One, ayuda a reducir los costos de transporte, permitiendo la aplicación de la gestión de inventario justo a tiempo (JIT). Sistema en el que las existencias sólo se solicitan y se entregan cuando se necesitan, minimizando la cantidad de piezas disponibles.