Si estás utilizando hojas de cálculo como Excel o Google Sheets para la gestión del mantenimiento de tu empresa, déjame decirte que no estás solo. Según Gartner® el 90% de las empresas EN EL MUNDO no cuentan con una solución de gestión de mantenimiento y se ven obligadas a usar esta herramienta de ofimática.
Por qué debes dejar de utilizar hojas de cálculo para gestionar el mantenimiento de tus activos físicos
Excel o Google Sheets son herramientas fáciles de entender y utilizar, de eso no hay duda, pero cuando se trata de administrar grandes volúmenes de datos, activos, actividades, recursos, un equipo creciente de colaboradores y proveedores, definitivamente se quedan cortas.
Las hojas de cálculo y los correos electrónicos están diseñados para funciones específicas, pero la gestión del mantenimiento de activos físicos no es una de ellas. Si bien se pueden utilizar para algunas de las funciones propias de gestión del mantenimiento, hay funciones como la comunicación entre los miembros del equipo, la ejecución de OT´s, los cálculos exactos sobre los costes de mantenimiento, entre otras, que se quedan totalmente fuera del alcance de herramientas como esta.
Para gestionar eficazmente el mantenimiento de los activos físicos, es necesario poder mirar más allá de los datos y comprender el contexto detrás de cada actividad de mantenimiento. Este contexto lo brindan indicadores como, tiempo medio entre fallas, tiempo medio de reparación, disponibilidad y confiabilidad, que surgen a partir de las actividades de mantenimiento, fallas, uso de los operadores, etc.
Un software CMMS/GMAO hace una diferencia crucial y fundamental, pues permite acceder a este contexto con un mínimo esfuerzo y de manera instantánea.
Comparación: Software CMMS/GMAO vs Excel y correo electrónico
Las hojas de cálculo y los correos electrónicos son excelentes para calcular datos y administrar interacciones, pero no del todo para la gestión de mantenimiento de los activos o para la comunicación efectiva con los stakeholders. La siguiente tabla enumera las necesidades básicas de una gestión de mantenimiento.
|
Necesidades del departamento de mantenimiento |
CMMS/GMAO |
EXCEL |
CORREO ELECTRÓNICO |
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Registro ubicaciones, equipos, terceros, RRHH |
SI |
SI |
NO |
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Ficha técnica de equipos |
SI |
SI |
NO |
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Creación de rutinas de mantenimiento |
SI |
SI |
NO |
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Asignación de órdenes de trabajo a equipo en terreno |
SI |
NO |
SI |
|
Gestión de Almacenes |
SI |
SI |
NO |
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Determinar costos asociados a mantenimientos |
SI |
NO |
NO |
|
Consultar indicadores de negocio en tiempo real |
SI |
NO |
NO |
|
Gestión de solicitudes o reportes de fallas |
SI |
NO |
SI |
|
Ejecución de actividades según activadores predefinidos |
SI |
NO |
NO |
La gestión de mantenimiento es una actividad que, por su complejidad, requiere la implementación de herramientas especialmente diseñadas para cubrir sus tantas necesidades. Tal es el caso de Fracttal, nuestra solución CMMS/GMAO 100% basada en la Nube, que te ayudará a llevar un registro detallado de toda la data correspondiente a los activos físicos, sus historiales y desempeño.
Fracttal es el software de gestión de mantenimiento capaz de disponer, organizar y procesar toda esta data, hasta convertirla en la información relevante que llega a ti en forma de reportes, gráficas y métricas, para facilitar tu toma de decisiones, ayudarte a llevar un control pormenorizado del estado y funcionamiento de los activos, así como del desempeño de tu equipo de trabajo.
Así mismo, facilita el registro automático de órdenes de trabajo, solicitudes o reportes de fallas, la comunicación entre los diferentes miembros del equipo de mantención, el intercambio de documentación relevante, instrucciones, recomendaciones del fabricante, especificaciones técnicas, diagramas y cualquier otra forma de trabajo colaborativo, todo ello en tiempo real.