La gestión eficiente de las órdenes de trabajo (OT) y la planificación de tareas es fundamental para asegurar el éxito en la administración de mantenimiento de cualquier organización.
Las OT son documentos o registros que detallan las actividades específicas que deben realizarse en el mantenimiento de activos, mientras que la planificación de tareas se refiere a la programación y asignación de estas actividades para asegurar que se realicen de manera eficiente y oportuna.
¿Qué son las órdenes de trabajo (OT)?
Las órdenes de trabajo son documentos clave en la gestión de mantenimiento que especifican las tareas que deben realizarse, los recursos necesarios, el personal asignado, y las fechas de inicio y finalización previstas.
Una OT puede generarse por diversas razones, como inspecciones regulares, solicitudes de reparación, o como parte de un programa de mantenimiento preventivo o predictivo.
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Tipos de órdenes de trabajo
- OT de mantenimiento preventivo: Estas órdenes se emiten para realizar actividades programadas con el fin de evitar fallos o averías en los equipos. Su propósito es asegurar que los activos se mantengan en condiciones óptimas.
--> Guía de mantenimiento preventivo
- OT de mantenimiento correctivo: Emitidas cuando un equipo o sistema ha fallado, estas órdenes tienen como objetivo restaurar el funcionamiento normal de los activos lo más rápido posible.
--> Mantenimiento correctivo a fondo
- OT de mantenimiento predictivo: Basadas en el análisis de datos en tiempo real, estas órdenes permiten realizar intervenciones preventivas antes de que se produzcan fallos.
--> Guía definitiva de mantenimiento predictivo
La planificación de tareas en el mantenimiento
La planificación de tareas es el proceso de organizar y programar las actividades de mantenimiento para asegurar que se realicen de manera eficiente y dentro de los plazos establecidos. Una planificación efectiva incluye la asignación de recursos, la definición de prioridades, y la coordinación entre los diferentes departamentos involucrados en el mantenimiento.
Importancia de la planificación
- Optimización de recursos: Una buena planificación asegura que los recursos, tanto humanos como materiales, se utilicen de manera eficiente. Esto evita el desperdicio y asegura que las tareas se completen sin interrupciones.
- Minimización del tiempo de inactividad: Al programar adecuadamente las tareas de mantenimiento, se minimizan las interrupciones en la operación de los equipos, lo que reduce el tiempo de inactividad y mejora la productividad.
- Cumplimiento de normativas: La planificación ayuda a asegurar que todas las actividades de mantenimiento se realicen según las regulaciones y normativas aplicables, lo que es crucial para evitar sanciones y garantizar la seguridad.
El rol del GMAO en la gestión de OT y planificación de tareas
Un sistema de GMAO es una herramienta esencial para la gestión de OT y la planificación de tareas. Este tipo de software automatiza y centraliza la administración de todas las actividades de mantenimiento, facilitando la generación, seguimiento y cierre de órdenes de trabajo.
Funcionalidades clave del GMAO
- Generación automática de OT: Un GMAO puede generar automáticamente OT basadas en condiciones predefinidas, como el tiempo de operación de un equipo o la lectura de un sensor. Esto asegura que las tareas de mantenimiento se realicen cuando realmente se necesitan.
- Programación y asignación de tareas: El software permite programar tareas de mantenimiento y asignarlas al personal adecuado. También ofrece visibilidad sobre la disponibilidad de recursos, lo que facilita una planificación más precisa.
- Seguimiento en tiempo real: Con un GMAO, los gestores pueden monitorizar el progreso de las OT en tiempo real, lo que les permite hacer ajustes sobre la marcha si es necesario.
- Análisis de datos: Los datos recopilados a través del GMAO permiten analizar el rendimiento de las actividades de mantenimiento, identificar áreas de mejora, y tomar decisiones basadas en datos para optimizar los procesos.
Correlación entre el número de OTs y la formalidad de los procesos de mantenimiento
El número de OTs emitidas en una organización es un indicador clave de la formalidad y estructuración de sus procesos de mantenimiento. Las empresas que generan un mayor número de OT al mes suelen tener procesos más formalizados y detallados. Esto se debe a que la planificación cuidadosa y la asignación precisa de tareas permiten emitir un volumen elevado de OT, cada una con instrucciones claras y específicas.
Por otro lado, las organizaciones que emiten pocas OT al mes tienden a tener un enfoque de mantenimiento más reactivo y menos estructurado. En estos casos, la falta de formalidad en los procesos puede llevar a una mayor dependencia del mantenimiento correctivo, donde las intervenciones se realizan solo después de que ocurren fallos, en lugar de prevenirlos.
Ejemplo práctico: Impacto en la eficiencia operativa
Las empresas que utilizan un GMAO para gestionar sus OT y planificación de tareas han reportado una mejora significativa en la eficiencia operativa. La capacidad de centralizar y automatizar la gestión de OT reduce el tiempo de inactividad de los equipos y mejora la precisión en la ejecución de las tareas, reduciendo los costes asociados al mantenimiento.
Por ejemplo, una empresa con un equipo de mantenimiento grande puede enfrentar desafíos al coordinar las actividades de todos sus técnicos y recursos. Con un GMAO, pueden gestionar fácilmente múltiples OT en diferentes ubicaciones, asegurando que todas las tareas se completen a tiempo y que no haya duplicación de esfuerzos ni desperdicio de recursos.
" Anteriormente, nos enfrentábamos a problemas de falta de confiabilidad en el control de mantenimiento. A menudo, las actividades no se registraban adecuadamente y el mantenimiento no se llevaba a cabo según lo requerido. Hoy en día, tenemos controles adecuados y toda la documentación se genera registrando a todas las personas involucradas en las actividades. Esto trae mayor confiabilidad al proceso."
Marcelo Silva
Gestor de PCM
Las órdenes de trabajo y la planificación de tareas son componentes esenciales de una gestión de mantenimiento efectiva. A través de la automatización y centralización que ofrece un sistema de GMAO, las empresas pueden optimizar estos procesos, mejorando la eficiencia operativa y asegurando que los activos se mantengan en condiciones óptimas. Fracttal One, con sus funcionalidades avanzadas, se posiciona como una herramienta crucial para cualquier organización que busque llevar su gestión de mantenimiento al siguiente nivel.
