La programación efectiva es inherente a una planificación efectiva. El mantenimiento de rutina necesita programación y presenta los principios de programación efectiva. Juntos, estos principios crean un marco para la programación exitosa del trabajo de mantenimiento planificado. Cada principio establece pautas sobre cómo el mantenimiento debe manejar una parte diferente del proceso de programación.
Al igual que en la planificación, seis principios contribuyen en gran medida al éxito general de la programación. Primero, los planificadores deben planificar trabajos para los niveles de habilidad requeridos más bajos. Segundo, toda la planta debe respetar la importancia de los horarios y las prioridades de trabajo. Tercero, los supervisores de equipos pronostican las horas de trabajo disponibles una semana por delante en función de las habilidades más altas disponibles. Cuarto, el horario asigna trabajo planificado para cada hora de trabajo pronosticada disponible. Quinto, el supervisor utiliza como guía el progreso actual de las tareas, el horario semanal y los trabajos reactivos o de alta prioridad. Y sexto, el cumplimiento del horario se une al tiempo productivo para proporcionar la medida de la efectividad de la programación.
Principio 1: Planificar para el Nivel de Habilidad Más Bajo Requerido
“Los planes de trabajo que proporcionan el número de personas requeridas, su nivel de habilidad, las horas de trabajo por técnico, y la información sobre la duración del trabajo”
Los planes de mantenimiento son esenciales para una programación efectiva, especificando las habilidades, número de técnicos y tiempo requerido. Cada tarea requiere una especialidad y nivel de habilidad mínimo. Sin embargo, un error común es asignar al técnico incorrecto por falta de especificaciones precisas, lo que conduce a la pérdida de tiempo.
La asignación de personal debe ser clara en los planes. Si un trabajo necesita dos personas, pero solo una requiere ser un experto, debe señalarse explícitamente. A su vez, es crucial diferenciar las horas de trabajo (tiempo empleado en tareas) de la duración del trabajo (tiempo total de ejecución), ya que ambas métricas son vitales para una correcta planificación.
Los planificadores deben evitar presuponer la necesidad constante de dos técnicos. Aunque la seguridad, logística, formación y minimización de tiempo de inactividad podrían justificar personal adicional, este hecho debe gestionarse con cautela. Aumentar el personal no siempre mejora el rendimiento, por lo que la necesidad de más personal debe evaluarse cuidadosamente.
Además, redondear las horas de trabajo a incrementos de turno puede ser perjudicial. Muchos trabajos requieren solo unas pocas horas, no un turno completo. Planificar los trabajos según sus requisitos de tiempo reales permite una mayor productividad general.
Principio 2: Enfatizar que los Horarios y Prioridad de los Trabajos son Importantes
“La programación semanal y diaria deben ser seguidas lo más fielmente posible. Establecer las prioridades adecuadas en los nuevos pedidos de trabajo para prevenir interrupciones indebidas de estos horarios”
El encargado de una orden de trabajo inicialmente asigna una prioridad siguiendo las directrices planteadas. Esta puede ser revisada y ajustada, reflejando su relevancia respecto a los objetivos y otros trabajos acumulados. El sistema de prioridades es crucial para la programación de labores de mantenimiento, y su uso correcto es esencial.
La programación anticipada asegura la asignación de trabajo suficiente y adecuado, destacando la relevancia de los horarios y prioridades. La interrupción de tareas de baja prioridad por otras urgentes genera ineficiencia. En emergencias, es adecuado retrasar trabajos, pero los urgentes no emergentes deben ser los siguientes a realizar, no interrumpir a los ya en curso. Las tareas no urgentes deben esperar y ser programadas según su importancia.
Prioridades falsamente altas interrumpen el trabajo, disminuyendo la productividad y generando un ciclo vicioso. Un uso disciplinado y comprometido de las prioridades puede reducir las interrupciones y aumentar la productividad.
La confianza en que los equipos ejecutarán las tareas programadas es esencial y la preparación, al tener piezas y herramientas listas, puede aumentar la productividad. Pero la falta de confianza puede desalentar la preparación, ocasionando posibles problemas de stock por acumulación de piezas para trabajos no iniciados.
Principio 3: Programar a partir de la previsión de las habilidades más altas disponibles
“Un planificador desarrolla un horario semanal para cada equipo basándose en una previsión de las horas de oficio disponibles que muestra los niveles de habilidad más altos disponibles, los planes de trabajo, y sus prioridades”
Este principio propone un intervalo semanal para la anticipada planificación de tareas, asignando el rol de programador a una persona distinta al supervisor del equipo. Dicha persona, selecciona la carga laboral semanal en base a la capacidad máxima proyectada del equipo técnico, las prioridades y planes de trabajo, garantizando la finalización de todas las tareas de un sistema una vez iniciado su mantenimiento.
El programador define la carga de trabajo semanal a partir del conjunto de tareas acumuladas de toda la planta, delimitando un bloque de tareas sin asignar órdenes de trabajo específicas ni horarios a individuos particulares.
La separación del rol de programador y supervisor favorece la implementación de un sistema de verificación y equilibrio. El programador, con información de la previsión laboral proporcionada por cada supervisor, determina la cantidad de trabajo que el equipo técnico puede realizar. Esta previsión es esencial para asignar las horas de trabajo planificadas.
Además, el supervisor proporciona una previsión laboral considerando las habilidades avanzadas disponibles, otorgando mayor flexibilidad al programador en la asignación de planes de trabajo para la semana entrante. Así, el programador selecciona tareas teniendo en cuenta tanto los planes de trabajo y las prioridades de los sistemas de la planta como el equipo en cuestión, lo que permite agrupar las órdenes de trabajo correspondientes al mismo equipo y ajustar las prioridades individuales.
Principio 4: Programar para cada hora de trabajo disponible
“El horario de una semana asigna trabajo para cada hora de trabajo disponible. El horario permite incluir emergencias y trabajos reactivos de alta prioridad al programar una cantidad suficiente de horas de trabajo en tareas que pueden ser fácilmente interrumpidas”
El Principio 4 integra los principios anteriores de programación, indicando que el programador debe asignar planes de trabajo a los equipos de técnicos para la siguiente semana, cubriendo el 100% de las horas pronosticadas. Es decir, si un equipo tiene 1000 horas de trabajo disponibles, se le asignará igual cantidad de trabajo.
En la industria es común asignar más o menos trabajo del necesario, ambas prácticas con problemas particulares. Tomemos por ejemplo la asignación del 120% de las horas de trabajo pronosticadas a un equipo. Esto podría interpretarse como una forma de garantizar suficiente trabajo en caso de inconvenientes o motivar a los técnicos a mantenerse ocupados con metas más desafiantes.
Sin embargo, esta estrategia genera complicaciones. Dificulta la evaluación del rendimiento de los equipos de mantenimiento y complica la comparación entre las horas disponibles, asignadas y efectivamente trabajadas para la gestión del mantenimiento.
Por otro lado, asignar solo el 80% de las horas pronosticadas puede parecer una estrategia para manejar emergencias o trabajos de alta prioridad. Pero recordemos que el objetivo del equipo de mantenimiento es erradicar por completo las emergencias.
Principio 5: El líder de cada equipo debe manejar el trabajo del día actual
“El supervisor utiliza como guía el progreso actual de las tareas, el horario semanal y los trabajos reactivos o de alta prioridad. También elabora un horario diario con un día de anticipación, ajustado de acuerdo a las habilidades del personal y las demandas de las tareas, así como reprogramar al equipo completo en caso de emergencias”
Iniciada la semana, es usual que algunos trabajos varíen en duración respecto a lo planificado. Sin embargo, en el transcurso de la semana, las horas planificadas suelen coincidir notoriamente con las reales. Por esto, la programación diaria la realiza el supervisor del equipo de técnicos, quien tiene un conocimiento más cercano del progreso del trabajo.
El supervisor asigna las tareas del día siguiente a cada técnico, teniendo en cuenta su experiencia y necesidad de aprendizaje. A lo largo del día, supervisa el progreso y ajusta las asignaciones según sea necesario, incorporando nuevas órdenes de trabajo y tareas urgentes, priorizándolas en función de la planificación.
Dadas las variaciones en la duración de los trabajos, la programación de asignaciones con más de un día de anticipación no resulta práctica. El supervisor establece los horarios diarios y colabora con el equipo para completar las tareas asignadas, teniendo en cuenta las habilidades y preferencias de los técnicos, así como la coordinación con otras actividades diarias.
Para cumplir con la asignación semanal, el supervisor puede incentivar a los técnicos a cumplir con el volumen de trabajo establecido y se encarga de coordinar actividades diarias, como la asistencia en un trabajo y las solicitudes al grupo de operaciones.
En definitiva, el supervisor del equipo juega un papel crucial en la programación diaria y la coordinación de actividades, asegurando el cumplimiento de los objetivos y optimizando el rendimiento del equipo de mantenimiento.
Principio 6: Medir el rendimiento mediante el cumplimiento del horario
“El Wrench Time es la medida principal de la eficiencia de la fuerza laboral y de la efectividad de la planificación y programación. El trabajo que se planifica antes de asignarlo reduce los retrasos innecesarios durante los trabajos, y el trabajo que se programa reduce los retrasos entre trabajos”
El cumplimiento del horario es una medida clave de la proactividad en el mantenimiento. Cuando la supervisión de mantenimiento tiene control sobre el equipo, puede tomar acciones para preservarlo, mientras que, en un entorno más reactivo, los problemas del equipo pueden interrumpir el horario planificado. Este cumplimiento refleja cuán bien el equipo se ajustó a la asignación programada de trabajo, y los supervisores que adhieren al horario aseguran completar el mantenimiento preventivo y otras tareas correctivas de manera oportuna.
También facilita la comunicación entre supervisores y técnicos al evaluar el rendimiento de estos últimos. Los técnicos deben adaptarse a las necesidades reales del trabajo y enviar comentarios para mejorar la planificación futura.
El cálculo del cumplimiento del horario se basa en la comparación entre las horas de trabajo planificadas y las horas de trabajo realizadas. Al final de cada semana, se evalúa cuánto trabajo se ha completado en relación con lo planificado. Esto ayuda a identificar posibles problemas, como el rendimiento del almacén de repuestos, que pueden afectar el cumplimiento del horario.