Gestionar e incrementar la vida útil de los equipos e instalaciones de la empresa, es una labor compleja. Implica hacer seguimiento de múltiples activos, instalaciones, técnicos y equipos de trabajo al mismo tiempo. Así mismo, requiere tener la habilidad de detectar y reportar fallas, enviar y recibir las asignaciones de tareas y compartir información, entre otras muchas actividades.
La integración de teléfonos inteligentes, y sus correspondientes aplicaciones móviles a las actividades de seguimiento y control de los equipos y activos físicos, tiene una enorme potencialidad para mejorar el rendimiento y la eficacia de la gestión de mantenimiento.
A continuación, presentamos algunos de los usos prácticos del teléfono inteligente, que ayudan a complementar las actividades de gestión de activos empresariales:
1. Llevar registro del personal y de los proveedores
Con la aplicación móvil adecuada y la implementación de teléfonos inteligentes, es posible mantener un registro actualizado y detallado de las actividades y necesidades de cada integrante del equipo de trabajo, identificando su área de experticia, contacto y responsabilidades, así como el registro de tareas completadas y pendientes.
También, se puede llevar el control y registro de los proveedores del departamento de mantenimiento de la empresa, permitiendo consultar cualquier información o contacto, servicios prestados y costos, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
2. Escanear códigos de barras y códigos QR
Esta tecnología se encuentra incorporada en cualquier teléfono inteligente y facilita, mediante un rápido escaneo, el acceso a la información y la documentación sobre datos de los activos, procedimientos, manuales técnicos, garantías, diagramas, fotografías e instrucciones necesarias para ayudar a los técnicos a ejecutar sus tareas.
Mediante este escaneo, también se puede acceder de manera automática a información esencial sobre el equipo. Por ejemplo, su historial de costos, historial de mantenimientos realizados, frecuencia de mantenimiento, registros de tareas y fallas, entre otros. Así mismo, ofrece precisión al momento de registrar el inicio y finalización de una tarea en dicho equipo, registrando la data automáticamente.
3. Capturar las rutinas de trabajo
La cámara de los teléfonos inteligentes, permite capturar y cargar videos e imágenes a los registros de activos, órdenes de trabajo, históricos y tareas. Esta es una forma práctica y rápida de documentar los casos y ganar movilidad.
Esto permite a los técnicos, gerente de mantenimiento y a los diferentes responsables de las instalaciones, tener una visión gráfica del estado de los activos, de la naturaleza de la tarea realizada, tener imágenes comparativas del antes y después de su ejecución, así como realizar recomendaciones a distancia.
4. Gestionar órdenes de trabajo
Los teléfonos inteligentes ayudan a simplificar la gestión de órdenes de trabajo y tareas por realizar, porque facilitan el acceso a las tareas pendientes, agendas y calendarios, que además pueden ser programados y configurados de acuerdo a las necesidades propias de cada activo, instalación, departamento y equipo de trabajo. También, permiten eliminar las tediosas e ineficientes órdenes de trabajo en papel, contribuyendo con la efectividad, puntualidad y eficiencia en la ejecución de las tareas.
Esta puntualidad es esencial para disminuir las tareas con retraso y así garantizar el óptimo estado de los equipos y activos físicos, su confiabilidad y disponibilidad, y con ello, la continuidad ininterrumpida de los procesos productivos de la organización.
5. Llevar un registro de fallas frecuentes
Conocer con precisión el comportamiento de los equipos y activos físicos de la organización es necesario para ejecutar modelos preventivos y predictivos de mantenimiento. De ello depende garantizar la disponibilidad y confiabilidad de los mismos, evitando así la ocurrencia de fallos imprevistos y paradas no programadas, que puedan resultar en enormes pérdidas económicas.
El uso de teléfonos inteligentes y aplicaciones móviles, ayuda a técnicos y gerentes de mantenimiento a efectuar el registro automático y en sitio de fallas frecuentes, así como a obtener información precisa sobre las condiciones de ocurrencia de la falla, periodicidad e intensidad de uso del equipo o activo (de manera instantánea), permitiendo el análisis de patrones y la mejora en las prácticas dentro de la empresa.
6. Utilizar el reconocimiento de voz
Los teléfonos inteligentes de última generación, poseen un software de reconocimiento de voz incorporado. Esto resulta útil para dictar acciones e instrucciones de reparación e incluirlas en los registros de las órdenes de trabajo.
Esta es una forma innovadora de gestionar el conocimiento en las organizaciones, permitiendo a los técnicos agilizar el registro de información y el trabajo colaborativo a distancia.
7. Intercambiar información de forma remota
Toda la información que se genera durante una actividad de mantenimiento o reparación, puede registrarse y compartirse en los diferentes grupos de trabajo, gracias a las utilidades de los teléfonos móviles.
Desde los datos de un activo, las tareas a realizar, la descripción de una falla o el estado de un equipo o activo al momento de iniciar la ejecución de una tarea, las piezas y repuestos utilizados, hasta las instrucciones e indicaciones necesarias para su realización; toda esta información puede ser compartida e intercambiada, de manera instantánea, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
8. Gestión de solicitudes
Mediante la utilización del dispositivo móvil, los clientes internos o externos de la empresa, pueden reportar solicitudes en tiempo real a los encargados del área dentro de la organización. De esta manera, se eliminan los flujos vía email o por llamadas telefónicas.
Una vez que el usuario utiliza el dispositivo móvil para reportar una solicitud de incidencia, falla, apoyo o mejora, se registra la fecha y hora de la solicitud, el activo que se está reportando y su geolocalización, entre muchos otros parámetros. Esto mejora la gestión del flujo de trabajo por parte de los administradores de mantenimiento, llevando el control desde que la solicitud es realizada hasta que es solucionada, y permitiendo además al usuario ver un tracking completo de los diferentes estados de la solicitud.
9. Bots de inteligencia artificial
Los bots son capaces de simular el lenguaje humano, por lo que representan un recurso valioso para los técnicos que trabajan en campo, así como para cualquier responsable del área de mantenimiento.
Estos agentes conversacionales basados en algoritmos permiten analizar toda la big data generada, y obtener rápidamente inteligencia sobre el estado de la gestión de mantenimiento. También permite responder, en lenguaje humano, preguntas respecto a: tareas pendientes por ejecutar, activos detenidos con falla, cuál es la falla más frecuente, cuál es el equipo que más falla, cuál ha sido el costo del día, mes o año y cómo es la eficiencia del personal, entre otros.
FRACTTAL Móvil para la gestión de mantenimiento
FRACTTAL es el software de mantenimiento predictivo ideal para integrar el uso de los teléfonos inteligentes a la gestión de mantenimiento, sin importar el tamaño o sector productivo al que pertenezca la organización.
Fracttal Móvil es probablemente la aplicación de gestión de activos físicos y mantenimiento para smartphones más poderosa que existe. Fracttal Móvil es 100% nativa para dispositivos que corren iOS o Android, y cuenta con todas las funcionalidades necesarias para complementar la gestión de mantenimiento de tu empresa. Además, integra una base de datos completamente basada en la nube, lo que aporta movilidad y capacidad ilimitada para el almacenamiento de datos.
La base de datos de FRACTTAL se encuentra especialmente diseñada para facilitar el almacenamiento de los datos, desde cualquier ubicación y dispositivo, ya sea que se trate de computadores personales, o de tablets y teléfonos inteligentes, haciendo uso de su aplicación FRACTTAL Móvil.
La aplicación FRACTTAL Móvil ayuda a todos los integrantes del departamento de gestión de mantenimiento a:
- Llevar el registro detallado de personal y proveedores.
- Registrar y cargar información sobre incidencias, repuestos y tareas, mediante el escaneo de códigos de barra y QR. Con esta misma tecnología, facilita también la consulta de dichos historiales y documentación.
- Capturar, almacenar y compartir registros fotográficos de equipos, tareas e instalaciones.
- Gestionar órdenes de trabajo, facilitando la asignación de tareas y el anexo de información y documentación pertinente para su ejecución. Así mismo, permite el feedback de los técnicos en campo, quienes pueden registrar de manera automática horas de inicio y finalización de tareas, tiempo de duración, piezas y partes reemplazadas, etc.
- Llevar el registro de fallas frecuentes, así como la alimentación de históricos y base de datos, facilitando el conocimiento y comprensión del comportamiento de los equipos y activos físicos, al tiempo que aporta la data pertinente para planificar la gestión tanto preventiva como predictiva.
- Poderoso y único BOT de inteligencia artificial aplicado a la gestión de activos físicos y mantenimiento.
Estas son solo algunas de las características que hacen de FRACTTAL el perfecto ejemplo de cómo pueden integrarse las utilidades y funcionalidades del teléfono inteligente, para agilizar la gestión de los activos y mantenimiento.
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