El Facility Management consiste en la gestión de edificios y sus servicios asociados. Su objetivo es conseguir un mejor funcionamiento de los inmuebles mediante la integración de personas, espacios, procesos y tecnologías. Para ello, el personal responsable de gestionar las instalaciones gestionan proyectos, documentos, comunidades, así como aseguran el buen desarrollo de la estrategia corporativa y el correcto funcionamiento de todo el edificio y su entorno.
¿Qué es un SLA y por qué es importante en Facility Management?
Un acuerdo de nivel de servicio (SLA son sus siglas en inglés, por Service Level Agreement) consiste en un contrato entre proveedor y cliente en el que se estipula, por un lado, el servicio concreto y detallado que se va a realizar y, por otro, los compromisos de calidad que deben cumplirse durante la prestación de ese servicio. Por tanto, es un documento escrito en el que se recogen todos los compromisos como plazos, calidad del trabajo, excepciones y, en definitiva, cualquier concepto que permita al cliente tener una idea clara de todos los componentes del servicio contratado.
Los SLA más comunes son el tiempo de actividad, es decir, durante cuánto tiempo el servicio estará disponible para el cliente; la satisfacción del cliente; el tiempo máximo para completar una tarea; la calidad del servicio; y el tiempo medio que se tarda en recuperar el servicio tras una parada por una avería o incidente. Así, se establecen garantías para ofrecer credibilidad para ambas partes y evitar malentendidos.
Dentro del Facility Management, los SLAs son fundamentales, ya que la empresa responsable de la gestión de las instalaciones tiene que garantizar que todo está disponible y en buen funcionamiento para que los ocupantes de los edificios puedan desempeñar su trabajo sin problemas.
Áreas clave del cumplimiento en Facility Management
El “cumplimiento” (o “compliance”, en inglés) consiste en ajustarse a un determinado plan, reglamento, legislación o norma preestablecidos. Por lo tanto, el cumplimiento en el Facility Management implica cumplir un determinado plan de tareas, normas de seguridad, legislación del país o normas ISO relacionados con la gestión de edificios.
El cumplimiento se aplica a cualquier aspecto que entre en la esfera del Facility Management. Como tal, puede incluir la gestión del cumplimiento del edificio (que se relaciona con el ciclo de vida del edificio, por ejemplo, la eliminación del amianto), los protocolos de seguridad, el mantenimiento de la climatización, etc.
Las áreas clave del cumplimiento en Facility Management se reparten en 8 apartados: legislación (por ejemplo, legislación sobre la calidad del aire), requisitos (como el uso de materiales homologados), reglas (un ejemplo sería utilizar los equipos de protección individual), normas (como la norma ISO o OSHA), políticas (respetar la política medioambiental de la empresa, por ejemplo), transparencia (presentar informes al cliente), reglamentos (como realizar inspecciones periódicas), y governance (por ejemplo no estipular un código ético). Además, también es necesario garantizar la privacidad de los datos recogidos para que no se vulneren los derechos de protección de datos.
Para poder garantizar el cumplimiento en todas estas áreas es necesario planificar una estrategia de mantenimiento preventivo de todas las instalaciones que permita gestionar todos los recursos, equipos y activos relacionados con la infraestructura de tus clientes en un único lugar.
5 ventajas de utilizar un software de mantenimiento en Facility Management
Las instalaciones de una empresa pueden incluir cientos de activos y usuarios. Entre estos últimos podemos destacar a los empleados, proveedores o clientes. Para poder gestionar el mantenimiento de todos estos elementos y garantizar la seguridad y calidad de vida de los usuarios, se hace necesario utilizar herramientas tecnológicas como la Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO).
Concretamente, existen programas informáticos diseñados para la gestión integral del mantenimiento de edificios que ayudan a planificar los mantenimientos y las reparaciones, a gestionar las órdenes de trabajo, a mejorar la comunicación de los equipos y a obtener una visión global del estado de los edificios. A través de estas herramientas digitales, las empresas de Facility Services pueden ofrecer un servicio de alta calidad a sus clientes, mientras ahorran costes y evitan incidencias en los activos.
En definitiva, las principales ventajas de contar con herramienta de software para la gestión de mantenimiento son:
- Gracias a la aplicación móvil, los trabajadores de campo reciben la información que necesitan para realizar su trabajo e incluso la ruta más inteligente para llegar a su destino.
- El departamento administrativo tiene la capacidad de realizar la facturación inmediatamente.
- Los clientes reciben todos los datos en tiempo real y de forma automática cuando el técnico cierra la orden de trabajo. Además toda la información está disponible las 24 horas del día, 7 días a la semana en la nube.
- El equipo de Back Office puede planificar solicitudes de servicio y órdenes de trabajo digitales para asignarlas rápidamente al técnico de campo más competente.
- Se crean informes de rendimiento precisos y sencillos que sirven para aumentar la rentabilidad de la empresa y detectar áreas de mejora.
La mayor ventaja de contar con un software de gestión de mantenimiento como Fracttal One es que se centraliza la información de todas las áreas que se gestionan en Facility Management en un lugar 100% móvil y con toda la información disponible en la nube.
El papel del Facility Manager en la digitalización del mantenimiento
La principal función de un Facility Manager es desarrollar una estrategia corporativa para la gestión de proyectos, documentos o comunidades. Además, debe garantizar la funcionalidad del entorno del edificio y su correcto funcionamiento.
Otras responsabilidades que forman parte de sus tareas diarias son: gestionar órdenes de trabajo, supervisar las incidencias, gestionar renovaciones y reubicaciones y también contratar los productos y servicios que tendrán un impacto positivo en el correcto funcionamiento y conservación de los activos.
Una transformación digital en este ámbito supone automatizar los procesos del Facility Manager. Las tareas del Facility Manager que se ven directamente afectadas por esto son:
Optimizar las operaciones de mantenimiento a través de sistemas digitales
Ajustar los presupuestos, optimizar el mantenimiento, y trabajar en función de las prioridades son tareas que mejorarán considerablemente con la digitalización de todos los procesos.
Contribuir a una mejora en la productividad y la satisfacción de los empleados
Los Facility Managers pueden hacer un balance de personalización del espacio y su eficiencia a través de herramientas cuya información se encuentra en la nube y que permiten el trabajo en remoto de todos los empleados.
Cumplimiento de las normativas
Asegurarse de que todo el funcionamiento del mantenimiento se adhiere a las normativas gubernamentales y a las normas de seguridad vigentes.
Energía y sostenibilidad
Gracias a los sistemas tecnológicos, los Facility Managers pueden aplicar mejoras relacionadas con estos aspectos en nuevos niveles.
Para conseguir todo esto, es necesario que el Facility Manager trabaje de la mano con un software o solución GMAO destinada a la planificación y gestión técnica de activos. Trabajar junto con una Plataforma de Mantenimiento Inteligente para Facility Management te permitirá gestionar el mantenimiento de los activos de forma simple desde un único lugar. Además, Fracttal integra tres servicios: el software GMAO, un software de mantenimiento predictivo y el monitoreo de activos a través de IoT.
