Qué es un CMMS y cuáles son sus ventajas

¿Cómo funciona un CMMS?

Un CMMS es un software que mantiene una base de datos de información sobre todas las operaciones de mantenimiento de una empresa u organización. Automatiza la gestión de activos, control de inventario de repuestos y herramientas, mano de obra, proveedores y contratistas, gestión de solicitudes, manejo de garantías y documentación, gestión de tareas y órdenes de trabajo, análisis de información con informes de gestión y KPIs para tomar decisiones.

Un CMMS actúa como un depósito de todos los datos asociados con los activos de tu organización, como por ejemplo: cuando se compró un activo y se colocó en funcionamiento, cuándo se realizó el mantenimiento programado, en qué trabajó un miembro del equipo de mantenimiento, la frecuencia de las averías de los activos, las piezas utilizadas y mucho más. Un registro detallado de tu inventario proporciona información que tu organización puede usar para tomar decisiones informadas sobre dónde asignar los recursos.

¿Cuáles son los componentes de un CMMS?

Computarizado

Computarizado se refiere al hecho de que con un CMMS la información de mantenimiento se almacena en una base de datos que reside en un equipo de computo o computador, este no es un concepto sorprendente hoy en día. Sin embargo, antes de la década de 1980, los datos de mantenimiento generalmente se registraban con lápiz y papel (algo que sigue sucediendo en muchas organizaciones). Debido a esto, el mantenimiento era en su mayoría reactivo. El mantenimiento preventivo era menos común porque no era realista rastrear qué activos necesitaban mantenimiento de rutina cuando todos los registros de mantenimiento se guardaban en papel en un archivador.

Cuando las soluciones CMMS dieron luz a fines de la década de los 1980 y a principios de 1990, las grandes empresas y corporaciones comenzaron a migrar del lápiz/papel a computadoras, de esa forma podían rastrear órdenes de trabajo, generar informes y determinar cuál de sus activos requería mantenimiento preventivo. Esto condujo a una mayor vida útil de los activos, una mejor organización y, en última instancia, redujo los costos y aumentó las ganancias de las empresas.

Mantenimiento

Mantenimiento es lo que hacen los usuarios del software CMMS todos los días, ya sea planificando las tareas, respondiendo a una solicitud de trabajo o completando los datos de una orden de trabajo.  

El software en sí no es una solución mágica que puede realizar el trabajo de un técnico calificado, sin embargo, lo que sí puede hacer muy bien es garantizar que las tareas se prioricen correctamente y que todo esté organizado, (repuestos, proveedores, mano de obra, herramientas) y así, garantizar el éxito del departamento. Las soluciones CMMS brindan al personal de mantenimiento la libertad de concentrarse menos en el papeleo y más en el mantenimiento práctico.

Administración

La gestión de mantenimiento es la función esencial de una solución CMMS. El software de administración de mantenimiento está diseñado para brindar a los usuarios una visión inmediata del estado de su activos físicos, las necesidades de mantenimiento con cronogramas completos de órdenes de trabajo, pronósticos precisos de inventario y acceso a informes de gestión. Las soluciones CMMS facilitan la gestión de mantenimiento al dotar a los gerentes con información para que puedan tomar decisiones lo más informados posibles.

Sistema / Software

Un sistema puede considerarse como la combinación general de características y funcionalidades dentro de un CMMS. Diferentes soluciones CMMS ofrecen diferentes características, pero el mejor sistema CMMS es aquel que permite a los usuarios realizar sus tareas de mantenimiento existentes de manera más efectiva, al tiempo que presenta características que ahorran tiempo y reducen los costos.

Nuestro software de mantenimiento Fracttal One, facilita la administración de órdenes de trabajo, tareas de mantenimiento preventivo, activos, órdenes de compra, flota, niveles de inventario y más con la movilidad de una APP y la inmediatez del Internet de las Cosas, ofreciendo el control de todos los activos de tu empresa en un mismo sitio.

Fracttal One es una plataforma integral, moderna, segura intuitiva, fácil de usar y 100% basada en la nube, pensada para ofrecer el control sobre todos los activos de tu empresa, facilitando tu trabajo y brindándote una experiencia de usuario placentera, a cualquier hora y desde cualquier lugar.

Con Fracttal, las empresas pueden planificar, organizar y ejecutar el mantenimiento de todo tipo de equipo, control de proveedores, gestión de recursos humanos, administración de inventarios de piezas y repuestos, gastos de mantenimiento, gestión de presupuestos, emergencias y garantías. Todo esto con poderosos indicadores estadísticos y KPIs, en una interfaz web amigable y rápida. Fracttal One es una APP ideada para ofrecer al personal que trabaja constantemente fuera de las instalaciones, una herramienta para acceder instantáneamente a rutas de mantenimiento o inspección, recibir alertas y realizar tareas a través dispositivos móviles.

Tipos de CMMS en el mercado

En la actualidad puedes encontrar dos tipos de CMMS. Por un lado están los CMMS On-premise, es decir, que requieren ser instalados en computadores locales. Sin embargo los nuevos y más modernos CMMS se ejecutan 100% en la nube como software como servicio (SaaS) y poseen soluciones habilitadas para dispositivos móviles.

CMMS On-premise

Se instalan en computadoras individuales y no permiten la movilidad.

CMMS cloud (SaaS)

Proporciona múltiples beneficios; implementación rápida, actualizaciones fáciles y seguridad de datos.

¿Cuáles son las ventajas de usar un CMMS?

Los CMMS se han vuelto un componente primordial en los procesos de mejora continua y retroalimentación para la gestión interna de muchas empresas debido a la facilidad y transparencia en el manejo de la información.

Algunas de las mejoras que se pueden obtener tras implementar de manera exitosa un software de gestión de mantenimiento CMMS son:

• Informes, alertas y notificaciones en tiempo real
• Trazabilidad de los activos en todo momento
• Uso más eficiente de los recursos
• Movilidad, agilidad y dinamismo en la gestión
• Toda la información consolidada en un solo lugar
• Visión 360º del estado de tus activos
• Automatización de procesos

Informes, alertas y notificaciones en tiempo real

El CMMS nos genera los informes, gráficas o reportes con toda la información relevante y en el momento oportuno, de modo que podemos tomar decisiones de forma precisa y acertada con base a sus métricas.

Los CMMS tienen la funcionalidad de enviar alertas y notificaciones automáticas a diferentes grupos de trabajo, avisándoles cuando llega el momento de ejecutar tareas de mantenimiento, realizar inspecciones, cuándo se aproxima la fecha de expiración de garantías e incluso al momento en que se presentan averías en las unidades, equipos e instalaciones. También pueden configurarse para enviar alertas automáticas cuando las órdenes de trabajo no reciben respuesta en un período de tiempo específico, o al identificar lecturas fuera de rango.

Trazabilidad de los activos en todo momento

Los sistemas de gestión de mantenimiento modernos garantizan la trazabilidad de la información en la medida en que registran de manera electrónica, automática y sobre la marcha la hora en la que una solicitud u orden de trabajo fue emitida, recibida y ejecutada, además de cada transacción que pueda ocurrir durante la orden de trabajo.

Uso más eficiente de los recursos

Podremos ser mucho más precisos con el ahorro de fondos destinados al mantenimiento preventivo y disminuiremos los gastos de mantenimiento correctivo al prevenir reparaciones costosas, detenimientos o fallas en las líneas de producción y costos relacionados a accidentes laborales.

Movilidad, agilidad y dinamismo en la gestión

Será mucho más fácil priorizar, monitorear y planificar las actividades relacionadas con la gestión de mantenimiento, sin que nada se nos escape. Todo ello desde cualquier tipo de dispositivo y ubicación.

Además, podremos administrar nuestros documentos y niveles de inventario para obtener acceso a la información en tiempo real, lo que nos ayudará a percibir las operaciones en proceso, finalizadas o atrasadas.

Toda la información consolidada en un solo lugar

La documentación electrónica de solicitudes, órdenes de trabajo y tareas completadas, no solo garantiza la integridad de la información, sino que elimina la necesidad de seguir rastros de documentos y hojas impresas.

Visión 360º del estado de tus activos

Seremos capaces de hacerle seguimiento a las inspecciones y gestiones de seguridad, prolongando la vida útil de los equipos y validando la cantidad de herramientas y recursos que se encuentran en uso, así como la estimación de tiempo para el mantenimiento industrial.

Automatización de procesos

El CMMS nos permite estar en contacto con los técnicos encargados del mantenimiento y organizar la mano de obra para ejecutar las tareas necesarias. El sistema les envía notificaciones y los mantiene al día con sus labores, evitando cualquier tipo de retrasos.

¿Qué elementos y funcionalidades debe tener un CMMS?

Esta sofisticada plataforma reúne múltiples funcionalidades en un único ecosistema, permitiendo que tanto el equipo de mantenimiento como los activos de la organización operen con eficiencia máxima. Al simplificar tareas complejas y proporcionar análisis de datos valiosos, un CMMS no solo minimiza el tiempo de inactividad y los costos operativos, sino que también se posiciona como el epicentro para la gestión del mantenimiento, con el potencial de generar un alto retorno de inversión (ROI).

• Gestión y registro de activos.
• Gestión del almacén o inventario.
• Gestión de órdenes de trabajo.
• Automatización de las tareas de mantenimiento.
• Informes y análisis.
• Módulo de monitoreo de activos.
• Integraciones con otros programas o ERP's.

Gestión y registro de activos

Esta funcionalidad abarca mucho más que un simple inventario. Cada activo tiene un perfil detallado que puede incluir el número de serie, las especificaciones técnicas, la ubicación y la historia de mantenimiento. Por otra parte, estos pueden ser categorizados por tipo, departamento, ubicación o cualquier otra variable que sea relevante para la organización.

• Registro Detallado: Cada activo tiene un perfil detallado que puede incluir el número de serie, las especificaciones técnicas, la ubicación y la historia de mantenimiento.

• Categorización y Etiquetado: Los activos pueden ser categorizados por tipo, departamento, ubicación o cualquier otra variable que sea relevante para la organización.

• Historial de Mantenimiento: Todas las intervenciones, reparaciones, y actualizaciones quedan registradas, permitiendo un seguimiento detallado del ciclo de vida del activo.

• Estado de Salud del Activo: Con el uso de sensores y otros dispositivos IoT, la condición del activo puede ser monitoreada en tiempo real.

• Documentación y Garantías: Los documentos importantes como manuales de usuario, garantías y certificaciones se pueden almacenar de manera centralizada.

Gestión del almacén o inventario

Esta funcionalidad esencial abarca desde la planificación y el seguimiento hasta el control de las piezas, herramientas y materiales necesarios para llevar a cabo operaciones de mantenimiento. Se trata de una funcionalidad clave que, cuando se administra eficientemente, puede reducir costos operativos y aumentar la productividad.

• Registro Completo: Un inventario detallado que incluye información como números de serie, descripciones, cantidades, proveedores y ubicación en el almacén.

• Límites para el reabastecer: Parámetros que indican cuándo es necesario reabastecer ciertos elementos para evitar la escasez o el exceso de inventario.

• Historial de Transacciones: Registro detallado de todas las entradas y salidas del inventario, incluidas las órdenes de compra y el uso de repuestos en órdenes de trabajo.

• Costo de Inventario: Mantener un registro de los costos asociados con cada elemento que se compra y se usa, lo cual es esencial para la contabilidad y el control de costos.

Gestión de órdenes de trabajo

Este módulo sirve como el motor central que impulsa las operaciones de mantenimiento, facilitando la creación, asignación, seguimiento y finalización de todas las tareas de mantenimiento.

• Creación de Órdenes de Trabajo: Esta es la fase inicial donde se especifican las tareas, se asignan los recursos y se programan las actividades. Este módulo permite adjuntar procedimientos de mantenimiento y asignar a los técnicos responsables de su ejecución.

• Asignación de Tareas: Permite asignar tareas específicas a trabajadores o equipos, a menudo con la capacidad de asignar según habilidades o certificaciones.

• Priorización: Las tareas se pueden priorizar para garantizar que los problemas críticos se aborden primero.

• Estado y Seguimiento: Capacidad de monitorear el estado de una orden de trabajo en tiempo real, desde la iniciación hasta la finalización.

• Historial y Documentación: Cada orden de trabajo queda registrada para futuras referencias, lo cual es vital para el mantenimiento predictivo y las auditorías.

Automatización de las tareas de mantenimiento

Esta característica permite planificar, coordinar y llevar a cabo actividades de mantenimiento antes de que ocurran las fallas, optimizando así la vida útil de los activos y minimizando los costos a lo largo del tiempo.

• Calendarios de Mantenimiento: Permite establecer horarios regulares para el mantenimiento preventivo en función de variables como tiempo, uso o condiciones de los equipos.

• Automatización de Tareas: Capacidad para programar tareas de mantenimiento preventivo de manera recurrente sin intervención manual, además de enviar notificaciones a los responsables cuando se acerca una actividad.

• Planificación de Recursos: Facilita la asignación de trabajadores, piezas y herramientas necesarias para cada tarea programada.

• Documentación: Registro detallado de todas las actividades de mantenimiento preventivo, incluyendo instrucciones, procedimientos y resultados.

• Integración con Órdenes de Trabajo: Generación automática de órdenes de trabajo basadas en la programación del mantenimiento preventivo.

• Informes de Análisis: Herramientas para evaluar la eficacia del mantenimiento preventivo mediante el seguimiento de métricas como el tiempo de inactividad evitado y el retorno de inversión (ROI).

Informes y análisis

La funcionalidad de informes y análisis es una de las características más valiosas en un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (CMMS). Ofrece la capacidad de visualizar y entender grandes volúmenes de datos de mantenimiento, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y mejorar continuamente sus operaciones.

• KPIs y Métricas de Rendimiento: Permite el seguimiento de Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) para evaluar la eficiencia operativa. Indicadores como MTBF, MTTF, MTTR, disponibilidad y confiabilidad. También es posible generar informes personalizados según distintas métricas y variables, como costos, tiempo de inactividad, uso de recursos, entre otros.

• Visualización de Datos: Herramientas para presentar datos de una manera fácil de interpretar, como gráficos, tablas y cuadros de mando.

• Integración de Datos: Combina información de diferentes módulos del CMMS, como inventario, órdenes de trabajo y mantenimiento preventivo.

• Exportación de Datos: Funciones para exportar informes en diferentes formatos como PDF, Excel y otros para facilitar la distribución y el análisis externo.

• Análisis Predictivo: Utiliza algoritmos y modelos matemáticos para prever tendencias y necesidades futuras con base en datos históricos, y así generar notificaciones basadas en el análisis de datos para acciones inmediatas.

Módulo de monitoreo de activos

Esta característica permite realizar un seguimiento en tiempo real del estado y rendimiento de los activos físicos, lo cual resulta crucial para prevenir fallas, optimizar la utilización de recursos y garantizar un funcionamiento eficiente.

• Seguimiento en Tiempo Real: Capacidad de monitorear constantemente parámetros como la temperatura, vibración, presión, humedad, entre otros, para cada activo. Además, facilita el diagnóstico de problemas sin necesidad de inspección física directa, ahorrando tiempo y recursos.

• Historial de Datos: Almacena información histórica de los activos para futuros análisis y toma de decisiones.

• Alertas y Notificaciones: Emisión de alertas en caso de condiciones anómalas o parámetros fuera de los límites establecidos.

• Integración de Sensores: Posibilidad de incorporar sensores y otros dispositivos de medición para captar datos más precisos en tiempo real.

• Informes de Utilización: Genera informes sobre la eficiencia en la utilización de cada activo para identificar áreas de mejora. Por otra parte, utiliza datos recopilados para anticipar futuras necesidades de mantenimiento predictivo.

Integraciones con otros programas o ERP's

Este módulo facilita la comunicación y el intercambio de datos entre el CMMS y otros sistemas empresariales, lo que resulta crucial para una visión holística y eficiente de las operaciones de mantenimiento.

• Interoperabilidad y automatización de datos: La capacidad de conectarse e interactuar con múltiples sistemas, ya sea de la misma organización o de terceros, para transferir datos automáticamente.

• Seguridad de Datos: Provee capas de seguridad para garantizar que la transferencia y almacenamiento de datos sean seguros.

• Configurabilidad: La posibilidad de personalizar las integraciones según las necesidades específicas de cada organización.

• APIs: Ofrece interfaces de programación de aplicaciones (API) para una integración más fácil y segura.

• Conexiones con ERP y otros sistemas empresariales: Permite la integración con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), entre otros sistemas.

El módulo de integraciones en un CMMS potencia la eficiencia operacional al eliminar el ingreso manual de datos, lo que reduce tanto el tiempo como el margen de error. Al conectar diversos sistemas, se logra una visión unificada del estado de los activos y de las operaciones, lo cual es crucial para la toma de decisiones informadas.

Además, este módulo ofrece la flexibilidad y escalabilidad necesarias para adaptarse al crecimiento y cambios dentro de la organización.

¿Realmente necesito un CMMS?

Si eres el responsable de mantenimiento de una empresa y te estás planteando contratar un CMMS para gestionar tus tareas de mantenimiento, tan solo hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el costo de las paradas imprevistas en tu empresa?
• ¿Cuál es la confiabilidad de tus activos físicos?
• ¿Sabes cuál es la falla más frecuente y cómo evitarla?
• ¿Cuál es el tiempo medio entre fallas?
• ¿Cuál es el tiempo medio por reparación?
• ¿Cuál es la vida útil de tus activos?
• ¿Cuál es el retraso promedio en las órdenes de trabajo?
• ¿Conoces el indicador de solicitudes reportadas vs finalizadas?
• ¿Cuál es tu presupuesto de este año para mantenimiento?
• ¿Conoces el indicador de tareas programadas vs ejecutadas?

Si encontraste 2 ó más preguntas para las cuales no tienes respuesta, entonces estás en una zona de peligro y necesitas implementar urgentemente un CMMS.
Fracttal One es sin duda la opción más recomendada del mercado.

¿Quién es el responsable de gestionar el CMMS en la empresa?