¿Vale la pena invertir en un CMMS? La clave está en calcular su retorno de inversión (ROI), comparando los costos de implementación con los ahorros generados en repuestos, mano de obra y eficiencia operativa.
Fórmula del ROI para un CMMS:
ROI CMMS = (Ahorros del CMMS - Costos del CMMS) / Costos del CMMS x 100
Sin embargo, toda empresa se enfrenta a preguntas clave antes de adoptar nuevas tecnologías:
- ¿Cuánto podríamos ahorrar realmente?
- ¿La inversión se recuperará en 6 o 12 meses?
- ¿Cómo impactará en nuestras operaciones diarias?
En este blog te explicaremos cómo calcular el ROI de un CMMS, por qué es clave para justificar su implementación y cuánto podrías ahorrar en mantenimiento.
Importancia del ROI al momento de elegir un CMMS
Muchas empresas comparan un CMMS con herramientas poco eficientes como Excel antes de decidir su compra. Pero, ¿realmente vale la pena?
El costo inicial suele generar dudas, especialmente cuando hay incertidumbre sobre:
- Facilidad de uso.
- Integración con sistemas existentes.
- Retorno de inversión (ROI).
Sin embargo, un CMMS bien implementado puede mejorar el ROI y optimizar las operaciones de mantenimiento al:
- Reducir el tiempo de inactividad de los activos.
- Optimizar el control de inventario.
- Aumentar la visibilidad de las tareas de mantenimiento.
Si aún no tienes un CMMS, ¿cómo puedes convencer a tu jefe de que la inversión vale la pena?
A continuación, te explicamos cómo calcular su ROI paso a paso.
Entendiendo la fórmula del ROI para un CMMS
Para evaluar financieramente un CMMS, es necesario considerar dos factores clave que determinan si la inversión generará beneficios o no.
Costos del CMMS
Se calculan sumando los siguientes elementos:
- Costo de implementación.
- Licencia del software.
- Entrenamiento del equipo.
- Costos de hardware (si aplican).
Ahorros del CMMS
Se obtienen al medir los beneficios en:
- Aumento de productividad.
- Reducción de tiempos de inactividad.
- Optimización del inventario de repuestos.
Cálculo del ROI en CMMS
Como vimos en la introducción, el beneficio económico de un software de mantenimiento sigue la siguiente fórmula:
ROI CMMS = (Ahorros del CMMS - Costos del CMMS) / Costos del CMMS) x 100
¿Qué significa este resultado? Veamos cómo interpretarlo:
- ROI > 0 → La inversión genera valor y es rentable.
- ROI = 0 → Existe un punto de equilibrio, sin pérdidas ni ganancias.
- ROI < 0 → La inversión no está generando suficiente retorno.
¿Cuáles son los costos de un CMMS?
Al evaluar el costo total de un CMMS, es importante considerar dos tipos de gastos:
- Costos de Implementación (inversión inicial del sistema).
- Costos Operativos (gastos recurrentes para su mantenimiento y uso).
A continuación, desglosamos cada uno de estos costos:
Costos de Implementación
Antes de implementar un sistema de gestión de mantenimiento, es necesario evaluar la inversión inicial. No solo se trata del software en sí, sino de todos los recursos que intervienen en su adopción. Estos son los principales costos a considerar:
- Costo de licencia de software: Relacionado con la compra o suscripción del CMMS (licencia perpetua o suscripción anual/mensual).
- Costo total de hardware: Incluye servidores, computadoras, pantallas LED y otros dispositivos necesarios para ejecutar el software.
- Costos por consultoría: Gastos asociados a servicios externos requeridos para la implementación.
- Costo de capacitación: Inversión en onboarding (presencial o virtual), materiales y horas de formación del personal. Se calcula multiplicando costo por hora de capacitación x número de horas x cantidad de usuarios.
- Costo de migración de datos: Tiempo y recursos requeridos para trasladar información desde sistemas antiguos al CMMS. Se calcula multiplicando horas hombre de TI x costo por hora. Puede incluir software de integración adicional.
- Costos de personalización: Si la empresa requiere adaptar el software a necesidades específicas, habrá costos de desarrollo adicionales.
- Costos por pruebas: Algunos proveedores ofrecen pruebas gratuitas (demo o proof of concept), pero si no es el caso, la empresa podría incurrir en costos para validar su funcionamiento antes de la implementación.
Costos Operativos
Una vez implementado el sistema de gestión, hay costos adicionales que deben considerarse para su mantenimiento y operación. Estos gastos aseguran que el software siga siendo funcional, actualizado y eficiente a lo largo del tiempo:
- Renovación de licencia de software: Dependiendo del proveedor, la renovación puede ser mensual, trimestral o anual.
- Costo de actualizaciones: Los CMMS evolucionan constantemente y algunas actualizaciones o módulos adicionales pueden representar costos extra.
- Capacitación continua: Como el software se actualiza con frecuencia, es importante mantener a los usuarios capacitados para maximizar su uso.
- Costos de soporte técnico y mantenimiento: Algunos proveedores cobran cuotas adicionales por soporte técnico especializado, aunque muchas veces este servicio está incluido en la licencia.
- Costos por inactividad del sistema: Se deben estimar los costos derivados de fallas o lapsos de inactividad, ya que afectan la productividad del equipo de mantenimiento y producción.
- En resumen, los costos de un sistema CMMS se componen de la suma de los costos de implementación y los costos operativos.
En resumen, el costo total de un CMMS se obtiene sumando los costos de implementación + costos operativos.
¿Cuanto puedes ahorrar con un CMMS?
Calcular el ahorro exacto de un CMMS no es una tarea sencilla. Antes de implementarlo, solo puedes hacer una estimación basada en datos reales de tu operación. Sin embargo, hay áreas clave donde su impacto es claro y medible.
Un CMMS reduce costos operacionales, mejora la eficiencia del equipo y optimiza la gestión del mantenimiento. Vamos a explorar cómo puedes calcular estos ahorros en cada área.
Ahorro en eficiencia Laboral o productividad
El tiempo es dinero. Un equipo de mantenimiento que trabaja con procesos manuales pierde horas valiosas buscando información, asignando tareas y gestionando las órdenes de trabajo.
Un CMMS optimiza el flujo de trabajo al:
- Estandarizar procesos con flujos claros.
- Facilitar el acceso a información clave.
- Automatizar la comunicación entre técnicos y supervisores.
Para calcular el impacto real en productividad, hazte estas preguntas:
- ¿Cuál es el costo por horas hombre por técnico/usuario?
- ¿Cuántas personas utilizarán el CMMS?
- ¿Cuántas horas ahorra el software en un período determinado?
- ¿Cuántos días laborables hay al año?
Ejemplo:
Si un CMMS ahorra 1 hora diaria a 5 técnicos, con un costo por hora de $20, el ahorro anual sería: 1h × 5 técnicos × $20 × 250 días = $25,000 de ahorro anual.
Ahorros debido a la reducción del tiempo de inactividad
Las fallas imprevistas son uno de los mayores costos en mantenimiento. Cada minuto que una máquina está fuera de servicio afecta la producción y genera pérdidas económicas.
Un CMMS facilita la transición al mantenimiento preventivo, permitiendo:
- Detectar problemas antes de que ocurran.
- Automatizar órdenes de trabajo para acciones correctivas.
- Mejorar la planificación y reducir tiempos de reparación.
Para estimar cuánto podrías ahorrar, responde:
- ¿Cuál es el costo financiero del tiempo de inactividad por hora?
- ¿Cuánto tiempo de inactividad enfrenta tu empresa mensualmente?
- ¿Cuánto tiempo podrías reducir con un CMMS?
Ejemplo:
Si una empresa pierde $500/hora de inactividad y el CMMS reduce 10 horas de fallas al mes, el ahorro sería: $500 × 10h × 12 meses = $60,000 de ahorro anual.
Ahorros en el costo del inventario
¿Sabías que muchas empresas tienen hasta un 30% de repuestos innecesarios en stock? Esto no solo significa dinero retenido, sino también costos adicionales de almacenamiento.
Un CMMS te permite:
- Automatizar la gestión del inventario.
- Reducir compras urgentes y costosas.
- Evitar acumulación de repuestos obsoletos.
Para calcular este ahorro, responde:
- ¿Cuánto gastas en repuestos cada mes?
- ¿Qué porcentaje de reducción esperas con un CMMS?
Ejemplo:
Si gastas $10,000 mensuales en repuestos y reduces el gasto en 15%, el ahorro anual sería: $10,000 × 15% × 12 meses = $18,000 de ahorro anual.
Ahorros en la gestión de los activos
Menos fallas imprevistas significan menos costos operativos. Un CMMS prolonga la vida útil de los activos al reducir la necesidad de reparaciones de emergencia y optimizar los ciclos de mantenimiento.
Principales beneficios en costos de activos:
- Mayor vida útil de las máquinas.
- Menor necesidad de comprar repuestos frecuentemente.
- Reducción de horas extras y contratistas externos.
Ejemplo:
Si una empresa gasta $100,000 anuales en reparaciones, y el CMMS reduce este gasto en 20%, el ahorro sería: $100,000 × 20% = $20,000 de ahorro anual.
Aunque estos ahorros suelen considerarse "indirectos", su impacto en el ROI de un CMMS es significativo.
Ahorros por cumplimiento normativo
¿Sabías que una auditoría fallida puede resultar en multas de miles de dólares? Muchas empresas deben cumplir con regulaciones estrictas y demostrar que su mantenimiento está al día.
Un CMMS ayuda a evitar sanciones y asegurar el cumplimiento regulatorio mediante:
- Listas de verificación automatizadas para auditorías.
- Registros históricos de mantenimiento siempre disponibles.
- Notificaciones de inspección para que nada se pase por alto.
Impacto en ahorros
- Evita multas costosas por incumplimiento.
- Reduce el tiempo de preparación para auditorías.
- Minimiza el riesgo de sanciones legales.
¿Cómo calcular el ROI de tu CMMS? Usa nuestra calculadora paso a paso para obtener una estimación.
Caso de Éxito - El ROI del Fracttal One en el Facility Management
¿Cómo impacta Fracttal One en la gestión del mantenimiento? Muchas empresas enfrentan desafíos al justificar la inversión en tecnología de mantenimiento. Sin embargo, los datos muestran que un CMMS bien implementado no solo recupera su inversión, sino que puede generar un retorno positivo significativo.
A continuación, presentamos dos casos reales donde Fracttal One transformó la gestión del mantenimiento y generó un ROI medible.
Empresa A - Un crecimiento exponencial del ROI en dos años
Cuando la empresa A implementó Fracttal One, su objetivo era claro: reducir costos y mejorar la eficiencia operativa. Sin embargo, los resultados superaron sus expectativas.
ROI primer año: 34% (+US$ 10.635) → No solo recuperó la inversión inicial, sino que obtuvo ganancias adicionales.
ROI dos años: 182% (+US$ 78.735) → Gracias a una mayor optimización de procesos, la rentabilidad del sistema se disparó.
¿Cómo lograron estos resultados?
- Automatización del mantenimiento → Se eliminaron tareas manuales repetitivas.
- Mejor control de órdenes de trabajo → Se redujo el tiempo perdido en la asignación de tareas.
- Eliminación de actividades sin valor añadido → Se identificaron procesos innecesarios que estaban consumiendo recursos.
Empresa B - Una transformación progresiva con impacto a largo plazo
No todas las empresas ven un retorno inmediato con un CMMS, pero eso no significa que no funcione. Este fue el caso de la empresa B, que enfrentó desafíos iniciales en su implementación.
ROI primer año: -10% (No se recuperó la inversión inicial), pero el software mejoró significativamente la planificación del mantenimiento.
ROI segundo año: 63% (+US$ 23.968) → Con el tiempo, la empresa optimizó su uso de Fracttal One y alcanzó rentabilidad.
¿Qué marcó la diferencia en el segundo año?
- Mejor organización del flujo de trabajo → Se redujeron tiempos muertos y retrasos en las órdenes de trabajo.
- Priorización del mantenimiento preventivo → Se logró disminuir fallas y tiempos de inactividad.
- Mayor aprovechamiento de la información → Se mejoró la toma de decisiones con reportes y análisis de datos.
Un CMMS como inversión de impacto a largo plazo
Invertir en un CMMS como Fracttal One no es solo una decisión operativa, sino una estrategia para mejorar la eficiencia y rentabilidad del mantenimiento. Como vimos en los casos de éxito, el ROI puede variar según la empresa, pero el impacto positivo es innegable.
Ya sea reduciendo costos, optimizando procesos o asegurando el cumplimiento normativo, un CMMS transforma la gestión del mantenimiento en una operación más eficiente, rentable y preparada para el futuro.
¿Listo para calcular el ROI de tu empresa?
