La importancia del ROI a la hora de contratar un software de mantenimiento CMMS
Para cualquier organización, el interrogante crucial al implementar nuevas tecnologías es
¿Incrementará esto mi retorno de inversión (ROI)?¿De qué manera?
Al final, lo que realmente cuenta es optimizar los costos y maximizar las ganancias. Si una iniciativa no va a contribuir a la rentabilidad de la organización, no será relevante para los gerentes de mantenimiento y los demás responsables de tomar decisiones.
Con mucha frecuencia, la elección de un sistema de gestión de mantenimiento CMMS recae en compararlo con sistemas o herramientas antiguas que están en uso. El costo inicial de nuevas herramientas suele ser un dilema, sobre todo cuando hay incertidumbre en aspectos como la facilidad de uso, la compatibilidad de integración con sistemas existentes y, por supuesto, el ROI.
Este dilema no debería surgir cuando se trata de un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (CMMS, por sus siglas en inglés), si se implementa de manera adecuada. Un CMMS tiene el potencial de mejorar el ROI y hacer más eficientes las operaciones de mantenimiento, erradicando problemas significativos como el tiempo de inactividad, seguimiento del inventario y falta de visibilidad en las tareas de mantenimiento de los activos.
Si aún no tienes un CMMS, ¿cómo puedes demostrar al departamento de Finanzas que comprar uno ahorraría tiempo y dinero?
Es por ellos que aquí te explicamos cómo puedes calcular de forma concluyente el ROI de tu CMMS.
Entendiendo la fórmula del ROI para un CMMS
Para calcular el ROI de un sistema CMMS se necesitan tener en cuenta los siguientes costos y ahorros:
- Costos del CMMS: Puede calcularse sumando los costos de implementación, el propio software, los costos de entrenamiento y posibles costos de hardware.
- Ahorros del CMMS: Pueden calcularse sumando las ganancias en productividad, ahorros en tiempos de inactividad o reducción en el inventario de respuestos.
Sabiendo los costos y ahorros de la implementación de un sistema CMMS después de un periodo tiempo, es posible calcular el ROI de la siguiente forma:
ROI CMMS = ((Ahorros del CMMS - Costos del CMMS) / Costos del CMMS) x 100
El resultado del ROI es un valor porcentual que debe ser analizado de la siguiente forma:
- Si ROI > 0: La inversión vale la pena 👍
- Si ROI = 0: Existe un punto de equilibrio 😐
- Si ROI < 0: La inversión no está generando suficiente valor 👎
¿Cuáles son los costos de un CMMS?
Los primeros gastos, como la licencia del software y la puesta en marcha del sistema, son los más evidentes y te ofrecen un punto de partida sólido para comenzar a calcular el ROI. Para un análisis más detallado, se descompone a continuación otros costos asociados.
Costos de Implementación
Costo de Licencia de software: Relacionados a la compra o subscripción del CMMS. Pueden ser dos alternativas, licencia perpetua o subscripción anual y mensual. En este caso, se multiplica el valor de la subscripción por el periodo de tiempo contratado.
Costo total de hardware: Costo de servidores, computadoras, pantallas LED y otros dispositivos necesarios para ejecutar el software.
Costos por consultoría: Asociados a cualquier servicio externo requerido para la implementación del CMMS.
Costo de capacitación: Costos de onboarding ya sea presencial o en video conferencias. Costos de materiales, o cualquier otro método que permita al personal usar el CMMS de forma efectiva. En este caso, se debe multiplicar el costo por hora de capacitación por el número de horas totales de capacitación. Recordando que se debe tener en cuenta el número de usuarios del software.
Costo de migración de datos: Una vez adquirido el sistema CMMS, se incurren en costos y tiempo para transladar datos existentes desde un sistema o herramienta antígua, hacia el nuevo sistema CMMS. Para su cálculo es necesario multiplicar las horas hombre de TI necesárias por el costo de cada hora. Adicionalmente, se pueden incluir los costos de algún software de integración en caso de ser necesário.
Costos de personalización: Gastos por personalización: Según las necesidades específicas del cliente, podría ser indispensable adaptar el software CMMS, lo cual demanda tiempo de desarrollo que tiene un costo correspondiente.
Costos por pruebas: Costos para probar el sistema por un periodo de tiempo antes de su implementación. En algunos casos, muchos de los proveedores de sistemas CMMS ofrecen una demos gratuita o proof of concept del CMMS.
Costos Operativos
Costo Renovación de licencia de software: Costos continuos para la licencia de software, pudiendo ser renovada de forma mensual, trimestral o anual. Dependiendo del plan contratado.
Costo de actualizaciones: Los CMMS siempre están en constante evolución para ofrecer la mejor experiencia para los clientes. Es por ello, que están sujeto a actualizaciones o a la adición de nuevos módulos para mejorar la usabilidad del sistema. En algunas ocasiones, estas actualizaciones o nuevos módulos representan costos adicionales para la organización.
Costo de capacitación contínua: Como se mencionó anteriormente, los sistemas CMMS sufren actualizaciones con frecuencia por lo que es necesário mantener a los usuarios perfectamente capacitados para sacar el mayor rendimiento de la herramienta.
Costos por soporte técnico y mantenimiento: Algunos proveedores podrian cobrar por ofrecer soporte técnico especializado o coutas de mantenimiento de la plataforma. Sin embargo, hoy en día es un servicio que viene incluso en el valor de adquisión de la licencia de uso.
Costos por inactividad del sistema: En este apartado se estiman los costos relacionados con fallas y lapsos de inactividad en el sistema, que afectan de manera negativa la productividad en las operaciones cotidianas del área de mantenimiento y producción.
En resumen, los costos de un sistema CMMS se componen de la suma de los costos de implementación y los costos operativos.
Costos del CMMS = Costos de Implementación + Costos Operativos
¿Cuanto puedes ahorrar con un CMMS?
Determinar cifras precisas de cuanto se puede ahorrar es un desafío, ya que la estimación del ROI antes de la implementación es una aproximación. Haz tu mejor esfuerzo para afinar esa estimación lo máximo posible. Además, los beneficios de un CMMS no se restringen solo a aspectos financieros, ya que existen otros factores que contribuyen a la rentabilidad general del sistema.
Ahorro en eficiencia Laboral o productividad
Las soluciones de CMMS pueden mejorar tu flujo de trabajo actual al proporcionar a todos una estructura sólida a seguir, acceso rápido a información importante sobre activos y un flujo de comunicación constante. Para calcular las ganancias en productividad, necesitas saber 4 cosas:
- ¿Cuál es el costo por horas hombre por técnico/usuario?
- ¿Cuántas personas utilizarán el CMMS?
- ¿Cuántas horas puede ahorrarte el software de CMMS en un período de tiempo determinado?
- ¿Cuántos días laborables hay al año?
Ahorros debido a la reducción del tiempo de inactividad
Para un gran número de organizaciones, un CMMS sirve como un trampolín hacia un mantenimiento preventivo exitoso. Esta herramienta te permite entre otras cosas:
- Aumentar la eficiencia
- Conectar sistemas
- Tomar decisiones basadas en datos
- Presupuestar de manera efectiva
- Priorizar órdenes de trabajo
- Implementar procedimientos establecidos
- Organizar activos en diferentes dispositivos
- Gestionar los diferentes equipos de mantenimiento
Para estimar la reducción de costos asociada a la disminución del tiempo de inactividad, debes considerar las siguientes tres preguntas:
- ¿Cuál es el costo financiero del tiempo de inactividad por hora?
- ¿Qué cantidad de tiempo de inactividad enfrentas mensualmente?
- ¿Cuánto tiempo de inactividad planeas erradicar con el uso de un CMMS?
Ahorros en el costo del inventario
Un CMMS puede ayudarte a automatizar la gestión del inventario con funciones como notificaciones de nivel de stock, búsqueda de artículos y seguimiento automático del uso de piezas. Esto puede reducir aspectos como el costo de mantener artículos obsoletos y el costo de pedidos de emergencia si no tienes algo disponible.
Para calcular los ahorros en el costo del inventario de repuestos, necesitas saber dos cosas:
- ¿Cuánto gastas en inventario de repuestos cada mes?
- ¿Qué cantidad de ahorro puedes esperar con un CMMS?
Mantener repuestos en stock tiene un costo. El espacio donde se almacenan debe mantenerse y, en algunos casos, conservarse bajo ciertas condiciones (iluminación/temperatura) lo que también induce en costos.
Ahorros en la gestión de los activos
Hay otros ahorros indirectos de los que puedes beneficiarte al implementar un CMMS moderno. Los dos que más vale la pena mencionar son el aumento en:
- Vida útil de los activos
- Reducción de los costos laborales
Ambos se obtienen como resultado de la reducción de fallas inesperadas. Menos fallas, combinadas con mantenimiento proactivo aumentan la vida útil de los activos. Cuantas menos fallas en máquinas experimente la organización, menores serán los costos laborales (ya sea porque tienes menos horas extra que pagar o menos llamadas a costosos contratistas independientes).
Aunque estos aspectos suelen considerarse opcionales y raramente se incluyen en los cálculos del ROI de un CMMS, es importante tenerlos en cuenta.
Ahorros por cumplimiento normativo
Las empresas en muchas industrias son frecuentemente auditadas por el gobierno o por agencias reguladoras, y aquellas que no pueden proporcionar la documentación adecuada o mantener el cumplimiento pueden enfrentar multas elevadas.
Un CMMS proporcionará listas de verificación de mantenimiento preventivo, horarios y registros históricos de mantenimiento, y tener acceso a esta información puede ayudar a las empresas a mantener el cumplimieto normativo y superar estas auditorías.
Factores de riesgo al no alcanzar el ROI proyectado
Abordar los riesgos asociados con no alcanzar el Retorno de la Inversión (ROI) proyectado es esencial para cualquier organización que esté considerando la implementación de un Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (CMMS). Aquí hay varios factores de riesgo y estrategias para mitigarlos.
Factores de Riesgo
Implementación Incompleta o Inadecuada: La falta de una implementación completa y efectiva puede resultar en costos operativos más altos y menos beneficios, afectando negativamente el ROI.
Resistencia al Cambio: Los empleados que no adoptan el nuevo sistema pueden minar su efectividad, lo que afecta directamente el ROI esperado.
Costos Ocultos: Cargos adicionales por capacitación, soporte técnico y actualizaciones pueden eliminar los beneficios proyectados. Hoy en dia, la mayoria de los proveedores ofrecen actualizaciones, soporte técnico y capacitación ya incluída en el costo de la licencia.
Datos Incorrectos: Utilizar datos desactualizados para el cálculo inicial del ROI puede resultar en proyecciones infladas.
Obsolescencia Tecnológica: La tecnología avanza rápidamente y un CMMS podría volverse obsoleto, requiriendo nuevas inversiones que no se habían considerado.
Desalineación Estratégica: Si el CMMS seleccionado no se alinea bien con los objetivos estratégicos de la empresa, el ROI deseado podría no materializarse.
¿Cómo mitigar los riesgos?
Planificación y Gestión del Proyecto: Asignar un equipo dedicado para la implementación del CMMS puede ayudar a asegurar que se complete de manera efectiva y eficiente.
Capacitación y Soporte: Ofrecer capacitación adecuada y continuada a los empleados facilitará una adopción más rápida y eficaz del sistema.
Análisis de Costos Detallado: Realizar un análisis exhaustivo de todos los costos potenciales, incluidos los ocultos, para obtener un cálculo de ROI más preciso.
Validación de Datos: Asegurarse de que los datos utilizados para las proyecciones del ROI sean precisos, actuales y en el periodo de tiempo correcto.
Evaluación Regular: Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del CMMS para hacer ajustes según sea necesario.
Flexibilidad y Escalabilidad: Elegir un CMMS que pueda adaptarse a cambios tecnológicos y crecimiento de la empresa para evitar la obsolescencia.
Alineación con Objetivos Empresariales: Antes de la adquisición, asegúrese de que el CMMS esté en sintonía con los objetivos estratégicos de la empresa.
Al considerar estos factores y estrategias, las organizaciones pueden estar mejor preparadas para mitigar los riesgos asociados con no alcanzar el ROI proyectado de un CMMS.
Caso de Éxito - El ROI del Fracttal One en el Facility Management
El caso presenta testimonios y resultados de la experiencia de dos clientes que han implementado Fracttal One en su gestión de operaciones de mantenimiento.
En el caso de la empresa A, el Retorno de Inversión (ROI) para el primer año fue del 34%, lo que equivale a un valor de 0,34. Esto significa que la compañía no solo recuperó su inversión inicial, sino que además obtuvo una ganancia adicional del 34% sobre ella, o sea, 10.635 dólares.
Al extender el cálculo del ROI a un período de dos años, los beneficios resultaron considerablemente mayores: el ROI creció al 182%, lo cual representa una disminución de costos de 78.735 dólares. Esta reducción se centra, en gran parte, en la eliminación de actividades que no aportaban valor al trabajo de los técnicos.
Para la empresa B, el ROI para el primer año fue de -0,10 o -10%, es decir, durante ese periodo no se alcanzó a recuperar la inversión, sin embargo, el software mejoró en gran medida el flujo de las actividades de mantenimiento. Ya en el segundo año, el ROI alcanzó el 0,63 (63%), es decir, la empresa recuperó su inversión y además generó beneficios por un valor equivalente a, US$ 23.968.
