La gestión de inventario justo a tiempo o Just In Time (JIT) es una estrategia donde los almacenes del departamento de mantenimiento reciben la cantidad exacta de inventario requerido justo cuando lo necesitan. El objetivo es que las compañías retengan muy poco o ningún excedente de inventario en cualquier momento.
Esta estrategia soluciona un problema común en la gestión de mantenimiento que implica gastar de más en materiales que aún no son necesarios. Para que este sistema tenga éxito, es vital mantener una comunicación constante entre la gestión y los proveedores. Además, se necesita un software eficiente para tener un control total del inventario.
Just in time - una breve historia
La gestión de inventario Justo a Tiempo (JIT) tiene sus raíces en la década de 1970, cuando Taiichi Ohno, ingeniero de Toyota, la desarrolló como una respuesta a los desafíos económicos que enfrentaba Japón después de la Segunda Guerra Mundial. En ese período de reconstrucción, las empresas japonesas se esforzaban por revitalizar sus economías de manera eficiente y sin incurrir en grandes gastos.
La visión detrás del JIT era revolucionaria ya que ayudaría a reducir al máximo los niveles de inventario para minimizar costos y mejorar la eficiencia operativa. Taiichi Ohno y su equipo en Toyota se enfrentaron al desafío de encontrar un enfoque que permitiera mantener la producción sin acumular grandes cantidades de inventario, lo que tradicionalmente se consideraba necesario para garantizar la continuidad de las operaciones.
La estrategia del JIT de Toyota implicaba recibir los componentes y materiales justo cuando eran necesarios en el proceso de producción, evitando así la acumulación de inventario no utilizado. Esto no solo redujo significativamente los costos de almacenamiento, sino que también mejoró la eficiencia al eliminar el desperdicio asociado con el exceso de inventario. Eventualmente, esta metodología trascendió fronteras siendo aplicada en cualquier contexto industrial hoy en día.
¿Cómo implementar un proceso JIT en el Inventario?
Habiendo resumido brevemente lo que implica implementar la filosofía JIT en el inventario, es el momento de detallar los posibles pasos que los gestores de mantenimiento podrían seguir para mejorar la eficiencia de sus almacenes, reducir costos y minimizar desperdicios.
1. Pronosticar demandas de piezas
En este primer paso, es necesário analizar datos históricos en las órdenes de trabajo y tendencias de fallas con la finalidad de predecir la demanda futura de esos itens de inventário. También es importante considerar la estacionalidad de los procesos y los patrones de uso de los equipos.
2. Monitoreo en tiempo real
Una vez establecida la demanda de piezas, es el momento de implementar un sistema para monitorear los niveles de inventario en tiempo real. De esta manera, será posible determinar cuántos y cuáles ítems de inventario fueron utilizados en las órdenes de trabajo ejecutadas. Simultáneamente, un sistema de gestión de inventario permite establecer los máximos y mínimos para cada una de las piezas dentro del almacén.
3. Alertas de pedidos de compras automáticas
Establecer disparadores para iniciar pedidos de inventario en función de umbrales predefinidos en el sistema de gestión de inventario. Dichos disparadores pueden incluir niveles mínimos de stock, puntos de reorden o eventos de mantenimiento programados.
4. Comunicación con proveedores
En esta etapa, resulta imprescindible mantener canales de comunicación abiertos y constantes con proveedores confiables. Así mismo, se debe promover una colaboración eficiente entre los equipos de mantenimiento y el departamento de compras o adquisiciones.
5. Métricas de rendimiento
Es esencial definir indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la efectividad del proceso JIT. Monitorear métricas como los tiempos de cumplimiento de pedidos, las tasas de agotamiento de stock y los costos totales de inventario resulta fundamental en esta etapa.
6. Mitigación de riesgos
Incluso teniendo la mejor comunicación, tecnología e infraestructura, es importante elaborar planes de contingencia para posibles interrupciones en la cadena de suministro que puedan provocar largos periodos de inactividad de los equipos por falta de piezas de reemplazo. Por lo tanto, es crucial tener en cuenta la diversificación de proveedores y establecer fuentes alternativas para mitigar riesgos.
7. Mejora continua
Como último paso, revisar y perfeccionar de manera regular el proceso JIT basándose en los resultados de las métricas de rendimiento y en los comentarios sobre errores o posibles mejoras proporcionados por las personas involucradas. Identificar oportunidades de mejora e implementar cambios según sea necesario hace que el ciclo se mantenga eficiente.
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Ventajas y desventajas del JIT
Beneficios
Reducir desperdicios: Con el inventario JIT, puedes eliminar el exceso de inventario y el almacenamiento excesivo de piezas, que puede ser costosas, además de ocupar mucho espacio. También podrás reducir las pérdidas derivadas por piezas defectuosas u obsoletas.
Aumentar la productividad: La técnica de inventario JIT disminuye el tiempo y los recursos requeridos para llevar a cabo las actividades de mantenimiento, incrementando la disponibilidad de las piezas justo en el momento necesario. Esto posibilita una reducción significativa de los costos de inactividad, optimizando la rentabilidad de las operaciones.
Crear flexibilidad: Realizar pedidos de compras con menor frecuencia brinda la flexibilidad necesaria en la gestión del inventario, permitiendo ajustar el consumo de piezas conforme a las rutinas de mantenimiento y a las actividades programadas en el futuro. En otras palabras, posibilita adaptarse a cambios en la demanda o a los requisitos del mantenimiento de manera más eficiente.
Desventajas
Interrupciones en la cadena de suministros: En este caso, la confiabilidad del proveedor es muy importante. Si las entregas se ven interrumpidas por algún motivo, las actividades de mantenimiento podrían retrasarse. Como solución, se recomienda tener varios proveedores disponibles para un solo item o piezas dentro del almacen.
Errores en la planificación y pronótico de demanda: Errores de planificación conllevan a subestimar la demanda o no prever posibles contingencias, resultando en retrasos al momento de realizar las actividades de mantenimiento. El JIT requiere una ejecución precisa y una gestión cuidadosa para evitar situaciones no deseadas.
Costos asociados con envíos urgentes: En situaciones de emergencia o necesidades inesperadas, puede haber costos adicionales asociados con envíos rápidos y urgencias para obtener piezas a tiempo. Estos costos pueden contrarrestar parte de los beneficios del JIT.
Importancia de un software de gestión de inventario
La implementación de la metodología Just In Time para el monitoreo del inventario se simplifica significativamente mediante el uso del módulo de almacenes de Fracttal One, un sistema de gestión de inventario. Este módulo permite a los gestores de mantenimiento registrar fácilmente los artículos junto con sus proveedores y datos de contacto. Además, facilita el establecimiento de límites máximos y mínimos para cada artículo, según su frecuencia de uso en las actividades de mantenimiento.
La interconexión con otros módulos de Fracttal One garantiza una gestión integral del inventario. En el módulo de almacenes, se registran los artículos utilizados en las órdenes de trabajo ejecutadas, proporcionando una visibilidad precisa del uso de piezas de almacenamiento. Asimismo, se anticipa la disponibilidad futura de piezas a través de las órdenes de trabajo planificadas.
Esta integración eficiente y la funcionalidad del módulo de almacenes facilitan una gestión optimizada y proactiva del inventario, contribuyendo al éxito de la estrategia Just In Time en el ámbito del mantenimiento.