La gestión de activos y el mantenimiento efectivo son fundamentales en cualquier organización que dependa de activos e infraestructura para operar. En este sentido, la metodología Kanban, conocida por su éxito en la manufactura y la logística, también ha encontrado su aplicación en el mantenimiento.
En este artículo, exploraremos cómo Kanban se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión de activos y cómo puede optimizar y mejorar la eficiencia en las operaciones de mantenimiento.
¿Qué es Kanban en Mantenimiento?
Kanban en mantenimiento es una palabra japonesa formada por Kan, que quiere decir visual, y Ban, que significa tarjeta. Por lo tanto, es una técnica que utiliza tarjetas, tableros o sistemas visuales para controlar y gestionar las tareas de mantenimiento. Al igual que en la manufactura, Kanban en mantenimiento se basa en principios de visualización y flujo de trabajo, lo que lo convierte en una herramienta poderosa para la gestión de activos.
Beneficios Técnicos de Implementar Kanban en el Mantenimiento
En un estudio de 2017 realizado por Forbes Insights, el 82% de los encuestados afirmaron que la capacidad de adoptar enfoques ágiles es importante para la implementación de iniciativas estratégicas.
El enfoque de Kanban se centra en priorizar la productividad y la organización de las entregas. El objetivo es proporcionar un trabajo más transparente y enfocado, que busca evitar las interrupciones. Para comprender un poco mejor este método, mencionamos sus principales beneficios.
Mayor Visibilidad en Tiempo Real
Proporciona una visibilidad en tiempo real de todas las tareas pendientes, en curso y completadas. Esto se logra mediante un sistema visual de tableros que reflejan el flujo de trabajo. Los técnicos pueden ver instantáneamente el estado de las tareas, lo que facilita una gestión más efectiva y una toma de decisiones informada.
Optimización Precisa de Recursos
Permite una asignación de recursos más precisa. Los equipos pueden identificar fácilmente las áreas de trabajo con exceso de tareas y aquellas con capacidad para recibir más. Esto evita la sobrecarga de trabajo y asegura que los recursos estén bien distribuidos, maximizando la productividad.
Reducción Significativa de Tiempos de Inactividad
Uno de los beneficios técnicos más destacados de Kanban en el mantenimiento es su capacidad para reducir drásticamente los tiempos de inactividad no planificados. Los problemas y las solicitudes de servicio se abordan de manera más rápida y eficiente, lo que minimiza el tiempo en que los activos se encuentran fuera de servicio.
Facilita la Identificación de Mejoras en el Proceso
Kanban es una herramienta técnica valiosa para la identificación de áreas de mejora en las operaciones de mantenimiento. Al visualizar claramente el flujo de trabajo, los equipos pueden identificar cuellos de botella, retrasos y procesos ineficientes. Esto abre la puerta a una mejora continua y permite a las organizaciones perfeccionar sus operaciones de mantenimiento con base en datos objetivos.
Automatización y Seguimiento en Tiempo Real
La implementación de Kanban se beneficia aún más con la integración de software especializado, como el sistema de gestión de mantenimiento asistido por computadora (CMMS). Esto permite la automatización de tareas, el seguimiento en tiempo real y la generación de informes detallados sobre el rendimiento del mantenimiento. Los técnicos pueden acceder a la información esencial con facilidad y tomar decisiones basadas en datos precisos.
5 Pasos de cómo implementar Kanban en el mantenimiento
El Kanban puede ser considerado una metodología ágil debido a su objetivo de prevenir la procrastinación y mejorar la productividad en el día a día. Por lo tanto, a continuación, te presentamos los 5 pasos para su implementación.
1. Diseñar el Tablero Kanban
Crear un tablero Kanban que refleje con precisión el flujo de trabajo del mantenimiento. Este tablero debe incluir columnas que representen las distintas etapas del proceso, como "Solicitud", "Planificación", "Ejecución" y "Finalización". Cada columna debe ser visualmente clara y estar etiquetada adecuadamente.
2. Utilizar Tarjetas Kanban
Cada tarea de mantenimiento se representa mediante una tarjeta Kanban. Estas tarjetas deben contener información esencial, como la descripción de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad y los recursos necesarios. También pueden incluir detalles técnicos, como diagramas, instrucciones de seguridad y especificaciones de piezas.
3. Establecer Límites de Trabajo en Progreso o WIP
Para garantizar un flujo de trabajo eficiente, se deben establecer límites de trabajo en progreso o WIP (Work In Progress) en cada columna del tablero Kanban. Esto significa que solo se permite un número predeterminado de tarjetas en cada etapa del proceso. Al limitar la cantidad de trabajo en progreso, se evita la sobrecarga de los técnicos y se mantiene un flujo constante de tareas.
4. Medir y Mejorar
El aspecto técnico de la implementación de Kanban en el mantenimiento implica el seguimiento constante del rendimiento. Se deben establecer métricas clave, como el tiempo de respuesta a las solicitudes de mantenimiento, el tiempo promedio de ejecución y la cantidad de tareas completadas por período.
Estas métricas proporcionan datos objetivos para evaluar el proceso y tomar decisiones basadas en datos. La mejora continua es esencial; los equipos deben reunirse regularmente para analizar los datos y realizar ajustes en el proceso para optimizar la eficiencia y la calidad del mantenimiento.
5. Integración de Software
Para llevar la implementación Kanban al siguiente nivel, muchas organizaciones optan por utilizar software de gestión de mantenimiento (CMMS) que incluye funcionalidades Kanban. Esto facilita la automatización de tareas, el seguimiento en tiempo real y la generación de informes detallados sobre el rendimiento del mantenimiento.
Diferencias entre Kanban y Scrum
Kanban y Scrum son ambas metodologías ágiles populares utilizadas en la gestión de proyectos, para mejorar la eficiencia, la flexibilidad y la colaboración dentro de los equipos. Sin embargo, no son sinónimos ni mucho menos iguales ya que tienen algunas diferencias en cuanto a sus principios, prácticas y enfoques.
Aquí tienes algunas de las principales diferencias entre Kanban y Scrum.
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Tipo de Metodología: Kanban a menudo se considera una metodología lean o basada en el flujo. Se centra en visualizar el trabajo, gestionar el trabajo en progreso y optimizar el flujo de tareas a través de un proceso. Por otro lado, Scrum es una metodología iterativa y con plazos definidos en el tiempo, que divide el trabajo en iteraciones de duración fija llamadas "sprints", con un conjunto definido de tareas que deben completarse dentro de cada sprint.
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Gestión del Trabajo: Kanban es más flexible y permite la entrega continua. El trabajo se extrae de un backlog a medida que los recursos están disponibles, y no hay plazos fijos para la finalización de tareas. Ahora, el Scrum trabaja en marcos de tiempo fijos (sprints), que suelen durar de 1 a 4 semanas.
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Roles: Kanban no prescribe roles específicos. Los miembros del equipo a menudo tienen roles más flexibles y pueden asumir diferentes tareas según sea necesario. Por otra parte, Scrum define roles específicos, como Scrum Master y Product Owner. Estos roles tienen responsabilidades y relaciones definidas.
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Planificación: Kanban no tiene reuniones de planificación fijas. El trabajo se extrae continuamente del backlog a medida que la capacidad lo permite. En cambio, Scrum tiene reuniones de planificación fijas al comienzo de cada sprint (Planificación de Sprint), donde se seleccionan tareas del backlog de productos y se comprometen a completarlas durante ese sprint.
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Gestión del Cambio: Kanban permite cambios en las prioridades y tareas en cualquier momento, lo que lo hace adecuado para entornos con requisitos que cambian con frecuencia. Por otro lado, Scrum fomenta la estabilidad durante los sprints, y los cambios en el sprint backlog se minimizan una vez que ha comenzado un sprint. Por lo general, los cambios se posponen para el próximo sprint.
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Métricas: Las métricas comunes en Kanban incluyen el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega y la capacidad de producción, que se centran en mejorar la eficiencia y la previsibilidad del trabajo. Caso contrario, Scrum utiliza métricas como la velocidad y los gráficos de burn-down para medir el progreso dentro de los sprints y predecir cuánto trabajo se puede completar en futuros sprints.
Tanto Kanban como Scrum tienen sus fortalezas y pueden ser efectivos, pero elegir la metodología adecuada depende de las necesidades específicas, los objetivos y la cultura del equipo u organización. Algunos equipos incluso eligen incorporar elementos de ambas metodologías, creando un enfoque híbrido que se adapte a sus circunstancias únicas.
En resumen, la técnica de Kanban en el mantenimiento no solo mejora la visibilidad y la eficiencia en la gestión de activos, sino que también contribuye a la reducción de costos y tiempos de inactividad. Es una metodología versátil que se adapta perfectamente a las necesidades cambiantes de las operaciones de mantenimiento en el entorno industrial actual. Su implementación puede marcar la diferencia en la eficiencia y el rendimiento de una organización.