O papel do planejador de manutenção geralmente depende do tamanho da empresa, das necessidades de cada equipe de trabalho, da estratégia de manutenção da organização e, acima de tudo, da maneira interna de dividir e distribuir tarefas.
Isso dificulta a proposição de um esquema universal de responsabilidades específicas para a posição e pode até gerar controvérsia sobre o que um planejador de manutenção deve ou não fazer.
Por esse motivo, às vezes podemos encontrá-los executando atividades de supervisão, projetos, engenharia e confiabilidade ao mesmo tempo, ou tarefas relacionadas a compras e gerenciamento de estoque, entre muitas outras funções que podem ser consideradas fora de sua função.
Definindo a função do planejador de manutenção
A verdade é que, independentemente das características particulares de cada empresa, o planejador de manutenção é responsável por fazer as coisas acontecerem.
Como o gerente de manutenção define o curso de ação a ser executado dentro do departamento, o planejador de manutenção é responsável por concretizar essa estratégia, organizando os elementos táticos para sua execução prática.
As decisões estratégicas da gerência devem ser bastante genéricas e é o planejador da manutenção quem é responsável por projetar um plano de tarefas específico que permita ao departamento realizar esse curso de ação.
Quais são as responsabilidades específicas do planejador de manutenção?
A principal responsabilidade do planejador de manutenção é determinar o que fazer, como fazê-lo e quando fazê-lo. Em outras palavras, você precisa saber quais tarefas de manutenção precisam ser executadas, como elas precisam ser executadas e quando precisam ser executadas.
A definição desses três aspectos essenciais do planejamento de manutenção requer o cumprimento de um amplo conjunto de responsabilidades. A seguir, apresentamos algumas dessas responsabilidades focadas no planejador de manutenção de uma PME ou empresa com uma pequena equipe de manutenção:
1. Estudar e conhecer os ativos: O trabalho do planejador de manutenção é baseado em seu conhecimento de ativos. Esse conhecimento é construído a partir de: estudo e observação do equipamento (saber de que material são feitos, quais são as recomendações do fabricante, conhecer o funcionamento interno de sua operação e suas condições de operação, entre outros); comunicação com os operadores, que devem informar você sobre qualquer anomalia ou falha durante o uso; realizar diagnósticos, nos quais detecta a falha e determina suas causas.
2. Diagnosticar os ativos físicos da organização: Ao fazer o diagnóstico, o planejador de manutenção não se limita apenas à detecção da falha ou à determinação de suas causas, mas deve analisar um conjunto de indicadores-chave que o ajudem a conhecer a relação entre ocorrência, condições de uso, condições ambiental, frequência, severidade e, se possível, detectabilidade. Esse tipo de informação é obtido através do desenvolvimento de diagnósticos, como o modo de falha e o método de análise de efeitos (FMEA).
3. Organização e armazenamento de informações: Todas essas informações são vitais para o planejador de manutenção e o departamento. Depende tanto da sua capacidade de determinar o que deve ser feito, de qual ativo e qual é a melhor maneira de fazê-lo.
4. Prepare as instruções de trabalho: Com base nessa acumulação de conhecimento, o planejador de manutenção é capaz de projetar instruções ou procedimentos de trabalho com etapas estruturadas, para orientar os técnicos quando se trata de ativos intermediários.
5. Sincronize tarefas de manutenção com objetivos e necessidades de produção: Definir o momento certo para executar uma tarefa de manutenção implica levar em consideração as metas de produção. O planejador de manutenção ajuda a articular as necessidades de ambos os departamentos. Portanto, você deve realizar reuniões diárias ou semanais com a equipe de operações, para incorporar as metas de produção como mais um fator a considerar durante o processo de agendamento de tarefas. Como os dois departamentos compartilham a meta e o interesse de garantir a continuidade operacional da empresa, eles também devem colaborar para garantir as boas condições e a operação dos ativos físicos.
6. Horário de manutenção: O planejamento específico das atividades corresponde à fase do gerenciamento de manutenção na qual o planejador determina o dia e a hora em que elas devem ser executadas. Só é possível programar os cronogramas e as tarefas de manutenção, com base em informações detalhadas sobre as condições dos ativos físicos, bem como no conhecimento das janelas de tempo oferecidas pelo departamento de produção para entrar em cena e executar as tarefas.
7. Gerenciamento de equipes de trabalho: O planejador de manutenção conhece seus ativos, mas também conhece e monitora permanentemente o desempenho de seus técnicos. Portanto, você tem um conhecimento preciso de quem deve atribuir cada tarefa, dependendo do nível de desempenho, e experiência em cada caso. Com base nisso, deve organizar e direcionar as equipes de trabalho, além de oferecer o apoio necessário para que possam coordenar, integrar e executar de maneira eficaz.
8. Fornecimento de materiais de trabalho: o planejador de manutenção sabe quais materiais, suprimentos e ferramentas são necessários para executar cada tarefa. Assim, você pode calculá-las com antecedência e solicitar a compra de todo o necessário para os técnicos realizarem cada tarefa. Dependendo do caso, pode até ser pessoalmente responsável pela preparação do orçamento e pela aquisição de peças de reposição, materiais e suprimentos para posteriormente distribuí-los e controlar seu uso adequado.
9. Gestão de empreiteiros: O planejamento também abrange a coordenação e o gerenciamento de recursos humanos externos ou contratados que, dependendo do tipo de tarefa de manutenção a ser realizada, serão imperativos ou não para integrar a equipe de trabalho permanente do departamento de gerenciamento de manutenção.
10. Preparação de relatórios: o planejador de manutenção interage permanentemente com o gerente e os técnicos. No entanto, todas essas informações trocadas por documentos, ordens de serviço e interação pessoal devem ser coletadas, organizadas, formalizadas e apresentadas por meio de relatórios periódicos. Eles especificam tarefas concluídas, pendentes e atrasadas, permitindo que o gerente e outros membros da equipe de manutenção avaliem o desempenho do departamento. Isso, com base no volume de ordens de serviço emitidas, em quantas delas foram concluídas de acordo com o plano, quantas bem executadas na primeira tentativa e quem as executou.
Fracttal One para planejamento de manutenção
O planejador se move essencialmente em três dimensões dentro do departamento de gerenciamento de manutenção de uma PME: uma é a do programador, que aplica as estratégias gerais em táticas concretas; a outra é a do facilitador, que organiza e organiza todos os elementos necessários para a execução das tarefas; e, finalmente, a dimensão de controle, onde rastreia e registra tarefas concluídas e tarefas a serem concluídas.
Cada uma dessas dimensões assume habilidades únicas de comunicação, coordenação e planejamento humano. No entanto, também requer enormes quantidades de trabalho prático, análise estatística e organização de dados, que devem ser suportadas pelas ferramentas tecnológicas certas.
Fracttal é o software EAM / CMMS especialmente projetado para ajudar o planejador de manutenção a gerenciar cada uma dessas tarefas com eficiência e rapidez. Fracttal permite que você:
- Colete e organize todas as informações críticas sobre ativos físicos:
Isso inclui manuais do usuário, instruções de reparo, histórico de falhas, intervenções e manutenção de cada ativo físico, sua localização, características, condições operacionais, recorrência de falhas, fotos e qualquer tipo de informação, dados ou documentação que ajude o gerente, os técnicos e o planejador de manutenção a conhecer o ativo em detalhes. - Incorpore essas informações à ordem de serviço:
O Fracttal permite que todas as informações e documentação relevantes sejam incorporadas à ordem de serviço. Assim, o técnico encarregado de executar as tarefas no ativo físico terá maior clareza ao trabalhar. - Diagnóstico de equipamento não automatizado:
Com o Fracttal, é possível diagnosticar todos os ativos não automatizados ou de baixa prioridade, por meio da geração de Ordens de Serviço. Graças ao aplicativo Fracttal Mobile, o técnico responsável pela ordem de serviço pode registrar a hora exata em que a inspeção dos ativos começa, bem como as anotações de suas impressões e até documentar sua inspeção com fotografias do ativos e das partes afetadas pela falha. - Diagnóstico automatizado de equipamentos:
Quando se trata de equipamentos complexos, críticos e altamente automatizados, o diagnóstico pode até ser gerado automaticamente. Isso é possível graças à implementação de sensores ou dispositivos de IoT para leitura automática de parâmetros. - Geração de Ordens de Serviço:
O Fracttal pode gerar Ordens de Serviço automáticas, designando gerentes e adicionando indicações precisas sobre procedimentos, garantias, ferramentas, peças, materiais, etc. Da mesma forma, pode incluir a disponibilidade no estoque de cada um desses materiais, bem como sua localização geográfica precisa. - Incorpore protocolos de segurança nas ordens de serviço:
Dessa forma, Fracttal ajuda o planejador de manutenção a garantir que cada uma das etapas, procedimentos e equipamentos de segurança não sejam disponibilizadas apenas ao técnico no momento da execução das tarefas, mas também sejam executados e verificados diretamente. no aplicativo. - Programar as tarefas:
Uma atividade crítica para o planejador de manutenção é antecipar os recursos necessários para realizar os planos. Essa atividade é ainda mais complexa se considerarmos os prazos de entrega e a disponibilidade dos recursos necessários para essas operações. Com Fracttal, você pode planejar atividades e coordenar esses recursos com até dois anos de antecedência. Essa é uma potencialidade que agrega grande valor à qualidade do gerenciamento dos planejadores de manutenção. - Gerenciar equipes de trabalho:
Usando Fracttal, o planejador de manutenção pode gerenciar a atribuição de tarefas, gerenciando grupos de trabalho. Assim, você pode organizar equipes, dependendo do tipo de ativo, experiência em certos tipos de falhas ou histórico de desempenho. Você também pode integrar essas equipes de trabalho, dependendo da importância da tarefa. O Fracttal facilita o trabalho colaborativo, a assistência remota e a troca instantânea de documentação crítica para o diagnóstico e reparo de ativos físicos. - Controle de ferramentas:
Controlar a alocação de materiais, ferramentas, peças e equipamentos de segurança no trabalho é uma função importante do planejamento. A Fracttal oferece ao planejador de manutenção a funcionalidade de controle da ferramenta, que permite gerenciar corretamente os diferentes tipos de recursos e materiais necessários para a execução de tarefas e ordens de serviço. Essa funcionalidade ajuda a manter um registro bastante específico dos materiais e ferramentas fornecidos a cada técnico, a quem eles foram entregues, em que data e para qual tarefa. - Gestão de terceiros:
Dependendo do tipo de manutenção, tarefa ou ativo, será necessário contratar o serviço de fornecedores externos. Como no gerenciamento de recursos humanos internos da empresa, o gerenciamento de fornecedores envolve acesso a informações sobre ativos físicos, atribuição de ordens de serviço e controle de pagamentos e faturamento. Com sua funcionalidade de gerenciamento de terceiros, Fracttal ajuda os planejadores de manutenção a coordenar e controlar esse empréstimo de serviço externo, garantindo sua eficácia e transparência. - Preparação de relatórios semanais de manutenção:
Fracttal gera relatórios em tempo real, com base nos dados contidos nas Ordens de Serviço, nas tarefas concluídas, nas tarefas a serem concluídas e no histórico dos ativos. Esses relatórios, que devem ser apresentados semanalmente à gerência do departamento, são uma fonte confiável de informações para uma tomada de decisão bem-sucedida. - Criação de avisos e notificações automáticas:
Usando o Fracttal, o planejador de manutenção pode definir notificações e alertas automáticos, assim que agendar suas tarefas. Dessa forma, os diferentes grupos de trabalho receberão alertas indicando que a data de vencimento das garantias está se aproximando ou que chegou a hora de realizar inspeções de rotina e executar tarefas. Além disso, com a implementação do Fracttal Box, e dependendo do tipo de ativo e seu nível de automação, esses avisos podem alertar o planejador e os técnicos sobre a ocorrência de uma falha em tempo real. - Exibição gráfica de estatísticas e indicadores-chave de desempenho: Todas as informações que o gerente e o planejador de manutenção precisam para medir o desempenho do departamento ou a operação dos ativos físicos estão disponíveis através de gráficos dinâmicos, para ajudá-los a assumir o controle e o monitoramento permanente de todos os aspectos críticos da manutenção.
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