A programação efetiva é fundamental para uma planejamento bem-sucedido. A manutenção de rotina requer programação e apresenta os princípios da programação efetiva.
Juntos, esses princípios criam um framework para a programação efetiva do trabalho de manutenção planejado. Cada princípio estabelece diretrizes sobre como a manutenção deve lidar com uma parte diferente do processo de programação.
Assim como no planejamento, seis princípios contribuem significativamente para o sucesso geral da programação.
Primeiro: os planejadores devem planejar trabalhos para os níveis de habilidade necessários mais baixos.
Segundo: toda a equipe deve respeitar a importância dos cronogramas e prioridades de trabalho.
Terceiro: os supervisores das equipes preveem as horas de trabalho disponíveis com uma semana de antecedência, com base nas habilidades mais altas disponíveis.
Quarto: o cronograma atribui o trabalho planejado para cada hora de trabalho prevista disponível.
Quinto: o supervisor utiliza como guia o progresso atual das tarefas, o cronograma semanal e os trabalhos reativos ou de alta prioridade.
Sexto: a conformidade com o cronograma se combina com o tempo produtivo para fornecer a medida da eficácia da programação.
Princípio 1: Planejar para o Nível de Habilidade Mais Baixo Requerido
“Os planos de trabalho fornecem o número de pessoas necessárias, seu nível de habilidade, as horas de trabalho por técnico e informações sobre a duração do trabalho.”
Os planos de manutenção são essenciais para uma programação efetiva, especificando as habilidades, o número de técnicos e o tempo necessário. Cada tarefa requer uma especialização e um nível mínimo de habilidade. No entanto, um erro comum é atribuir o técnico errado devido à falta de especificações precisas, o que leva à perda de tempo.
A atribuição de equipe deve ser clara nos planos. Se um trabalho precisa de duas pessoas, mas apenas uma delas precisa ser um especialista, isso deve ser explicitado. Além disso, é crucial diferenciar as horas de trabalho (tempo gasto em tarefas) da duração do trabalho (tempo total de execução), pois ambas as métricas são vitais para um planejamento adequado.
Os planejadores devem evitar prever a necessidade constante de dois técnicos. Embora a segurança, logística, treinamento e minimização do tempo de inatividade possam justificar pessoal adicional, esse fato deve ser gerenciado com cautela. Aumentar a equipe nem sempre melhora o desempenho, portanto, a necessidade de mais pessoal deve ser avaliada cuidadosamente.
Além disso, arredondar as horas de trabalho para turnos inteiros pode ser prejudicial. Muitos trabalhos requerem apenas algumas horas, não um turno completo. Planejar os trabalhos de acordo com suas necessidades reais de tempo permite uma maior produtividade geral.
Princípio 2: Enfatizar a Importância dos Cronogramas e Prioridades dos Trabalhos
“A programação semanal e diária deve ser seguida o mais fielmente possível. Estabelecer as prioridades adequadas para novos pedidos de trabalho a fim de evitar interrupções indevidas nesses horários.”
O responsável por uma ordem de serviço atribui inicialmente uma prioridade seguindo as diretrizes estabelecidas. Essa prioridade pode ser revisada e ajustada, levando em consideração sua relevância em relação aos objetivos e outros trabalhos acumulados. O sistema de prioridades é crucial para a programação das atividades de manutenção, e seu uso correto é essencial.
A programação antecipada assegura a alocação de trabalho suficiente e adequado, enfatizando a importância dos horários e das prioridades. Interrupções de tarefas de baixa prioridade por outras urgentes geram ineficiência.
Em situações emergenciais, pode ser adequado adiar trabalhos, mas os de alta prioridade, mas não emergenciais, devem ser os próximos a serem realizados, sem interromper os que já estão em andamento. As tarefas não urgentes devem aguardar e ser programadas de acordo com sua importância.
Prioridades falsamente altas interrompem o trabalho, reduzindo a produtividade e gerando um ciclo vicioso. O uso disciplinado e comprometido das prioridades pode diminuir as interrupções e aumentar a produtividade.
A confiança de que as equipes executarão as tarefas programadas é essencial, e o preparo, ao ter peças e ferramentas prontas, pode aumentar a produtividade. No entanto, a falta de confiança pode desencorajar a preparação, resultando em possíveis problemas de estoque devido ao acúmulo de peças para trabalhos não iniciados.
Princípio 3: Programar com base na previsão das habilidades mais altas disponíveis
“Um planejador desenvolve um cronograma semanal para cada equipe com base em uma previsão das horas de trabalho disponíveis, que mostra os níveis mais altos de habilidade disponíveis, os planos de trabalho e suas prioridades.”
Esse princípio propõe um intervalo semanal para o planejamento antecipado das tarefas, designando o papel de programador a uma pessoa diferente do supervisor da equipe.
Essa pessoa seleciona a carga de trabalho semanal com base na capacidade máxima projetada da equipe técnica, nas prioridades e nos planos de trabalho, garantindo a conclusão de todas as tarefas de um sistema assim que seu trabalho de manutenção for iniciado.
O programador define a carga de trabalho semanal com base no conjunto de tarefas acumuladas em toda a planta industrial, delimitando um bloco de tarefas sem atribuir ordens de serviço específicas ou horários a indivíduos particulares.
A separação do papel de programador e supervisor, favorece a implementação de um sistema de verificação e equilíbrio. O programador, com informações da previsão de trabalho fornecida por cada supervisor, determina a quantidade de trabalho que a equipe técnica pode realizar. Essa previsão é essencial para atribuir as horas de trabalho planejadas.
Além disso, o supervisor fornece uma previsão de trabalho considerando as habilidades avançadas disponíveis, concedendo maior flexibilidade ao programador na atribuição dos planos de trabalho para a semana seguinte.
Dessa forma, o programador seleciona tarefas levando em consideração tanto os planos de trabalho e as prioridades dos sistemas da planta quanto a equipe em questão, permitindo agrupar as ordens de serviço correspondentes ao mesmo equipamento e ajustar as prioridades individuais.
Princípio 4: Programar cada hora de trabalho disponível
“O horário da semana atribui trabalho para cada hora de trabalho disponível. O horário permite incluir emergências e trabalhos reativos de alta prioridade ao programar uma quantidade suficiente de horas de trabalho em tarefas que podem ser facilmente interrompidas.”
O Princípio 4 integra os princípios anteriores de programação, indicando que o programador deve atribuir planos de trabalho aos times de técnicos para a semana seguinte, cobrindo 100% das horas previstas. Ou seja, se um time tem 1.000 horas de trabalho disponíveis, serão atribuídas 1.000 horas de trabalho.
Na indústria, é comum atribuir mais ou menos trabalho do que o necessário, ambas as práticas com problemas particulares. Por exemplo, atribuir 120% das horas de trabalho previstas a um time. Isso pode ser interpretado como uma forma de garantir trabalho suficiente em caso de imprevistos ou motivar os técnicos a se manterem ocupados com metas mais desafiadoras.
No entanto, essa estratégia gera complicações. Torna difícil avaliar o desempenho das equipes de manutenção e dificulta a comparação entre as horas disponíveis, atribuídas e efetivamente trabalhadas para a gestão da manutenção.
Por outro lado, atribuir apenas 80% das horas previstas pode parecer uma estratégia para lidar com emergências ou trabalhos de alta prioridade. Mas lembremos que o objetivo da equipe de manutenção é eliminar completamente as emergências.
Princípio 5: O líder de cada equipe deve gerenciar o trabalho diário
“O supervisor utiliza como guia o progresso atual das tarefas, o horário semanal e os trabalhos reativos ou de alta prioridade. Também elabora um horário diário com um dia de antecedência, ajustado de acordo com as habilidades da equipe e as demandas das tarefas, bem como realoca toda a equipe em caso de emergências.”
Ao longo da semana, é comum que alguns trabalhos variem em duração em relação ao planejado. No entanto, ao longo da semana, as horas planejadas costumam coincidir consideravelmente com as reais.
Por isso, a programação diária é realizada pelo supervisor da equipe técnica, que possui um conhecimento mais próximo do progresso do trabalho.
O supervisor atribui as tarefas do dia seguinte a cada técnico, levando em consideração sua experiência e necessidade de aprendizado. Ao longo do dia, supervisiona o progresso e ajusta as atribuições conforme necessário, incorporando novas ordens de trabalho e tarefas urgentes, priorizando-as de acordo com o planejamento.
Devido às variações na duração dos trabalhos, a programação de atribuições com mais de um dia de antecedência não é prática. O supervisor estabelece os horários diários e colabora com a equipe para concluir as tarefas atribuídas, levando em conta as habilidades e preferências dos técnicos, bem como a coordenação com outras atividades diárias.
Para cumprir com a atribuição semanal, o supervisor pode incentivar a equipe técnica a atender ao volume de trabalho estabelecido e é responsável por coordenar atividades diárias, como auxiliar em um trabalho e fazer solicitações ao grupo de operações.
Resumindo, o supervisor da equipe desempenha um papel crucial na programação diária e na coordenação de atividades, garantindo o cumprimento dos objetivos e otimizando o desempenho da equipe de manutenção.
Princípio 6: Medir o desempenho por meio do cumprimento do horário
“O "Wrench Time" é a principal medida da eficiência da força de trabalho e da efetividade do planejamento e programação. O trabalho que é planejado antes de ser atribuído reduz atrasos desnecessários durante as tarefas, e o trabalho que é programado reduz os atrasos entre as tarefas.”
O cumprimento do horário é uma medida chave da proatividade na manutenção. Quando a supervisão de manutenção tem controle sobre a equipe, pode tomar medidas para preservá-la, enquanto em um ambiente mais reativo, os problemas com a equipe podem interromper o cronograma planejado.
Esse cumprimento reflete quão bem a equipe se ajustou à atribuição programada do trabalho, e os supervisores que aderem ao horário garantem a conclusão das tarefas de manutenção preventiva e outras correções de forma adequada.
Também facilita a comunicação entre a supervisão e a equipe técnica ao avaliar o desempenho dos técnicos, que devem se adaptar às necessidades reais do trabalho e enviar feedback para melhorar o planejamento futuro.
O cálculo do cumprimento do horário é baseado na comparação entre as horas de trabalho planejadas e as horas de trabalho realizadas. No final de cada semana, avalia-se quanto trabalho foi concluído em relação ao planejado. Isso ajuda a identificar possíveis problemas, como o desempenho do estoque de peças de reposição, que podem afetar o cumprimento do horário.