O backlog tem um impacto significativo na gestão de manutenção e permite direcionar de forma correta o trabalho dos times de manutenção.
O ideal seria sempre cumprir com o total das atividades planejadas e programadas, no entanto, ocorrem eventos imprevistos que podem incluir avarias repentinas de equipamentos ou acidentes que exigem atenção imediata, empurrando outras tarefas de manutenção para baixo na lista de prioridades e deixando-as como pendentes ou atrasadas.
O que é o Backlog?
O Backlog é um indicador de manutenção que expressa o tempo de trabalho que um time de manutenção precisa para terminar todas as tarefas pendentes. Este índice relaciona as demandas atuais de serviço e a capacidade para atendê-las e seu resultado se expressa em semanas de backlog.
Quando se fala de demandas atuais de serviço, incluem-se todas aquelas ordens de trabalho que estão planejadas e programadas, bem como também as que estão pendentes por executar.
Por outro lado, a capacidade de atender esta demanda vem dada pelas horas-homem disponíveis, tendo em conta: com quantos técnicos de manutenção dispõe a organização e quantas horas eles estão disponíveis por semana.
Na seguinte infografia, especificam-se quais são as fórmulas utilizadas para o cálculo do indicador de backlog.
Como calcular o backlog na manutenção?
A mesma infografia mostra os gráficos para diferentes padrões de backlog que podem ser encontrados em suas organizações, que são explicados a seguir.
Padrão A - Comportamento estável
Indica um controle do processo, sendo necessário apenas saber se o valor do Backlog está em um nível aceitável. O ideal é que este valor seja o mais próximo de 1.
Padrão B - Diminuição da demanda de serviços
Causada pela diminuição das OS programadas e pendentes, em parte, pelo aumento da produtividade de manutenção, aquisição de novas ferramentas, treinamento e formação das equipes.
Padrão C - Aumento da demanda de serviços
Indica um aumento das ordens de serviço pendentes, apontando possíveis problemas na equipe de manutenção, como a falta de motivação e treinamento do pessoal, a falta de equipamentos e ferramentas, a falta de planejamento de ações preventivas eficientes e a obsolescência de equipamentos, entre outros.
Padrão D - Curva acentuada de falha crítica
Especifica um longo período de downtime de um equipamento ou ativo que está em manutenção e se torna prioridade para a equipe de manutenção, atrasando a conclusão de outras atividades.
Padrão E - Queda abrupta da curva
Indica uma possível contratação de funcionários, mobilização interna do pessoal ou realocação de recursos ou ativos. É importante que o indicador de backlog não seja menor que 1, pois isso indicaria uma superpopulação de pessoal e, como consequência, despesas desnecessárias.
Padrão F - Oscilação da curva (onda de serra)
Demonstra um descontrole na programação de manutenção e problemas com o PCM. Embora também possa indicar que a empresa opera de forma sazonal, por exemplo, algumas empresas agrícolas.
Fórmula de cálculo do backlog
O backlog é resumido a horas necessárias divididas pelas horas disponíveis. Assim:
Suponha que uma organização tenha 12 técnicos de manutenção (mecânicos, eletricistas, etc.) e cada um trabalhe 44 horas por semana.
Então, as horas/homem totais seriam:
HH total = 12 x 44 = 528 horas/homem por semana.
No entanto, esse número de horas/homem por semana tem que ser ajustado a um fator de produtividade da equipe de manutenção que é impactado por: períodos entre refeições, pausas ativas e treinamentos.
Este fator é diferente para cada empresa e até para diferentes equipes de manutenção. Para nosso exemplo, suponha que o fator de produtividade seja de 85%.
Assim, calculamos as horas/homem disponíveis:
HH Disponíveis = 528 x 0.85 = 448 horas/homem por semana
Agora que já temos as horas/homem disponíveis por semana, procedemos ao cálculo da demanda de trabalho em horas/homem.
Para isso, o sistema de gestão de manutenção da organização indica que existe um total de horas/homem em ordens de trabalho de 760 horas/homem, distribuídas da seguinte forma:
-
Σ HH OTs planejadas = 380 horas/homem
-
Σ HH OTs pendentes = 220 horas/homem
-
Σ HH OTs agendadas = 160 horas/homem
Então, a demanda atual seria:
Demanda atual = 380 + 220 + 160 = 760 horas/homem
Finalmente, calculamos o backlog:
Backlog = Demanda atual / HH Disponíveis = 760 / 448 = 1.69 semanas
Você deve estar se perguntando, e o que significa o resultado do backlog?
Em diferentes artigos sobre backlog, é mencionado que os gerentes de manutenção devem se esforçar para manter um backlog de 4 a 6 semanas o tempo todo, e existem dois fatores que impulsionam esse objetivo:
- Ter trabalho suficiente identificado para manter a força de trabalho comprometida de forma produtiva.
- Mover o trabalho para fora do backlog para que os solicitantes vejam que medidas estão sendo tomadas em suas solicitações.
Se o backlog for muito alto ou muito baixo, então você não poderá atender aos dois requisitos mencionados acima.
Como tomar decisões com base no backlog total
O valor final do backlog pode ser afetado ajustando qualquer uma das duas variáveis:
- Ajustando as Horas Requeridas ou demanda
- Ajustando as Horas Disponíveis
Dadas as duas opções, ajustar o componente Horas Disponíveis é sempre a melhor opção. Isso pode ser alcançado por meio de horas extras, mão de obra contratada e mudanças estratégicas nos níveis de pessoal de manutenção.
Derivações do Backlog
O backlog pode ser estratificado por especialidades (preventivo, corretivo ou preditivo) e por pessoal de manutenção (elétrico, mecânico, etc.) Assim, obtém-se uma melhor organização do análise e gestão de recursos humanos de manutenção, facilitando a identificação de gargalos e pontos de melhoria, como a falta de mão de obra, a ociosidade do pessoal ou a má planejamento do manutenção.
Compreender e gerenciar eficazmente o backlog de manutenção é fundamental para qualquer organização. Ajuda a criar cronogramas de manutenção eficientes, melhora a eficiência operacional e tem implicações de custo significativas.
À medida que avançamos mais na era digital, aproveitar a tecnologia para gerenciar e reduzir o backlog de manutenção se tornará cada vez mais importante. A gestão eficaz do atraso não apenas mantém o status quo, mas impulsiona uma organização para uma maior eficiência operacional e, em última análise, para o sucesso.