O que é um CMMS e por que ele é necessário para manutenção em uma empresa

Para que serve um CMMS e por que é necessário para o seu plano de manutenção

Se na sua empresa é comum ter estantes cheias de papéis e pastas, ordens de serviço perdidas, não ter controle sobre as garantias do seu equipamento ou de seus clientes, não saber quais são as tarefas pendentes a serem realizadas ou como os técnicos investem seu tempo. Você não é o único com esses problemas! Muitas equipes não tem controle sobre o estoque de peças de reposição e ferramentas, não sabem quais são as falhas mais frequentes e como evitá-las, assim como não sabem qual a vida útil dos ativos.

Segundo a Gartner, 90% das empresas não possuem uma solução adequada para gerenciar a manutenção de seus ativos físicos, número ainda maior nas pequenas e médias empresas. Geralmente, as PME são de muito baixa tecnologia em termos de gestão de manutenção e usam planilhas ou mesmo registros manuais de lápis e papel, que os impedem de cuidar adequadamente da saúde de seus ativos.

Isso ocorre em parte porque o software de gerenciamento de manutenção tradicional requer instalações complexas que são difíceis de usar e implementar e são extremamente caras. Este cenário mudou radicalmente nos últimos anos, onde a evolução impulsionada pelo aparecimento de várias startups de software tornou este tipo de tecnologia muito mais acessível às PME. Esta evolução tem se caracterizado pela digitalização e popularização de softwares totalmente hospedados na nuvem, permitindo que os clientes ofereçam modelos de software como serviço ou SaaS, e não a compra de uma licença.

Um software de manutenção CMMS não só ajuda a configurar um plano de manutenção adequado que permite que as ordens de serviço sejam geradas e atribuídas automaticamente aos responsáveis, mas também é o cérebro que permite o controle global da área: cadastro e controle de equipamentos, localizações, fornecedores e empreiteiros, peças sobressalentes e gestão de estoque de ferramentas, gerenciamento de tarefas e solicitações, administração de garantia, monitoramento de condições, finalmente entregando inteligência com indicadores de gestão para a tomada de decisão.

Um programa de manutenção substitui o controle manual e reduz drasticamente a margem de erro, pois fornece inteligência à organização, ajudando a gerar índices estatísticos precisos que permitem um bom gerenciamento dos ativos físicos, bem como a tomada de decisões baseadas em evidências reais e objetivas.

Se uma PME ainda tem ordens de serviço em papel e sempre dependeu de manutenção corretiva (ou seja, aguardar que o equipamento falhe ou mostre sinais de danos para fazer reparos). Essas são apenas algumas das razões pelas quais você deve considerar urgentemente a implementação desse software.

1. Melhora a segurança

A segurança é um elemento de extrema importância na indústria. Talvez o motivo mais importante para investir em um CMMS seja melhorar a segurança dos equipamentos e instalações. Não apenas as falhas de ativos físicos podem levar a reparos caros, mas, dependendo do tipo de equipamento, uma falha catastrófica também pode causar danos físicos ao pessoal da empresa. Por exemplo, se uma mangueira gasta que bombeia materiais perigosos falhar repentinamente, isso pode ferir gravemente o operador. Isso não apenas causaria danos às instalações e interromperia a produção, mas também iria expor a empresa a ser processada por negligência.

Então, vemos porque um plano de manutenção adequado se torna uma necessidade para garantir que um ambiente de trabalho seguro e eficiente seja mantido.

2. Prolonga a vida útil dos ativos

Uma das razões mais importantes que qualquer PME deve considerar para investir em um programa de manutenção online e realizar um plano de manutenção adequado é que isso pode ajudar a estender a vida útil dos ativos. Quando o equipamento é negligenciado e não recebe a manutenção adequada, sua vida útil pode diminuir drasticamente, o que implica em aumento imediato dos gastos com reposição de equipamentos e condicionamento das plantas de produção.

Embora em muitas PME haja uma tendência a pensar que uma manutenção adequada não efetuada implica uma poupança de dinheiro, o fato é que isso pode ter o efeito contrário. O tempo e o dinheiro investidos na manutenção dos ativos prolongarão sua vida útil, o que pode economizar muito dinheiro a longo prazo, já que não será necessário repor o ativo com tanta frequência. Da mesma forma, quando a vida útil de um bem ou equipamento é estendida à sua expressão máxima, o SME torna-se muito mais sustentável e amigo do ambiente, uma vez que também diminui a quantidade de bens desincorporados que automaticamente se transformam em resíduos.

3. Aumenta a produtividade

Não só quebras inesperadas podem causar uma diminuição na produtividade, mas a falta de manutenção regular também pode fazer com que o ativo perca sua eficiência ao longo do tempo. Após o uso contínuo, todos os equipamentos e dispositivos começarão a deteriorar sua funcionalidade, tornando-os menos eficientes e confiáveis. Embora a deterioração geralmente seja lenta o suficiente para que você não perceba mudanças significativas rapidamente, provavelmente você notará uma queda na produção. No entanto, grande parte dessa deterioração pode ser evitada investindo em software, fazendo um plano de manutenção preventiva e agendando ordens de serviço no momento certo. Ao cuidar dos ativos físicos, você pode desacelerar esse processo de deterioração, o que pode ajudá-lo a maximizar a produtividade.

4. Evita atrasos na produção

Esperar até que um ativo mostre sinais de problemas ou se decomponha completamente antes de realizar a manutenção necessária, pode acabar tornando o equipamento crítico inutilizável por um período significativo de tempo. Isso pode implicar em queda de produção gerando atrasos significativos, perda de vendas, perda de contratos e diminuição direta da receita. Embora a implementação de um plano de manutenção possa parecer uma despesa desnecessária, a manutenção preventiva deve, na verdade, ser vista como um investimento de redução de custos na estabilidade futura do SME.

Neste ponto é importante fazer um esclarecimento: nem sempre uma estratégia de manutenção corretiva é uma abordagem negativa, há situações em que operar o ativo até a falha é uma estratégia correta dependendo da relação risco / retorno. Por exemplo, a relação risco / retorno de uma falha de lâmpada em um escritório administrativo é muito diferente de uma falha de lâmpada em uma sala de cirurgia de hospital no meio de uma operação.

5. Evita grandes reparos

Ao implementar um plano correto e usar um software de manutenção, ocorrerão menos reparos importantes. O fato é que todos os problemas de manutenção pioram com o tempo e, quanto mais demoramos para consertar um problema, mais danos ele pode causar. Depender da manutenção corretiva resultará em manutenção menos frequente, mas também provavelmente fará com que o ativo quebre e exija reparos caros e complexos.

6. Reduz os custos totais de manutenção

Em geral, existe um equívoco de que a manutenção preventiva custará muito dinheiro e é uma despesa desnecessária. No entanto, a manutenção preventiva e proativa geralmente tem o efeito oposto, pois demonstrou reduzir os custos de manutenção do equipamento, permitindo que pequenos problemas sejam detectados antes que se tornem problemas maiores. Investindo em manutenção regular de baixo custo, os reparos podem ajudar a garantir que os ativos não exijam reparos caros no futuro e podem economizar muito dinheiro ao longo do tempo, evitando ter que substituir prematuramente equipamentos caros.

Como pode ser visto, um plano de manutenção adequado é essencial para garantir que os ativos físicos operem com eficiência e segurança. Além disso, uma abordagem proativa para manutenção ajudará a economizar dinheiro em reparos e substituições. No entanto, planejar um cronograma de manutenção preventiva e determinar o que precisa ser feito e quando precisa ser feito pode ser extremamente difícil, pois você terá que rastrear manualmente os dados para determinar quando a manutenção precisa ser realizada com base nos dados de tempo e uso.

É aqui que as ferramentas de gerenciamento de manutenção auxiliadas por computador, ou GMAO, são essenciais para as PME.

7. Potencializa a transformação digital

A transformação digital é uma realidade à qual não podemos virar as costas, pois as organizações que ficam para trás neste aspecto perdem de forma significativa a competitividade e a eficiência das suas operações. Portanto, o uso de software para gerenciar a manutenção em uma empresa é uma etapa importante no processo de digitalização.

8. Aumenta a visibilidade e o controle dos ativos

O software de manutenção centraliza em um único banco de dados todas as informações dos equipamentos e ativos: localização, data de compra, manutenção realizada, histórico de falhas, índices de eficiência, etc. 

Isso permite um melhor controle dos ativos que leva a maior rentabilidade, menor tempo de parada, redução da possibilidade de falhas, diminuição da periodicidade das revisões, entre outras vantagens.

9. Melhora a tomada de decisão

Outra grande vantagem desse tipo de programa é a capacidade de documentar as atividades de manutenção e colocar esses dados em mãos dos profissionais responsáveis, juntamente com relatórios baseados em KPIs previamente determinados. Com todas essas informações podemos tomar melhores decisões e otimizar o gerenciamento da manutenção.

10. Facilita a manutenção preventiva e preditiva

A utilização de um CMMS em uma empresa permite a execução de planos de forma proativa e não reativa. Além disso, e graças à inteligência artificial, sensores e dispositivos IoT podem fornecer informações em tempo real sobre a operação de ativos e lançar alertas preventivos antes que sejam danificados. Isso é extremamente importante para o desempenho dos negócios, pois prolonga a vida útil dos ativos, evita grandes danos e paralisações da produção.

Como escolher um CMMS: principais funcionalidades de um software de manutenção

Como já mencionamos, um CMMS é um programa que processa e centraliza todas as informações sobre a gestão da manutenção, ajudando-nos a otimizar o controle de nossos ativos.

De acordo com dados compilados pela Finances Online, 52% das indústrias em todo o mundo usam um sistema CMMS como sua principal estratégia de manutenção. É uma plataforma oferecida na modalidade SaaS (software as a service), permitindo que as organizações tenham acesso a soluções de ponta sem a necessidade de investir em infraestrutura ou desenvolvimentos de TI. Tudo graças às possibilidades oferecidas pela nuvem.

Além de sistematizar processos, quais funcionalidades um bom software de manutenção do CMMS deve ter? Nós explicamos isso para você aqui.

• Criação de um catálogo de ativos.
• Acessibilidade 100% na nuvem.
• Geração de relatórios em tempo real.
• Gerenciamento de qualquer dispositivo.
• Definição de todos os indicadores-chave.
• Compatibilidade com outro software.
• Filtros e listas como métodos claros de organização.
• Automação do processo.

Crie um catálogo de ativos

Após inserir o nome e as características dos ativos é possível criar uma lista detalhada de cada um deles, atribuindo locais, peças de reposição, materiais e tudo o que é necessário para uma gestão adequada. Também é possível inseri-los no banco de dados usando um leitor de QR code. Não haverá necessidade de documentar tudo manualmente.

Acessibilidade 100% na nuvem

Todas as informações coletadas de nossos ativos e ordens de serviço serão salvas na nuvem. Isso permitirá que todos os usuários e colaboradores acessem de qualquer lugar, de acordo com as permissões previamente estabelecidas, conferindo maior mobilidade e segurança aos processos.

Geração de relatório em tempo real

Já se foram os dias de análise de relatórios em várias planilhas. Um software de manutenção GMAO nos informa a cada momento sobre as métricas de desempenho de ativos e gera relatórios gráficos para análise decisiva.

Gerenciamento de qualquer dispositivo

Smartphone tablet ou computador: é possível acessar ao painel de instrumentos e gerenciar facilmente a operação a partir de qualquer dispositivo. Isso nos permite atribuir tarefas e gestores, bem como monitorar o andamento dos trabalhos de manutenção do mesmo local.

Definição de todos os indicadores-chave

Um software GMAO deve oferecer indicadores chave de desempenho (KPI) para monitoramento, como o tempo médio entre falhas (MTBF) e o tempo que uma equipe irá parar para reparos (MTTR), bem como indicadores de disponibilidade, confiabilidade, horas de espera e mais. Só temos que definir quais priorizar.

Compatibilidade com outro software

Um sistema especializado de manutenção de ativos deve ser capaz de ser integrado a outro software que gerencia as informações de estoque, complementando os dados para aprimorar a tomada de decisão.

Filtros e listas como métodos claros de organização

Um software GMAO permite criar filtros, personalizá-los e salvá-los para uso imediato. Assim, é possível encontrar ativos e OSs com apenas alguns cliques.

Automação do processo

O software de manutenção GMAO otimiza a operação diária, automatizando vários processos de rotina. Receba relatórios, delegue tarefas, inicie processos e notifique os gerentes de OS, reduzindo automaticamente os tempos de espera e economizando custos.

1. Defina suas necessidades, o que você exige de um CMMS?

A contratação de um CMMS não deve ser considerada levianamente e menos quando estamos iniciando ou aprimorando os processos de nosso departamento ou área de manutenção. A escolha errada de um CMMS pode ser a principal razão pela qual nossa implementação pode falhar. Ao escolher um CMMS, recomendamos que você se pergunte estas 5 questões:

• Quais são minhas principais necessidades?
• Quais são os processos críticos que desejo que um CMMS cubra?
• O CMMS oferece 100% de mobilidade?
• O CMMS pode ser facilmente integrado a outras soluções ou ferramentas atuais da minha empresa?
• O CMMS é transversal, posso controlar e gerenciar qualquer tipo de ativos e manutenção?

2. Planeje seu projeto

Faça o seu melhor para não deixar pontas soltas:

• Determine qual é o escopo do seu projeto e os prazos dos responsáveis por cada um dos processos atribuídos.
• Seja claro sobre os indicadores ou KPIs que deseja obter.
• Defina os detalhes dos dados a serem coletados, por exemplo: como seus ativos são codificados (equipamentos, locais, veículos, ferramentas e suprimentos)

Sem dúvida, a segunda causa da má gestão de ativos ou da falha na implementação de um CMMS tem a ver com a má criação de planos de manutenção, por isso é importante que você defina o nível de detalhe que deseja alcançar na geração de seus planos, recursos para usar, etc. A configuração incorreta e a programação de seus planos de manutenção podem levar a um atraso considerável na implementação e até mesmo a um trabalho duplo nesta fase.

3. Prepare o terreno para sua implementação (conscientize a equipe)

É muito importante conscientizar a equipe dos “benefícios” que a implantação de um CMMS trará como consequência no seu trabalho diário, como redução de manutenções corretivas, controle de tempo, obtenção de informações com rapidez e eficiência, redução no cálculo de indicadores, etc.

4. Aplique uma regra de 3 soluções para um problema

Se surgir uma situação que exija tomada de decisão, além de identificar a necessidade, você sempre pode apresentar três soluções possíveis para o problema. Isso ajudará, em primeiro lugar, a fazer com que o gestor se sinta mais envolvido e, acima de tudo, a criar uma mentalidade e uma atitude proativas.

5. Defina o seu calendário de metas, compromissos e responsabilidades

Sempre tente trabalhar com um calendário de atividades. Esse ponto é muito importante e, em grande parte, faz parte do sucesso do seu projeto. Tudo o que não é documentado e não é compartilhado com a equipe são informações que podem ser perdidas ao longo do caminho. Por isso é muito importante manter os envolvidos informados sobre os processos e metas a serem cumpridos, principalmente se houver mudanças durante a implementação, uma vez que o líder do projeto será um dos pilares mais importantes na verificação da execução das atividades planejadas e aplicar as ações corretivas pertinentes, caso o não cumprimento das datas estipuladas.

6. Coleta e carregamento de informações

Fazer um inventário de seus ativos é, sem dúvida, uma tarefa titânica. As informações com as quais você pode trabalhar e obter informações de seu CMMS dependerão muito aqui. Muitas empresas perguntam quanto tempo leva essa tarefa? A verdade é que é muito difícil definir um tempo exato para essa tarefa, pois vai depender de diferentes dados como a quantidade de ativos, o detalhamento das informações a serem coletadas, a quantidade de tempo disponível para essa tarefa, número de pessoas envolvidas, entre outros.

Depois de ter as informações coletadas, leve-as para uma etapa de revisão pelos envolvidos, inclusive pela equipe técnica que trabalhará diariamente com o CMMS. Carregar as informações sem essa revisão prévia pode ter consequências, como recaptura de dados ou interpretação incorreta de conceitos.

7. Teste frio e liberação

Não é recomendado iniciar seu CMMS depois que as informações forem carregadas sem a realização de testes de verificação. É importante considerar um intervalo de datas para os testes pilotos que darão a oportunidade de ajustar os processos com deficiências de informação antes de começar a gerar suas ordens de serviço, a fim de atender com sucesso suas primeiras tarefas.

8. Treinamento e monitoramento

Sem dúvida, o treinamento é uma das atividades mais importantes que não pode faltar na implementação de um CMMS. Embora muitas empresas presumam que podem implementar e aprender por conta própria, elas acabarão descobrindo que a curva de aprendizado e o tempo de implementação são bastante reduzidos quando você permite que o especialista em CMMS compartilhe o conhecimento e a experiência adquiridos. Além disso, contar com o apoio de pessoal com larga experiência garantirá o sucesso do projeto durante a implantação e acompanhamento constante do seu processo.