El gerente de mantenimiento desempeña una actividad altamente compleja. Tanto la productividad como la generación de valor dentro de la organización, dependen en gran medida de una gestión de mantenimiento eficiente. Es por esto que la responsabilidad del gerente de mantenimiento es tan grande, como diversas son sus ocupaciones. A continuación enumeramos algunos de los desafíos que enfrenta en el día a día de su desempeño.
1. Previsión y predicción
Uno de los retos que enfrenta el gerente de mantenimiento moderno, consiste en incrementar la eficiencia operacional de la organización, reduciendo los tiempos de parada no programada, mediante la implementación de un modelo de gestión de mantenimiento que podría ser a la vez preventivo y predictivo.
Este tipo de mantenimiento, se plantea como objetivo garantizar la continuidad productiva de la organización, asegurando la disponibilidad y confiabilidad de sus equipos e instalaciones, disminuyendo al mínimo las reparaciones reactivas.
Para ello es necesario tener un amplio conocimiento de los equipos e instalaciones con los que se está trabajando y de las recomendaciones del fabricante, así como de las garantías, entorno operacional, manuales e instructivos. Todo esto le ayuda a saber, de antemano, cuáles son los tiempos precisos para la sustitución y recambio de piezas y partes, y cuáles son los lapsos ideales de mantenimiento que implican limpieza, lubricación, inspección, overhaul, etc. Con base a este conocimiento, el gerente de mantenimiento, deberá diseñar planes orientados a no esperar que ocurran las fallas para solventarlas, sino a evitar que ocurran en primer lugar.
2. Manejo de contingencias
Aún en los casos en los que las organizaciones logran adoptar un enfoque preventivo y predictivo del mantenimiento, el manejo de las contingencias siempre será un desafío a enfrentar para el gerente de mantenimiento. Por lo tanto, mantener un enfoque reactivo del mantenimiento seguirá siendo siempre necesario para cualquier empresa. Estos enfoques, lejos de ser exclusivos, se complementan mejorando la efectividad de la gestión de mantenimiento.
En tal sentido, los gerentes de mantenimiento deben contar con la capacidad de improvisación y la velocidad de respuesta necesaria, y al mismo tiempo, con la previsión de tener a mano los instrumentos, herramientas, materiales e insumos necesarios para solventar, lo más rápido posible, las averías y fallas que puedan presentarse de manera imprevista.
3. Control de costos
Otro de los desafíos que enfrentan los gerentes de mantenimiento, se presenta al momento de calcular el presupuesto de su departamento, donde el manejo de inventarios tiene mucho que ver. Es vital contar con todas las piezas, partes, repuestos y materiales necesarios para llevar a cabo las tareas de mantenimiento, sin que se extienda innecesariamente el tiempo de parada programada para mantenimiento rutinario, o para reparaciones por averías imprevistas.
Sin embargo, es igualmente importante no comprar y almacenar estas unidades en exceso, pues con el tiempo llegan a convertirse en una pérdida de capital y de recursos para la organización.
Cuando se trata del cálculo del presupuesto, los gerentes de mantenimiento también deben considerar todos los tipos de costo, ya sean de tipo fijo, variable, directo o indirecto, y hacerse cargo de aspectos tales como la negociación de precios con los proveedores, o la consideración de invertir en nuevas herramientas tecnológicas capaces de generar valor.
4. Coordinación de equipos de trabajo
La coordinación de las tareas de mantenimiento, requiere de habilidades interpersonales de liderazgo y planificación. Ello con la finalidad de integrar correctamente los grupos de trabajo, y de asignarlos a la ejecución de tareas acordes con sus habilidades, preparación y nivel de experiencia.
El conocimiento, la experiencia y la preparación varía de acuerdo al perfil técnico, por lo que el trabajo colaborativo resulta de vital importancia. Es importante que el gerente de mantenimiento ayude a facilitar las vías de comunicación y el trabajo integrado entre los diferentes integrantes de un equipo, entre los diferentes equipos de trabajo e, incluso, entre los diferentes departamentos que se ven involucrados o afectados por la gestión del departamento de mantenimiento.
Establecer un modelo de trabajo colaborativo, en el que se pueda compartir información en tiempo real sobre las tareas completadas, las averías, los procedimientos, las fechas de caducidad, etc., es uno de los desafíos esenciales de la gestión de mantenimiento moderna.
5. Gestión efectiva del tiempo
La coordinación y monitoreo de los grupos de trabajo, la asignación de tareas, reuniones con vendedores y distribuidores, responder consultas, dudas y correos electrónicos, esquematizar planes de trabajo y mantenimiento, e incluso, reaccionar frente a toda clase de situaciones imprevistas, son solo algunas de las múltiples tareas con las que debe enfrentarse a diario cualquier gerente de mantenimiento.
La organización, priorización y ejecución de cada una de estas actividades, implican el manejo de grandes cantidades de información, el acceso inmediato a documentos, diagramas y fotos, y la habilidad de compartirlos con los diferentes integrantes del equipo de trabajo, facilitando la función de cada quien, y garantizando la calidad y efectividad del trabajo. Todo ello hace que el manejo eficiente del tiempo, se convierta en un reto cotidiano para el gerente de mantenimiento.
Fracttal One y los desafíos de la gestión de mantenimiento
Un software SaaS CMMS 100% basado en la nube, como Fracttal One, ha sido diseñado pensando en resolver cada uno de estos desafíos.
Fracttal One simplifica por completo la gestión de mantenimiento, ayudando a aumentar la vida útil de los activos físicos. Basta con registrarlos en el sistema para hacer un seguimiento detallado de su rendimiento y obtener información valiosa para la toma de decisiones. De esta manera, es más fácil implementar estrategias de mantenimiento predictivo, reducir los índices de reactividad y optimizar la administración de los recursos.
Fracttal One permite a los gerentes de mantenimiento planificar de manera sencilla y rápida tareas, alertas automáticas y frecuencia en el mantenimiento de los equipos, entre otras cosas. Esta es una funcionalidad insuperable para hacer una gestión efectiva del tiempo, garantizando a su vez la integridad de la data.
Fracttal One es la solución todo en uno que, además de ser Asset Cloud, integra:
- Fracttal X: Para conectar a los técnicos y gerentes de mentenimiento con los activos. Haciendo uso del Internet de las Cosas, facilita la obtención de información esencial para ejecutar el mantenimiento predictivo cuando sea necesario, reduciendo al mínimo las paradas no programas y las averías.
- Fracttal on Board: Especialmente diseñada para monitorear en tiempo real el estado y funcionamiento de la flota de vehículos, evitando así fallas y accidentes, mientras se prolonga su vida útil.
Con una potente base de datos 100% basada en la nube, Fracttal One ofrece capacidad ilimitada de almacenamiento de datos. De fácil organización y acceso, además de poseer características ideales para la planificación de tareas, la integración de equipos y diagramación de procesos, recopila las lecturas de los equipos, detectando y generando alertas automáticas cada vez que se genera una lectura fuera de rango o alguna incidencia que deba ser atendida a la brevedad.
Esta misma data es empleada por Fracttal One para el análisis estadístico, que permite comprender mejor el comportamiento de los equipos, contribuyendo con la predictibilidad de las fallas, y la generación de reportes sobre indicadores claves de rendimiento.
La combinación de todas estas herramientas de recolección, almacenamiento y análisis de data, facilita enormemente el control de costos, uno de los aspectos esenciales para la directiva de cualquier organización. Con información tan detallada sobre el funcionamiento de los equipos, y sobre la frecuencia de mantenimiento y reparaciones, Fracttal One ayuda a determinar la cantidad exacta de piezas, partes y repuestos que será necesario adquirir en un lapso determinado de tiempo, lo que hace eficiente el manejo de inventarios y ayuda a controlar costos.
Fracttal One es la herramienta digital que permitirá a organizaciones de cualquier tamaño y sector mejorar la productividad, al tiempo que ayuda a evitar fallas y reducir costos, convirtiéndose en un elemento de vital importancia para el correcto uso de recursos y la eficacia de procesos.
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