Qué es un software GMAO
Un GMAO, o Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (en inglés, Computerized Maintenance Management System), es un software utilizado por organizaciones para gestionar y controlar las actividades de mantenimiento. Estas actividades pueden incluir la programación de mantenimiento preventivo, la gestión de órdenes de trabajo, el seguimiento de inventario de piezas de repuesto, la gestión de activos, la programación de recursos y la generación de informes de mantenimiento, entre otros.
Un GMAO permite a las empresas optimizar la gestión de equipos y activos, lo que a su vez puede llevar a una reducción de costes, una mayor eficiencia operativa y una mejor planificación a largo plazo. Al mantener un registro centralizado de todos los datos relacionados con el mantenimiento, los GMAO facilitan la toma de decisiones informadas y la mejora continua de los procesos de mantenimiento. Además, estos sistemas suelen ser escalables y personalizables para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
Para qué sirve un GMAO y por qué es necesario para tú plan de mantenimiento
Puede que en tu empresa esto sea lo habitual: las estanterías están llenas de papeles y carpetas, las órdenes de trabajo se pierden, no se tiene control sobre las garantías de tus equipos y/o clientes, no se sabe cuáles son las tareas pendientes o cómo invierten los técnicos su tiempo, no se tiene control sobre el inventario de repuestos y herramientas, no se conocen cuáles son las fallas más frecuentes y cómo evitarlas, se desconoce cuál es la vida útil de los activos....tranquilo, ¡no eres el único con estos problemas!
Según Gartner, el 90% de las empresas no cuentan con una solución apropiada para la gestión del mantenimiento de sus activos físicos, número aún mayor en las pequeñas y medianas empresas. Generalmente, las Pymes se encuentran muy poco tecnificadas en su gestión del mantenimiento. En el mejor de los casos, se utilizan hojas de cálculo o incluso registros manuales en lápiz y papel, lo que claramente les impide cuidar adecuadamente la salud de sus activos.
Esto se debe, en parte, a que los softwares de gestión de mantenimiento tradicionales requieren instalaciones complejas que son difíciles de usar e implementar y son sumamente costosos. Este escenario ha cambiado radicalmente en los últimos años, donde la evolución impulsada por la aparición de diversas Startups de software, ha hecho mucho más accesible este tipo de tecnología para las Pymes. Dicha evolución se ha caracterizado por una digitalización y popularización de softwares totalmente alojados en la nube, permitiendo ofrecer a los clientes modelos de software como servicio o SaaS, sin comprar una licencia.
Un software de mantenimiento GMAO no solo ayuda a configurar un plan de mantenimiento que permita generar automáticamente las órdenes de trabajo y asignarlas a los responsables, sino que, además, es el cerebro que permite tener un control global del área: registro y control de equipos, localizaciones, proveedores y contratistas, manejo de almacén de repuestos y herramientas, gestión de tareas y solicitudes, administración de garantías, monitoreo de condiciones, entre otros aspectos, entregando finalmente inteligencia con indicadores de gestión para la toma correcta de decisiones.
Un programa de mantenimiento sustituye el control manual y disminuye drásticamente el margen de error puesto que dota de inteligencia a la organización, ayudando a generar índices estadísticos precisos que permiten llevar a cabo tanto una buena gestión de activos físicos, como la toma de decisiones basadas en evidencias reales y objetivas.
Si una Pyme aún lleva órdenes de trabajo en papel y ha dependido siempre del mantenimiento correctivo (esperando que el equipo falle o muestre signos de daños para realizar reparaciones), te mostramos varias razones por las que deberías considerar urgentemente implementar un software de este tipo.
Cuáles son las ventajas de utilizar un GMAO
La implementación de un GMAO ofrece una serie de ventajas muy signiicativas para los departmanetos de mantenimiento en una empresa. A continuación te mostramos las 10 principales ventajas de contar con un GMAO.
1. Aumenta la seguridad
La seguridad es un elemento de vital importancia dentro de la industria. Quizás la razón más importante para invertir en un GMAO es aumentar la seguridad en los equipos e instalaciones. Las fallas en los activos físicos no solo pueden acarrear reparaciones costosas, sino que, dependiendo del tipo de equipo, una falla catastrófica también podría causar daños físicos al personal de la empresa. Por ejemplo, si una manguera gastada bombea materiales peligrosos y falla repentinamente, esto podría lesionar gravemente a un operador. Esto no solo causaría daños a las instalaciones y detendría la producción, sino que también estaría expuesta la empresa a ser demandada por negligencia.
Vemos entonces por qué un adecuado plan de mantenimiento se convierte en una necesidad para garantizar que se mantenga un entorno de trabajo seguro y eficiente.
2. Alarga la vida útil de los activos
Una de las razones más importantes que cualquier Pyme ha de contemplar para invertir en un programa de mantenimiento online y de esta forma, optimizar el suyo, es que puede ayudar a alargar la vida útil de los activos. Cuando el equipo se descuida y no se mantiene adecuadamente puede disminuir drásticamente su vida útil, lo que implica un incremento inmediato en gastos relacionados a sustitución de equipos y acondicionamiento de plantas productivas.
En muchas Pymes se tiende a pensar que el hecho de no realizar un mantenimiento adecuado implica un ahorro de dinero, pero más bien es todo lo contrario. El tiempo y el dinero que se invierte en el mantenimiento de los activos extenderán su vida útil, lo que puede ahorrar una gran cantidad de dinero a largo plazo, ya que no tendrán que reemplazar él activo con tanta frecuencia. Asimismo, cuando la vida útil de un activo o equipo se alarga todo lo posible, la Pyme se hace mucho más sustentable y amigable con el medio ambiente, puesto que disminuye también la cantidad de activos desincorporados que se convierten automáticamente en desechos.
3. Incrementa la productividad
No solo las averías inesperadas pueden causar una disminución en la productividad, sino que la falta de mantenimiento regular también puede hacer que el activo pierda su eficiencia con el tiempo. Después de un uso continuo, todos los equipos y dispositivos comenzarán a deteriorarse en su función, haciéndolos menos eficientes y confiables. Si bien el deterioro suele ser lo suficientemente lento como para no notar rápidamente cambios significativos, es probable que eventualmente se dé una caída en la producción. Sin embargo, gran parte de este deterioro puede evitarse invirtiendo en un software, realizando un plan de mantenimiento preventivo y programando órdenes de trabajo en el momento adecuado. Al cuidar los activos físicos, puede ralentizar este proceso de deterioro, y con ello maximizar la productividad.
4. Evita retrasos en la producción
Es posible que, esperar hasta que un activo muestre signos de problemas o se descomponga por completo antes de realizar el mantenimiento necesario, termine ocasionando que un equipo crucial quede inutilizable durante un período de tiempo significativo. Esto puede implicar una caída en la producción generando retrasos importantes, ventas perdidas, pérdida de contratos y la directa disminución de los ingresos. Por lo tanto, si bien la implementación de un plan de mantenimiento puede parecer un gasto innecesario, el mantenimiento preventivo en realidad debe verse como una inversión que ahorra costes en la estabilidad futura de la Pyme.
En este punto es importante realizar una aclaración y es que no en todos los casos una estrategia de mantenimiento correctivo es un enfoque negativo, hay situaciones donde operar el activo hasta la falla es una estrategia correcta dependiendo de la relación riesgo/rentabilidad. Por ejemplo, la relación riesgo/rentabilidad de que falle una lámpara en una oficina administrativa, es muy diferente a que falle una lámpara en el quirófano de un hospital en medio de una operación.
5. Evita reparaciones mayores
Al implementar un correcto plan y usar un software de mantenimiento, se incurrirá en menos reparaciones importantes. El hecho es que todos los problemas de mantenimiento empeoran con el tiempo, y cuanto más tiempo tardamos en solucionar un problema, más daño puede causar. Depender del mantenimiento correctivo resulta en realizar el mantenimiento con menos frecuencia, pero esto probablemente también ocasionará que el activo se descomponga y requiera reparaciones costosas y complejas.
6. Reduce los costes totales de mantenimiento
En general, existe la idea errónea de que el mantenimiento preventivo será costoso y es un gasto innecesario. Sin embargo, el mantenimiento preventivo y proactivo generalmente tiene el efecto contrario, ya que se ha demostrado que reduce los costes de mantenimiento del equipo al permitir detectar problemas pequeños antes de que se conviertan en problemas mayores. Invertir en mantenimiento, reparaciones regulares y de bajo coste puede ayudar a garantizar que los activos no requieran reparaciones costosas en el futuro, y puede ahorrar una gran cantidad de dinero con el tiempo, al evitar tener que reemplazar estos equipos prematuramente.
Como se puede apreciar, un plan de mantenimiento adecuado es esencial para garantizar que los activos físicos funcionen de manera eficiente y segura. Además, un enfoque proactivo para el mantenimiento ayudará a ahorrar dinero en reparaciones y reemplazos. Sin embargo, planificar un programa de mantenimiento preventivo y determinar qué se debe hacer y cuándo se debe hacer puede ser extremadamente difícil, ya que tendrá que rastrear los datos manualmente para determinar cuándo se debe realizar el mantenimiento en función del tiempo y los datos de uso.
Aquí es donde las herramientas de gestión de mantenimiento asistido por computadora o GMAO, son esenciales para las Pymes.
7. Potencia la transformación digital
La transformación digital es una realidad a la que no podemos darle la espalda, dado que las organizaciones que se van rezagando al respecto pierden significativamente competitividad y eficiencia en sus operaciones. Por ello, la utilización de un software para administrar el mantenimiento en una empresa supone un paso importante en su proceso de digitalización.
8. Aumenta la visibilidad y el control de activos
El software de mantenimiento centraliza en una sola base de datos toda la información de equipos y activos: ubicación, fecha de compra, mantenimientos realizados, histórico de averías, calificaciones de eficiencia, etc.
Lo anterior permite un mejor control de los activos que conlleva una mayor rentabilidad, disminución del tiempo de inactividad, reducción de la posibilidad de fallas, descenso de la periodicidad de las revisiones, entre otras ventajas.
9. Mejora la toma de decisiones
Otra gran ventaja de este tipo de programas es la capacidad para documentar las actividades de mantenimiento y poner esos datos en manos de los profesionales encargados, junto a informes basados en KPI previamente determinados. Con toda esta información es posible tomar mejores decisiones y optimizar la gestión del mantenimiento.
10. Facilita el mantenimiento preventivo y predictivo
El uso de un GMAO en una empresa permite ejecutar planes bajo un enfoque proactivo y no reactivo. Adicionalmente, y gracias a la inteligencia artificial, sensores y dispositivos de IoT pueden brindar información en tiempo real sobre el funcionamiento de los activos y lanzar alertas preventivas antes de que se estropeen. Esto resulta de suma importancia para el rendimiento del negocio porque extiende la vida útil de los activos, evita daños mayores y ceses de producción.
Cómo elegir un GMAO: funcionalidades clave de un software de mantenimiento
Tal y como hemos mencionado anteriormente, un GMAO es un programa que procesa y centraliza toda la información sobre la gestión del mantenimiento, ayudándonos a optimizar el control de nuestros activos.
Según datos recopilados por Finances Online, 52% de las industrias a nivel mundial usan un sistema GMAO en su estrategia de mantenimiento. Se trata de una plataforma ofrecida en modalidad SaaS (software como servicio), permitiendo a las organizaciones acceder a soluciones de vanguardia sin necesidad de invertir en desarrollos o infraestructura TI. Todo, gracias a las posibilidades que ofrece la nube.
Además de sistematizar procesos, ¿qué funcionalidades debe tener un buen software de mantenimiento GMAO?. Te lo explicamos aquí.
- Creación de un catálogo de activos
- Accesibilidad desde la nube: 100% cloud
- Generación de informes en tiempo real
- Manejo desde cualquier dispositivo
- Definición de todos los indicadores clave
- Compatibilidad con otros software
- Filtros y listas como métodos claros de organización
- Automatización de procesos
Creación de un catálogo de activos
Tras ingresar el nombre y las características de nuestros activos, podemos crear una lista detallada de cada uno de ellos, asignando ubicaciones, repuestos, materiales y todo lo necesario para una correcta gestión. También es posible introducirlos a la base de datos usando un lector de códigos QR. No habrá necesidad de documentar todo manualmente.
Accesibilidad desde la nube:100% cloud
Toda la información recopilada de nuestros activos y órdenes de trabajo se guardará en la nube. Esto permitirá a todos los usuarios y colaboradores acceder desde cualquier lugar, de acuerdo con permisos previamente establecidos, otorgando mayor movilidad y seguridad a los procesos.
Generación de informes en tiempo real
Se acabaron los días de analizar reportes en múltiples hojas de cálculo. Un software de mantenimiento GMAO nos informa minuto a minuto de las métricas del rendimiento de los activos y genera informes gráficos para nuestro análisis decisivo.
Manejo desde cualquier dispositivo
Teléfono móvil, ordenador o tablet: podremos acceder al dashboard y administrar nuestras operaciones con facilidad desde cualquier dispositivo. Esto nos permite asignar tareas y responsables de las mismas, así como supervisar el avance de las labores de mantenimiento, desde un solo lugar.
Definición de todos los indicadores clave
Un software GMAO debe ofrecer indicadores de rendimiento (KPI) claves para monitorizar el estado de los activos, como el promedio de tiempo transcurrido entre fallos (MTBF) y el lapso que un equipo parará por reparaciones (MTTR), así como indicadores de disponibilidad, confiabilidad, horas de espera y mucho más. Únicamente hemos de definir cuáles priorizar.
Compatibilidad con otros software
Un sistema especializado en mantenimiento de activos debe poder integrarse con otros softwares que administran la información de almacenes e inventario, complementando la data para potenciar la toma de decisiones.
Filtros y listas como métodos claros de organización
Un software GMAO nos permite crear filtros, personalizarlos y guardarlos para su uso inmediato. Así, es posible encontrar activos y OTs con solo un par de clics.
Automatización de procesos
Un software de mantenimiento GMAO optimiza la operación diaria al automatizar diversos procesos rutinarios. Recibir informes, delegar tareas, iniciar procesos y notificar a responsables de OTs automáticamente reduce tiempos de espera y ahorra costes.
Factores clave a la hora de implementar un GMAO
Existe una serie de factores clave para una implementación exitosa de un GMAO. Te los mostramos a continuación.
1. Define tus necesidades, ¿Qué requieres de un GMAO?
La contratación de un GMAO no se debe tomar a la ligera y menos cuando estamos iniciando o mejorado los procesos de nuestro departamento o área de mantenimiento. La mala elección de un GMAO puede ser la causa principal del probable fracaso de nuestra implantación.
Al elegir un GMAO hazte estas 5 preguntas:
- ¿Cuáles son mis necesidades principales?
- ¿Cuáles son los procesos críticos que deseo que cubra un CMMS?
- ¿EL GMAO ofrece 100% movilidad?
- ¿El GMAO se puede integrar fácilmente con otras soluciones o herramientas actuales en mi empresa?
- ¿El GMAO es transversal? ¿Puedo controlar y gestionar cualquier tipo de activos y de mantenimiento?
2. Planifica tu proyecto
Haz lo posible por no dejar ningún cabo suelto:
- Determina cuales son los alcances de tu proyecto y los tiempos de los responsables de cada uno de los procesos que se asignan.
- Ten claro cuales son los indicadores o KPIs que deseas obtener.
- Define el detalle de los datos a recolectar, por ejemplo: cómo se codifican tus activos (equipos, ubicaciones, vehículos, herramientas y suministros)
Sin duda el segundo causante de una mala gestión de activos o fracaso de implementación de un GMAO tiene que ver con una mala creación de planes de mantenimiento, por ello es importante que definas el nivel de detalle al que deseas llegar en la generación de tus planes, recursos a utilizar, etc. Una mala configuración y calendarización de tus planes de mantenimiento puede llevar a un retraso considerable en la implementación, e incluso a trabajar el doble en esta etapa.
3. Prepara el terreno para tu implementación: conciencia a tu equipo
Es muy importante concienciar al personal de los “beneficios” que la implementación de un GMAO traerá como consecuencia en sus labores cotidianas: reducción de mantenimientos correctivos, control de tiempos, obtención de información de manera rápida y eficaz, reducción en el cálculo de indicadores, etc.
4. Aplica una regla de 3 soluciones para un problema
Si se presenta una situación que requiere tomar una decisión, además de identificar la necesidad, siempre puedes presentar tres posibles soluciones al problema. Esto ayudará, en primer lugar, a que el responsable se sienta más involucrado y sobre todo a crear una mentalidad y actitud proactiva.
5. Define tu calendario de metas, compromisos y responsables
Procura siempre trabajar con un calendario de actividades. Este punto es muy importante y, en gran medida, es parte del éxito de tu proyecto. Todo aquello que no se documenta y no se comparte con el equipo, es información que se puede perder en el trayecto. Es por esto que es muy importante mantener notificados a los involucrados de los procesos y las metas a cumplir, sobre todo si hay cambios durante la implementación, ya que el líder del proyecto será uno de los pilares más importantes al verificar que las actividades planeadas se lleven a cabo y así aplicar las acciones correctivas pertinentes en caso de no alcanzar las fechas estipuladas.
6. Levantamiento y carga de información
El levantamiento de inventario de tus activos es sin duda una labor titánica. De aquí dependerá en gran medida la información con la que puedas trabajar y la que puedas obtener de tu GMAO. Muchas empresas preguntan cuánto tiempo dura esta tarea, la verdad es que es muy complicado poder definir un tiempo exacto para esta labor, ya que dependerá de diferentes datos como la cantidad de activos, el detalle de información a recolectar, la cantidad de tiempo disponible para hacerlo, el número de personal involucrado, entre otros.
Una vez que cuentes con la recolección de la información, derívala a una etapa de revisión por parte de los involucrados, inclusive por el personal técnico que trabajará a diario con el GMAO. Cargar la información sin esta previa revisión puede tener consecuencias como la duplicación de datos o la malinterpretación de conceptos.
7. Pruebas en frío y liberación
Activar tu GMAO una vez cargada la información sin haber realizado pruebas de verificación es algo no recomendable. Es importante considerar un rango de fechas para pruebas piloto que te dará la oportunidad de ajustar los procesos con deficiencias de información antes de comenzar a generar tus órdenes de trabajo, para así realizar tus primeras tareas con éxito.
8. Capacitación y seguimiento
Sin duda alguna la capacitación es una de las actividades más importantes, que no puede faltar en la implementación de un GMAO. Aunque muchas empresas dan por hecho que pueden implementar y aprender por su propia cuenta, no son conscientes de que la curva de aprendizaje y el tiempo de implementación se reduce considerablemente cuando permites que el experto en el manejo del GMAO comparta los conocimientos y experiencias adquiridas. Además, contar con el respaldo de personal con amplia experiencia garantizará durante la implementación y el seguimiento constante de tu proceso, el éxito del proyecto.
