Con la compilación y publicación de la Norma ISO 55.000, ocurrieron grandes cambios en el ámbito organizacional. Ahora, el mundo empresarial cuenta con una guía que ayuda a las más diversas organizaciones a comprender la importancia de diseñar y establecer un sistema propio para la gestión de activos, adaptado a sus necesidades y características particulares. Uno de los elementos a considerar en el diseño y ejecución de un sistema para la gestión de activos, es la implementación de un software de gestión de activos físicos y mantenimiento CMMS/GMAO, que le ayude a interconectar los diferentes departamentos y equipos de trabajo a través del trabajo colaborativo, y compilar, organizar y manejar las grandes cantidades de información necesarias para la gestión y toma de decisiones respecto a los activos físicos.
El siguiente artículo, extraído del Guidebook for Advanced Computerized Maintenance Management System Integration at Airports, y traducido por Fracttal con autorización de The National Academies Press, nos muestra paso a paso, y de manera excepcionalmente clara, lo determinante que resulta la implementación de un software de gestión de activos físicos y mantenimiento CMMS/EAM o GMAO para la ejecución del sistema de gestión de activos físicos de cualquier empresa.
Antes de continuar, y si todavía no sabes que es un software GMAO o desconoces que es un CMMS, te lo explicamos en nuestro blog.
La Norma ISO Serie 5500X
La norma ISO 55001 es el estándar internacional para la gestión de activos. Este estándar internacional especifica los requisitos para establecer, implementar, mantener y mejorar un conjunto de prácticas que juntas conforman un AMS. El estándar internacional para AMS especifica que los requisitos que este presenta deben implementarse dentro del contexto de la organización. La referencia al contexto tiene ramificaciones significativas; aunque los requisitos de un AMS son los mismos para todos los sectores industriales, los procedimientos operativos detallados para un AMS serán muy diferentes entre los de un aeropuerto y los de una fábrica. El AMS también variará para los aeropuertos de diferentes tamaños. Estos factores significan que es mejor para personas que trabajan dentro de una organización el desarrollar y personalizar su AMS, usando los requisitos de la norma ISO 55001 como guía.
El ISO 55000:2014 proporciona una descripción general de la gestión de activos, sus principios y terminología, y los beneficios esperados de la adopción de la gestión de activos. También proporciona contexto para el ISO 55001 y el ISO 55002.
El ISO 55002:2014 proporciona una guía para la aplicación de un AMS de acuerdo con los requisitos del ISO 55001.
Fundamentos de Gestión de Activos y CMMS (ISO 55000, Cláusula 2.4.2)
El estándar internacional de gestión de activos (visión general, principio y terminología) describe la gestión de archivos basándola en cuatros aspectos fundamentales: alineación, garantía, liderazgo y valor.
La implementación de un CMMS tiene una serie de ventajas para un aeropuerto. Gracias a este tipo de software es posible realizar de forma más eficiente tres de estos cuatro fundamentos; específicamente, la alineación, garantía, y valor.
Alineación
El objetivo de la gestión de activos es traducir los objetivos de empresariales y de negocio en actividades, planes y decisiones técnicas, financieras y operativas. Este esfuerzo incluye la implementación de procesos de planificación y toma de decisiones a través de planes de gestión de activos (AMP) y la integración de procesos de gestión de activos con procesos de gestión funcional. Un CMMS facilita esta implementación e integración con respecto a las actividades de mantenimiento del aeropuerto. Las actividades PM se ingresan en un CMMS, estableciendo la mayoría de los AMP de mantenimiento; la funcionalidad de un CMMS permite la integración de procesos de gestión de activos con los siguientes procesos de gestión funcional:
- Finanzas, a través de la captura de costos y la asignación en el libro mayor.
- Recursos humanos, a través de la confirmación de planilla horaria y la distribución de habilidades.
- Logística, a través de la gestión de inventario y la asignación de materiales.
La funcionalidad de un CMMS ayuda a los equipos de mantenimiento del aeropuerto a lograr la alineación.
Garantía
La norma ISO 55000 establece que la gestión de activos garantiza que los activos cumplirán su propósito requerido. Esto incluye la garantía de que los procesos organizacionales se gestionan en todas las etapas del ciclo de vida del activo, los recursos se asignan a las actividades de gestión de activos y se realiza un monitoreo de los activos, la gestión de activos y el AMS. Un CMMS le proporciona al personal aeroportuario de gestión de activos la capacidad de realizar todas estas funciones. El equipo de mantenimiento puede proporcionar registros auditables de sus actividades de gestión de activos, asignar recursos humanos y físicos para las tareas PM y almacenar los datos utilizados para monitorear los activos, la gestión de activos y el AMS.
Valor
La norma ISO 55000 estipula que los activos existen para proporcionar valor a la organización y a sus partes interesadas (stakeholders), e incluye el uso de un enfoque de gestión del ciclo de vida para obtener valor de los activos. Aquí es donde un CMMS es una herramienta de software útil para implementar: el enfoque de gestión de ciclo de vida que el aeropuerto ha determinado, considerado y decidido puede planificarse e implementarse de manera eficiente dentro del CMMS. Además de esto, el CMMS puede recopilar y almacenar los datos necesarios para monitorear el enfoque de gestión de ciclo de vida, haciendo que sea fácil determinar si el enfoque elegido está obteniendo valor para los activos del aeropuerto.
CMMS y Norma ISO 55001
La funcionalidad de un CMMS típico, para planificar e implementar actividades de mantenimiento, le permite al personal aeroportuario registrar datos para las tareas que están completando. El registro de estos datos se configura dentro de un CMMS para garantizar que los conjuntos de datos estén vinculados de una manera que proporcione un valor adicional a estos datos. Este valor adicional incluye la capacidad de informar la toma de decisiones de la gerencia y proporciona la evidencia requerida para mostrar el cumplimiento, incluyendo el cumplimiento de la norma ISO 55001.
Por ejemplo, cuando el personal implementa una inspección de activos, este registra los incumplimientos identificados con el rendimiento de los activos. Los resultados de la inspección y los gastos CM se registran en el historial de los activos. Además, se realiza un seguimiento del progreso del trabajo CM y se registran los documentos de garantía de calidad/control de calidad (QA/QC) dentro de la misma base de datos. El vincular múltiples conjuntos de datos, registrados por diferentes miembros del personal aeroportuario, le permite a la gerencia analizar la efectividad de su personal para llevar a cabo la gestión de los activos aeroportuarios; determinar intervenciones e intervalos más efectivos para el mantenimiento; identificar activos aeroportuarios críticos y de alto riesgo; y monitorear los efectos de estos cambios para garantizar una mejora continua. Debido a que la información almacenada en el CMMS puede analizarse, se puede llevar a cabo una toma de decisiones basada en la evidencia, proporcionando a la gerencia la confianza de que sus decisiones se basan en datos empíricos sólidos.
La información recopilada y analizada utilizando un CMMS puede demostrarles a las partes interesadas que el personal del aeropuerto está planificando e implementando las actividades de mantenimiento de una manera apropiada, y que los activos del aeropuerto están cumpliendo los requisitos de desempeño para entregar el LOS requerido. Un CMMS puede ser una herramienta efectiva para que el personal de mantenimiento demuestre que su AMS es efectivo para la gestión de activos aeroportuarios, y que el AMS cumple con los estándares internacionales a través del cumplimiento de la norma ISO 55001.
La siguiente sección de este capítulo se centra en las cláusulas específicas de la norma ISO 55001 y sobre cómo la implementación de un CMMS ayuda a proporcionar evidencia de que el AMS cumple con la norma ISO 55001. La discusión se ha escrito con referencia al documento guía ISO 55002 (emitido en 2014).
Planificación para Alcanzar Objetivos (ISO 55001, Cláusula 6.2.2)
La norma ISO 55001, Cláusula 6.2.2, estipula el requisito de que una organización determine cómo integrar su planificación para lograr sus objetivos de gestión de activos y detalla los requisitos que deben registrarse para la planificación. La mayor parte de la información que se debe registrar para la planificación del mantenimiento se puede realizar dentro de un CMMS. Esta información incluye: qué actividades se realizarán, los recursos requeridos, quién será el responsable, cuándo se completarán las actividades, las implicaciones financieras y no financieras del plan(es), y las acciones que se tomarán para abordar los riesgos y oportunidades asociados con la gestión de activos. Un CMMS facilita la documentación de los AMP de las siguientes maneras:
- La información de planificación de mantenimiento almacenada en un CMMS está disponible para ser recuperada y reportada.
- Se evita la duplicación de información. Por ejemplo, si la estrategia para PM se actualiza desde el mantenimiento basado en el tiempo a el mantenimiento basado en condiciones, el cambio se requiere sólo una vez – en el CMMS – y la distribución del cambio se completa al momento de la emisión de las órdenes de trabajo de mantenimiento del CMMS.
- Un CMMS almacena información detallada y vincula esta información de una manera que permite que AMP detallados sean determinados y documentados. Por ejemplo, un plan de trabajo puede vincularse a órdenes de trabajo PM recurrentes, las cuales están vinculadas a un activo, al miembro del personal responsable, a conjuntos de habilidades requeridas, a fechas de finalización y a un centro de costos. El activo está relacionado con códigos de error, requisitos de salud y seguridad, estimaciones de costos, presupuestos y detalles sobre los atributos del activo. La capacidad de vincular esta información le proporciona al personal de mantenimiento la funcionalidad requerida para cumplir con los estándares internacionales descritos en la norma ISO 55001.
- El riesgo O&M y el riesgo de los activos se puede gestionar a través de un CMMS, las inspecciones asociadas y la información del CM retenida en la base de datos del CMMS como evidencia.
- El almacenar los AMP de mantenimiento dentro de un CMMS permite que el AMP sea funcional. En lugar de estar en un formato de informe estático, el AMP del CMMS está en un formato que el personal puede usar directamente para la gestión de sus actividades de mantenimiento.
Los puntos listados resumen la mayoría de los requisitos de la Cláusula 6.2.2; en consecuencia, el documentar el AMP en un CMMS le proporciona a un aeropuerto la capacidad de cumplir con la mayoría de los requisitos de la norma ISO 55001, Cláusula 6.2.2. Los requisitos restantes de la Cláusula 6.2.2, incluyendo la documentación de la metodología y los criterios para la toma de decisiones y la priorización de recursos y actividades de mantenimiento, se manejan mejor como procedimientos operativos registrados en el sistema de gestión de documentos del AMS. Los resultados de la toma de decisiones se almacenan mejor en la base de datos CMMS y se reportan desde el CMMS cuando el auditor ISO 55001 requiere la evidencia de los AMP de mantenimiento.
Comunicación Interna y Externa (ISO 55001, Cláusula 7.4)
La norma ISO 55001 requiere que una organización determine e implemente protocolos de comunicación tanto interna como externamente. Un CMMS le permite a una organización implementar estos protocolos, y la configuración del flujo de trabajo del CMMS permite que el personal aeroportuario proporcione evidencia del cumplimiento de esta cláusula. Por ejemplo, un CMMS puede proporcionar la evidencia requerida para cumplir con esta cláusula a través de una configuración CMMS para escalar actividades de mantenimiento, notificaciones de gestión de ejecución de trabajo para el personal interno, informes de desempeño a la gerencia de alto nivel, y solicitudes de mantenimiento electrónico automáticas para contratistas subcontratados.
Información Documentada (ISO 55001, Cláusula 7.6)
La norma ISO 55001, Cláusula 7.6, establece que el AMS de una organización debe incluir información documentada para fines legales y reglamentarios, determinada por la organización, y requerida por la norma ISO 55001. La cláusula establece que la información debe tener un proceso de aprobación/revisión, formato, descripción e identificación apropiados y que la información se controlará para garantizar su disponibilidad, idoneidad y protección.
Cuando se configura y controla correctamente, un CMMS les proporciona a los departamentos de mantenimiento la capacidad de gestionar el AMS para cumplir con esta cláusula dentro del estándar internacional. Después de determinar la información que el personal debe recopilar, el CMMS puede configurarse para garantizar el control de la información, incluyendo garantizar que el informe del personal de información tenga los metadatos necesarios asociados y que este sea administrado a través del proceso de revisión y aprobación del aeropuerto. Cuando los miembros del personal reportan información en un CMMS, la información está segura pero accesible, y esta información se puede recuperar cuando sea necesario, incluso durante una auditoria de certificación ISO 55001.
Planificación y Control Operacional (ISO 55001, Cláusula 8.1)
Para cumplir con los estándares internacionales se requiere tener un AMS en funcionamiento para implementar la documentación, monitoreo, controles y planificación operacionales para gestionar la implementación de los AMP (del ISO 55001, Cláusula 6.2.2).
Un CMMS está diseñado específicamente para hacer esto para las actividades de mantenimiento y le proporciona al personal aeroportuario la funcionalidad requerida para implementar el control de procesos, de acuerdo con criterios específicos; registrar y conservar evidencia de que las actividades de mantenimiento dentro de los AMP se han implementado; y registrar y conservar evidencia de que los riesgos han sido tratados y monitoreados por el personal aeroportuario.
Gestión de Actividades Externalizadas (ISO 55001, Cláusula 8.3)
Las actividades externalizadas pueden tener un impacto significativo en alcanzar los objetivos de gestión de activos de un aeropuerto. Para garantizar que este impacto sea positivo, y para cumplir con la norma ISO 55001, se requiere que el personal aeroportuario controle las actividades externalizadas, y se requieren que la gestión de las actividades externalizadas se integre en el AMS. Después de decidir qué actividades de mantenimiento se externalizarán, así como la asignación de responsabilidades para gestión de contratistas, el CMMS puede utilizarse como un software de gestión de contratistas para compartir el conocimiento y la información entre el aeropuerto y los proveedores de servicios contratados.
Monitoreo del Rendimiento de los Activos (ISO 55001, Cláusula 9.1)
El monitoreo, la medición, el análisis y la evaluación son algunos de los requisitos más importantes de un AMS moderno. Para cumplir con los requisitos del estándar internacional, los aeropuertos deben determinar qué activos se deben monitorear; la frecuencia del análisis; y, lo más importante, las metodologías para monitoreo, medición, análisis y evaluación, que producirán resultados válidos. Una vez que se haya completado este paso para cumplir con el estándar internacional, se requerirá que el aeropuerto conserve los registros como evidencia de esta información e informe sobre la efectividad del proceso para la gestión de riesgos.
Un CMMS moderno se puede configurar para recopilar y almacenar datos para cualquier punto de monitoreo. La recopilación de datos de medición se puede realizar de forma manual por el personal y los contratistas, o mediante la integración de datos con SCADA y sistemas similares de monitoreo de rendimiento basados en la instrumentación.
Un CMMS proporciona la base de datos para almacenar mediciones de activos. Los resultados almacenados se pueden utilizar para identificar y evaluar los riesgos y oportunidades que surgen de la gestión de los activos físicos, según se requiere por la norma ISO 55001.
Dentro del CMMS, los datos se pueden almacenar para la condición/estado de activos individuales, la criticidad de activos, y el riesgo resultante de la falla de activos. Tras el análisis de los datos almacenados en el CMMS, se puede mapear el deterior de un activo. Cada vez que se ingresan resultados de monitoreo de condiciones en el CMMS, se puede refinar la precisión de la curva de deterioro. La Figura 7-1 muestra un ejemplo de las diversas técnicas de monitoreo de condiciones usadas para determinar el deterioro de un activo y cómo el monitoreo de condiciones refina la precisión de la curva de deterioro, lo que a su vez mejorará el cálculo de cuándo se requiere una revisión o reemplazo de activos.
Un CMMS puede proporcionar una solución parcial para el monitoreo de rendimiento de activos bajo la Cláusula 9.1, mientras que la implementación de software BI para el análisis y la evaluación de datos aborda otras secciones de esta cláusula. El generar informes de los datos almacenados de un CMMS proporciona al personal las entradas para el análisis de gestión de activos y la evidencia requerida para el monitoreo de activos.
Monitoreo AMS
La norma ISO 55001, Cláusula 9.1, también se refiere al monitoreo y medición de la efectividad del AMS. Los KPI para los procesos de mantenimiento dentro del AMS se pueden recopilar y almacenar en el CMMS, listos para su análisis a través del software BI. Los ejemplos de medidas de desempeño de eficiencia AMS incluyen los tiempos de respuesta del personal a los clientes, los tiempos de finalización del proceso AMS, y si los resultados de la toma de decisiones han cumplido con el requisito de alinearse con los objetivos de la gestión de activos. Un CMMS le permite al personal de la agencia capturar una selección de esta información. En particular, la eficiencia del sistema de ejecución de trabajo de mantenimiento se registra dentro del CMMS como parte de la gestión diaria.
Monitoreo de la gestión de activos
La norma ISO 55001, Cláusula 91, también se ocupa de monitorear y medir el rendimiento de la gestión de activos. En referencia a la norma ISO 55000, el rendimiento de la gestión de activos se relaciona con la realización del valor del activo; la alineación de decisiones, planes y actividades con objetivos; y tener la garantía de que los activos están cumpliendo sus propósitos requeridos. El cumplir con el estándar implica monitorear, medir, analizar y evaluar qué tan bien una organización está reduciendo gastos y riesgos, gestionando el desempeño de los activos y cumpliendo con sus objetivos de gestión de activos.
Un CMMS proporciona la base de datos para almacenar los resultados de los esfuerzos de monitoreo de rendimiento de la gestión de activos de los departamentos de mantenimiento. Ejemplos de medidas de rendimiento de gestión de activos incluyen el rendimiento financiero y no financiero, y puede incluir medidas de retorno de inversión (de activos), utilización de mano de obra, calidad del servicio, y rendimiento de los contratistas. Toda la gestión de ejecución de trabajo de mantenimiento se registra dentro del CMMS, y muchas otras medidas de rendimiento de gestión de activos también se pueden gestionar a través del CMMS. Esta es otra de las ventajas de usar un GMAO.
No Conformidad de Activos y Acciones Correctivas (ISO 55001, Cláusula 10.1)
La norma ISO 55001, Cláusula 10.1, aborda los requisitos para que una organización implemente acciones correctivas cuando identifique un incidente (no conformidad). Se requiere que un AMS que cumpla con el estándar internacional tenga procesos para gestionar las no conformidades con sus activos, gestión de activos y AMS, y que retenga la información documentada. La funcionalidad del CMMS ayuda a gestionar el flujo de trabajo para las no conformidades y para las acciones correctivas para los activos, pero sólo para los activos. La respuesta de no conformidad y la gestión de acciones correctivas para la gestión de activos y AMS se gestionan mejor fuera de un CMMS.
Al gestionar la respuesta a las no conformidades de activos, incluyendo la implementación de acciones correctivas, una parte de la gestión de ejecución de trabajo requerida es registrar y retener información. El personal puede registrar la información CM en el CMMS para las no conformidades de activos descubiertas durante inspecciones, monitoreo de activos, y por partes externas como inquilinos y visitantes del aeropuerto. Para cumplir con el estándar internacional, la información recopilada debe incluir detalles sobre el incidente/no conformidad, la acción tomada para controlar y corregir las consecuencias de la no conformidad, y detalles sobre el trabajo adicional para eliminar la causa de la no conformidad. Si la información se recopila durante la gestión de ejecución de trabajo para la gestión del personal y los activos, esta se puede reportar desde el CMMS para obtener la certificación ISO 55001.
Acciones Preventivas (ISO 55001, Cláusula 10.2)
La norma ISO 55001, Cláusula 10.2, establece que existe un requerimiento para que las organizaciones tengan procesos dentro de su AMS para identificar proactivamente fallas potenciales en el desempeño de los activos. La Cláusula 10.2 vincula la Cláusula 9.1 con la Cláusula 10.1; es decir, cuando se descubre una no conformidad durante el monitoreo de activos, se implementará una respuesta para tratar con las consecuencias, se tomará una acción correctiva para eliminar la causa de la no conformidad y se conservará la información documentada.
La información recopilada y almacenada en el CMMS durante la gestión de ejecución de trabajo puede proporcionar la evidencia requerida para el cumplimiento de la norma ISO 55001 para las organizaciones que administran procesos para acciones preventivas a través del CMMS.
Conclusiones
Por sus características y funcionalidades, Fracttal cuenta con el aval de la familia de normas ISO 55.000, pues es el software CMMS/EAM/GMAO especialmente diseñado para ayudar a las organizaciones, de cualquier sector y tamaño, a cumplir eficientemente tres de los cuatro aspectos fundamentales en los que se basa la gestión de los activos físicos, a saber, la alineación, la garantía y el valor.
Fracttal One es la solución que ayudará a la empresa a:
- Alinear los procesos de gestión de activos físicos con procesos de gestión funcional relacionados a la logística, finanzas o recursos humanos.
- Garantizar la gestión constante de los procesos organizacionales, mediante el monitoreo de cada una de las etapas de la vida útil de los activos, en especial el mantenimiento, así como de la asignación de los recursos necesarios para ejecutar las actividades.
- Procurar la generación de valor, mediante la compilación de todos los datos y la generación de las analíticas necesarias, para comprobar que el enfoque de gestión contemplado en el sistema de gestión de activos físicos está de hecho ayudando a la empresa a cumplir con sus metas productivas y planes de negocios.
La implementación de un software CMMS/EAM como Fracttal One, avalado por la familia de normas ISO 55.000, resulta indispensable para la organización moderna porque le ayuda a verificar la adecuación del sistema de gestión de activos diseñado dentro de la organización a la Norma ISO 55.001, así como a garantizar el cumplimiento de las tareas y actividades previstas en los planes de gestión de gestión de activos.
Fracttal One ofrece funcionalidades adecuadas al cumplimiento de las diferentes cláusulas contempladas en la normativa, pero además tiene la capacidad de vincular toda la información relativa a planes de trabajo, órdenes de trabajo, activos, miembros de los equipos de trabajo, habilidades requeridas, costos, fecha de finalización de las tareas, entre otros, facilitando con ello el monitoreo de las condiciones de los activos, la gestión de riesgos, el cotejo de los planes de gestión contra el cumplimiento de dichos planes, el monitoreo y la conexión de una decisión con sus resultados, el progreso de las actividades de mantenimiento, el mapeo del deterioro de los activos, la medición del rendimiento de los trabajadores y técnicos, así como el cumplimiento de los protocolos de no conformidad.
Fracttal One es la solución todo en uno, que ayudará a tu organización a garantizar el cumplimiento de la norma ISO 55.000, la generación de valor para tu empresa y el cumplimiento de sus planes de negocios.
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