El backlog tiene un impacto significativo en la gestión del mantenimiento y permite direccionar de forma correcta el trabajo de los equipos de mantenimiento.
Lo ideal sería siempre cumplir con el total de las actividades planificadas y programadas, sin embargo, ocurren eventos imprevistos que pueden incluir averías repentinas de equipos o accidentes que requieren atención inmediata, empujando otras tareas de mantenimiento hacia abajo en la lista de prioridades y dejándolas como pendientes o atrasadas.
¿Qué es el Backlog?
El Backlog es un indicador de mantenimiento que expresa el tiempo de trabajo que un equipo de mantenimiento necesita para terminar todas las tareas pendientes. Este índice relaciona las demandas actuales de servicio y la capacidad para atenderlas y su resultado se expresa en semanas de backlog.
Cuando se habla de demandas actuales de servicio, se incluyen todas aquellas ordenes de trabajos que están planificadas y programadas, así como también las que están pendientes por ejecutar.
Por otra parte, la capacidad de atender esta demanda viene dada por las horas hombres disponibles teniendo en cuenta: con cuantos técnicos de mantenimiento dispone la organización y de cuantas horas ellos están disponibles por semana.
En la siguiente infografía se especifica cuáles son las fórmulas utilizadas para el cálculo del indicador de backlog.
Cómo calcular el backlog en mantenimiento
En la misma infografía, se muestran las gráficas para diferentes patrones de backlog que se pueden encontrar en sus organizaciones y que se explica a continuación.
- Patrón A – Comportamiento estable. Indica un control del proceso, quedando por saber solo si el valor del Backlog se encuentra en un nivel aceptable. Lo ideal es que este valor sea lo más cercano a 1.
- Patrón B - Disminución de la demanda de servicios. Causada por la disminución de las OTs programadas y pendientes, en parte, al aumento de la productividad de mantenimiento, la adquisición de nuevas herramientas, la capacitación y formación de los equipos.
- Patrón C - Aumento de la demanda de servicios. Indica un aumento de las órdenes de trabajo pendientes, señalando posibles problemas en el equipo de mantenimiento como la ausencia de motivación y capacitación del personal, la falta de equipamientos y herramientas, la planificación de acciones preventivas ineficientes, y la obsolescencia de los equipamientos, entre otros.
- Patrón D – Curva acentuada de falla crítica. Especifica un largo periodo de downtime de un equipo o activo que está en mantenimiento y se convierte en prioridad para el equipo de mantenimiento, atrasando la finalización de otras actividades.
- Patrón E – Caída abrupta de la curva. Indica una posible contratación de empleados, la movilización interna del personal o la reubicación de recursos o activos. Es de especial cuidado que el indicador de backlog no sea menor que 1, ya que estaría indicado una sobrepoblación de personal y como consecuencia, se tendría gastos innecesarios.
- Patrón F - Oscilación de la curva (onda de sierra). Demuestra un descontrol en la planificación del mantenimiento y problemas con el PCM. Aunque también podría indicar que la empresa opera de forma estacional, por ejemplo, algunas empresas agrícolas.
¿Cómo se calcula el backlog?
El backlog se resume a horas requeridas entre las horas disponibles. Así:
Supongamos que una organización dispone de 12 técnicos de mantenimiento (mecánicos, electricistas, etc.) y cada uno trabaja 44 horas a la semana.
Entonces las horas hombres totales serían:
HH total = 12 x 44 = 528 horas/hombre por semana.
Sin embargo, este número de horas hombre por semana se tiene que ajustar a un factor de productividad del equipo de mantenimiento que se ve impactado por: periodos entre comidas, pausas activas y entrenamientos.
Este factor es diferente para cada empresa e incluso para diferentes equipos de mantenimiento. Para nuestro ejemplo, supongamos que el factor de productividad es del 85%.
Así, calculamos las horas hombres disponibles:
HH Disponibles = 528 x 0.85 = 448 horas/hombre por semana
Ahora que ya tenemos las horas hombres disponibles por semana, se procede a calcular la demanda de trabaja en horas hombre.
Para ello, el sistema de gestión de mantenimiento de la organización indica que existe un total de horas hombre en ordenes de trabajo de 760 horas hombre, distribuidas de la siguiente forma:
- Σ HH OTs Planificadas = 380 horas/hombre
- Σ HH OTs Pendientes = 220 horas/hombre
- Σ HH OTs Programadas = 160 horas/hombre
Entonces, la demanda actual sería:
Demanda actual = 380 + 220 + 160 = 760 horas/hombre
Finalmente calculamos el backlog:
Backlog = Demanda actual / HH Disponibles = 760 / 448 = 1.69 semanas.
¿Ahora te preguntarás, y que significa nuestro resultado de backlog?
En diferentes artículos sobre de backlog se menciona que los gestores de mantenimiento deben esforzarse por mantener un backlog de 4 a 6 semanas en todo momento, y existen dos factores que impulsan este objetivo:
Tener suficiente trabajo identificado para mantener a la fuerza laboral comprometida de manera productiva.
Trasladar el trabajo fuera del backlog para que los solicitantes vean que se están tomando medidas sobre sus solicitudes
Si el backlog es demasiado elevado o demasiado bajo, entonces no podrás satisfacer ambos requisitos mencionado arriba.
Cómo tomar decisiones basadas en el backlog total
El valor final de backlog puede verse afectado ajustando cualquiera de las dos variables:
- Ajustando las Horas Requeridas o demanda
- Ajustando las Horas Disponibles
Dadas las dos opciones, ajustar el componente de Horas Disponibles siempre es la mejor opción. Esto se puede lograr a través de horas extra, mano de obra contratada y cambios estratégicos en los niveles del personal de mantenimiento.
Derivaciones del Backlog
El Backlog puede estratificarse por especialidades (preventivo, correctivo o predictivo) y por personal de mantenimiento (eléctrico, mecánico, etc.) Así, se obtiene una mejor organización del análisis y gestión de los recursos humanos de mantenimiento, facilitando la identificación de cuellos de botella y puntos de mejora, como por ejemplo la falta de mano de obra, la ociosidad del personal, o la planificación inadecuada del mantenimiento.
AL igual que sucede con otros indicadores como la confiabilidad, el MTBF o el OEE, comprender y gestionar eficazmente el backlog en el mantenimiento es crucial para cualquier organización. Ayuda a crear horarios de mantenimiento eficientes, mejora la eficiencia operativa y tiene implicaciones de costos significativas.
A medida que avanzamos más en la era digital, aprovechar la tecnología para gestionar y reducir el backlog en el mantenimiento se volverá cada vez más importante. La gestión efectiva del retraso no solo mantiene el statu quo, impulsa a una organización hacia una mayor eficiencia operativa y, en última instancia, al éxito.