As organizações gastam entre 25% e 35% do seu orçamento em custos de inventário. Dentro desse percentual, aproximadamente 25% dos custos totais de inventário são destinados especificamente ao armazenamento e manutenção de estoques.
A gestão eficiente dos custos de inventário é essencial ao liderar um departamento de manutenção, impactando significativamente o orçamento anual e os resultados globais da empresa. Em outras palavras, os custos associados ao inventário fazem a diferença entre lucros e perdas.
O objetivo das empresas é manter estoques suficientes para atender às programações de ordens de serviço, ao mesmo tempo em que mantêm baixos os custos de inventário para aumentar a rentabilidade.
O que são exatamente os custos de inventário?
Os custos de inventário são despesas geradas pelas empresas para adquirir, armazenar e gerenciar seus estoques. Na manutenção, os custos de inventário incluem elementos associados ao armazenamento, utilização e reposição de peças de reposição e equipamentos necessários para as atividades de manutenção.
Essas despesas se somam ao preço de compra inicial dos itens do inventário, incluindo gastos com armazenamento, manuseio, seguros, depreciação, obsolescência, pedidos, deterioração e possíveis escassez.
Importância de calcular os custos de inventário
Quando há muito capital investido em inventário, isso pode ter um impacto negativo no resultado financeiro. Saber quanto é gasto no inventário ajuda a entender como gerenciar esse importante custo de forma estratégica para manter os custos gerais baixos e os lucros altos.
Isso pode ser alcançado de várias maneiras, incluindo:
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Ter a previsibilidade adequada do inventário, sendo a implementação de um CMMS como o Fracttal One essencial para otimizar os níveis de inventário.
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Implementar estratégias para reduzir os custos de armazenamento (por exemplo, alocação eficiente de espaço no armazém).
Custos de inventário em manutenção: tipos e como calculá-los
Para entender quanto o inventário custa à sua organização ao longo do tempo, é necessário acompanhar vários gastos diferentes ao calcular os custos totais de inventário.
Custos por pedido de compra
Os custos por compras são despesas geradas ao realizar um pedido de estoque.
Esses custos podem incluir o custo do próprio inventário, despesas de envio e manipulação, além de impostos ou tarifas que possam ser aplicados ao pedido. Os custos de pedido também podem abranger despesas de armazenamento ou depósito que possam surgir enquanto os itens estão armazenados aguardando envio.
Custos por pedidos = Número de pedidos realizados x Custo por pedido
Custos de manutenção
Os custos de manutenção estão relacionados à conservação e armazenamento de estoques por um período determinado.
Esses custos incluem despesas com armazém e segurança, prêmios de seguros, impostos sobre propriedade, depreciação e outras despesas associadas. As organizações podem calcular os custos de manutenção tomando o valor médio do estoque e aplicando uma taxa de custos de manutenção predefinida.
Custos de manutenção = Valor médio do estoque x Taxa de custos de manutenção
Custos por escassez
Os custos por escassez surgem quando o inventário não está disponível quando necessário, causando interrupções nas operações de manutenção.
O cálculo desses custos pode ser mais complexo, envolvendo a estimativa da perda potencial de receitas devido a períodos de inatividade e o custo das medidas de emergência adotadas para lidar com a escassez, como envios de emergência.
Custos por obsolescência
Esses custos surgem devido a implementações tecnológicas, modificações nas especificações técnicas dos produtos ou a probabilidade de danos.
Essas despesas englobam amortizações, taxas de eliminação e a perda de valor relacionada a inventários não utilizados. Ao avaliar os custos de obsolescência, as organizações devem considerar tanto o valor dos inventários obsoletos quanto os custos associados à sua eliminação.
Além disso, no cálculo, é possível incorporar os custos de seguros destinados a cobrir situações de obsolescência ou possíveis danos ao inventário.
Métodos e cálculos de avaliação de estoques
Os métodos de avaliação de estoques são utilizados para obter informações financeiras, como calcular o valor do estoque final no balanço e determinar o custo dos itens usados nas atividades de manutenção.
Esses cálculos são essenciais para a tomada de decisões, gestão financeira e determinação da rentabilidade. A gestão de estoques, cálculos fiscais e análise financeira dependem deles.
A seguir estão os métodos mais utilizados pelos gestores de manutenção:
First-in, First-out (FIFO)
É um método de contabilidade e gestão de estoques que segue o princípio de que os primeiros itens, sejam peças ou materiais que entram no estoque, são os primeiros a serem utilizados. Em outras palavras, os itens mais antigos são consumidos antes dos itens mais recentes.
Este enfoque garante que os custos associados aos itens utilizados reflitam os custos mais antigos no estoque. FIFO é comumente usado em indústrias onde a expiração ou obsolescência dos produtos é uma consideração importante.
Para calcular o valor do estoque final usando o método FIFO, é necessário seguir os seguintes passos:
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Passo 1: Calcule o custo do estoque mais antigo.
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Passo 2: Divida o custo por unidade do estoque mais antigo pelo que resta desse lote do estoque.
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Passo 3: Para os lotes subsequentes, se aplicável, repita os passos 1 e 2.
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Passo 4: Para obter o valor total do estoque final, some os valores dos passos 2 e 3.
Aqui está um exemplo de cálculo para três lotes diferentes de parafusos M16x10:
| Lote | Data de compra | Quantidade | Custo por unidade ($) |
| Lote 1 | 10/08/2023 | 400 | 0,25 |
| Lote 2 | 22/10/2023 | 300 | 0,30 |
| Lote 3 | 15/11/2023 | 100 | 0,40 |
Cálculo do estoque final usando FIFO:
Lote 1 ➡ ️400 unidades x 0,25 $ por unidade = 100 $
Lote 2 ➡ 300 unidades x 0,30 $ por unidade = 90 $
Lote 3 ➡ 100 unidades x 0,40 $ por unidade = 40 $
Valor total do estoque final = 100 $ + 90 $ + 40 $ = 230 $.
Last-in, First-out (LIFO)
Opera sob a ideia de que os itens mais recentes que entram no estoque são os primeiros a serem utilizados. Em outras palavras, os itens mais recentes são consumidos antes dos itens mais antigos.
Este enfoque implica que os custos associados aos produtos vendidos ou utilizados refletem os custos mais recentes no estoque. LIFO pode ser benéfico em situações em que os custos dos produtos aumentaram ao longo do tempo.
No entanto, é importante destacar que o uso de LIFO pode ter implicações fiscais e contábeis específicas, e sua aplicação pode variar de acordo com as regulamentações contábeis em diferentes regiões.
Procedimento para calcular o valor do estoque final usando a técnica LIFO:
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Passo 1: Determine o custo do estoque mais recente (itens comprados por último).
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Passo 2: Multiplique o custo por unidade do estoque mais recente pela quantidade de estoque que resta desse lote.
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Passo 3: Para os lotes subsequentes, se aplicável, repita os passos 1 e 2.
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Passo 4: Some os valores obtidas na etapa 2 para calcular o valor total do estoque final.
Considerando o mesmo exemplo mostrado anteriormente:
Lote 3 ➡ 100 unidades x 0,40 $ por unidade = 40 $
Lote 2 ➡ 300 unidades x 0,30 $ por unidade = 90 $
Lote 1 ➡ ️400 unidades x 0,25 $ por unidade = 100 $
Valor total do estoque final = 40 $ + 90 $ + 100 $ = 230 $
Fatores que afetam o custo dos inventários nas operações de manutenção
Os custos de inventário podem aumentar devido a mudanças imprevisíveis na demanda.
Variedade do mercado
As organizações podem reduzir o impacto da variabilidade da demanda nos custos de inventário ao analisar dados históricos, usar métodos de previsão de demanda e otimizar estratégias de reposição de inventário.
Tempo de entrega
O tempo de entrega é considerado o tempo necessário para atender a um pedido desde o momento em que é feito. Tempos de entrega mais longos podem resultar em maiores custos de inventário, pois é necessário manter níveis de estoque mais altos para levar em consideração o tempo entre a realização do pedido e sua recepção.
Ao reduzir os tempos de entrega por meio de uma gestão eficaz de fornecedores, otimização de processos e adoção de tecnologia, as empresas podem minimizar os custos de manutenção de inventário e melhorar a eficiência operacional.
Desabastecimento e excesso de inventário
O desabastecimento ocorre quando os níveis de estoque são insuficientes para atender à demanda das atividades de manutenção, enquanto o excesso de inventário ocorre quando os níveis de estoque excedem os requisitos de demanda.
Ambos os cenários podem ter efeitos negativos nos custos de inventário. O desabastecimento pode levar a tempos de inatividade elevados nos equipamentos. O excesso de inventário imobiliza o capital, gera custos de retenção e aumenta o risco de obsolescência.
Implementar mecanismos robustos de controle de inventário e aproveitar a previsão da demanda pode ajudar a manter ótimos níveis de inventário.
Taxas de falha de equipamento
Taxas mais altas de falha de equipamento podem levar a um aumento no inventário de peças de reposição e custos de envio necessários para minimizar o tempo de inatividade. Ao adotar tecnologias de manutenção preditiva e otimizar a gestão de peças de reposição, as empresas podem minimizar as taxas de falha de equipamento e os custos de inventário associados.
Desempenho do fornecedor
Atrasos nas entregas, problemas de qualidade e fornecedores não confiáveis podem interromper as cadeias de suprimentos e custar dinheiro às empresas. Ao estabelecer relacionamentos sólidos com fornecedores confiáveis, realizar avaliações de desempenho e promover canais eficazes de comunicação, os profissionais de manutenção podem reduzir o risco de interrupções no inventário e otimizar custos.
Vantagens ao implementar o Fracttal One para aprimorar a gestão dos custos de inventário
O Fracttal One oferece um módulo centralizado para armazenar e gerenciar os dados de inventário, eliminando a necessidade de planilhas ou manutenção manual de registros. Essa centralização melhora a precisão dos dados, reduz os erros, facilitando um controle eficiente de inventário.
Além disso, proporciona visibilidade em tempo real dos níveis de inventário, permitindo que os profissionais de manutenção monitorem os níveis, tanto máximos quanto mínimos, gerando alertas automáticos que indicam a necessidade imediata de reposição e, assim, possíveis problemas com a disponibilidade.
Por outro lado, permite monitorar o desempenho dos fornecedores acompanhando os prazos de entrega e a qualidade dos produtos. Esses dados permitem que os profissionais de manutenção avaliem e colaborem efetivamente com os fornecedores, garantindo um fornecimento confiável e pontual do inventário.
Finalmente, a implementação do Fracttal One ajuda a reduzir os custos de transporte, permitindo a aplicação da gestão de inventário just-in-time (JIT). Um sistema no qual os estoques são solicitados e entregues apenas quando necessários, minimizando a quantidade de peças disponíveis.