Kanban - gestão visual da manutenção

A gestão de ativos e a manutenção eficaz são fundamentais para qualquer organização que dependa de ativos e infraestrutura para operar. Nesse sentido, a metodologia Kanban, conhecida por seu sucesso na manufatura e logística, também encontrou aplicação na manutenção.

Neste artigo, exploraremos como o Kanban se tornou uma ferramenta essencial para a gestão de ativos e como pode otimizar e melhorar a eficiência nas operações da manutenção.

O que é Kanban na manutenção?

Kanban é uma expressão japonesa formada por Kan, que significa visual, e Ban, que se refere a cartão. Portanto, é uma técnica que utiliza cartões, quadros ou sistemas visuais para controlar e gerenciar as tarefas de manutenção. Assim como na manufatura, o Kanban na manutenção se baseia em princípios de visualização e fluxo de trabalho, tornando-se uma ferramenta poderosa para a gestão de ativos.

Benefícios técnicos da implementação do Kanban na manutenção

Em um estudo de 2017 realizado pela Forbes Insights, 82% dos entrevistados afirmaram que a capacidade de adotar abordagens ágeis é importante para a implementação de iniciativas estratégicas.

O foco do Kanban está em priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é fornecer um trabalho mais transparente e focado, visando evitar interrupções. Para compreender melhor esse método, destacamos seus principais benefícios.

Maior visibilidade em tempo real

Proporciona uma visão em tempo real de todas as tarefas pendentes, em andamento e concluídas. Isso é alcançado por meio de um sistema visual de quadros que refletem o fluxo de trabalho. Os técnicos podem ver instantaneamente o status das tarefas, facilitando uma gestão mais eficaz e tomadas de decisão informadas.

Otimização precisa de recursos

Permite uma alocação mais precisa de recursos. As equipes podem identificar facilmente áreas de trabalho com excesso de tarefas e aquelas com capacidade para receber mais. Isso evita sobrecargas de trabalho e assegura uma distribuição adequada de recursos, maximizando a produtividade.

Redução significativa da inatividade

Um dos benefícios técnicos mais relevantes do Kanban na manutenção é sua capacidade de reduzir drasticamente a inatividade não planejada. Problemas e solicitações de serviço são abordados de maneira mais rápida e eficiente, minimizando o tempo em que os ativos estão fora de operação.

Facilita a identificação de melhorias no processo

O Kanban é uma ferramenta técnica valiosa para identificar áreas de melhoria nas operações de manutenção. Ao visualizar claramente o fluxo de trabalho, as equipes podem identificar gargalos, atrasos e processos ineficientes. Isso abre caminho para melhorias e permite que as organizações aprimorem suas operações de manutenção com base em dados objetivos.

Automatização e rastreamento em tempo real

A implementação do Kanban se beneficia ainda mais com a integração de software especializado, como o sistema de gestão de manutenção assistido por computador (CMMS). Isso permite a automação de tarefas, o rastreamento em tempo real e a geração de relatórios detalhados sobre o desempenho da manutenção. Os técnicos podem acessar facilmente informações essenciais e tomar decisões baseadas em dados precisos.

Os 5 passos para implementar Kanban na manutenção

O Kanban pode ser considerado uma metodologia ágil devido ao seu objetivo de evitar a procrastinação e melhorar a produtividade no dia a dia. Assim, apresentamos os 5 passos para sua implementação.

1. Desenhar no quadro Kanban

Crie um quadro Kanban que reflita com precisão o fluxo de trabalho da manutenção. Esse quadro deve incluir colunas representando as diferentes etapas do processo, como "Solicitação", "Planejamento", "Execução" e "Conclusão". Cada coluna deve ser visualmente clara e etiquetada adequadamente.

2. Utilização de cartões Kanban

Cada tarefa de manutenção é representada por um cartão Kanban. Esses cartões devem conter informações essenciais, como a descrição da tarefa, a data de vencimento, a prioridade e os recursos necessários. Também podem incluir detalhes técnicos, como diagramas, instruções de segurança e especificações das peças.

3. Estabelecer limites de trabalho em progresso (WIP)

Para garantir um fluxo de trabalho eficiente, é necessário estabelecer limites de trabalho em progresso (WIP - Work In Progress) em cada coluna do quadro Kanban. Isso significa permitir apenas um número predeterminado de cartões em cada estágio do processo. Ao limitar a quantidade de trabalho em progresso, evita sobrecarregar os técnicos e mantém um fluxo constante de tarefas.

4. Medir e melhorar

O aspecto técnico da implementação do Kanban na manutenção envolve o monitoramento contínuo do desempenho. Métricas-chave devem ser estabelecidas, como tempo de resposta às solicitações de manutenção, tempo médio de execução e quantidade de tarefas concluídas por período.

Essas métricas fornecem dados objetivos para avaliar o processo e tomar decisões embasadas em dados. A melhoria contínua é fundamental; as equipes devem se reunir regularmente para analisar os dados e fazer ajustes no processo para otimizar a eficiência e a qualidade da manutenção.

5. Integração de software

Para elevar a implementação do Kanban a um patamar mais avançado, muitas organizações optam por utilizar software de gestão de manutenção (CMMS) que inclua funcionalidades Kanban. Isso facilita a automação de tarefas, o rastreamento em tempo real e a geração de relatórios detalhados sobre o desempenho da manutenção.

Diferenças entre Kanban e Scrum

Kanban e Scrum são metodologias ágeis populares usadas na gestão de projetos para aprimorar a eficiência, flexibilidade e colaboração dentro das equipes. No entanto, elas não são sinônimos nem iguais, pois possuem algumas diferenças em seus princípios, práticas e abordagens. Aqui estão algumas das principais diferenças entre Kanban e Scrum:

• Tipo de metodologia: O Kanban é frequentemente considerado uma metodologia lean ou baseada em fluxo. Ele se concentra na visualização do trabalho, gestão do trabalho em progresso e otimização do fluxo de tarefas por meio de um processo. Por outro lado, o Scrum é uma metodologia iterativa e com prazos definidos no tempo, dividindo o trabalho em iterações de duração fixa chamadas "sprints", com um conjunto definido de tarefas a serem completadas dentro de cada sprint.

• Gestão de trabalho: O Kanban é mais flexível e permite entrega contínua. O trabalho é retirado de um backlog à medida que os recursos estão disponíveis, e não há prazos fixos para a conclusão das tarefas. Já o Scrum opera em intervalos de tempo fixos (sprints), geralmente de 1 a 4 semanas.

• Roles: O Kanban não ordena papéis específicos. Os membros da equipe frequentemente possuem papéis mais flexíveis e podem assumir diferentes tarefas conforme necessário. Por outro lado, o Scrum define papéis específicos, como o Scrum Master e o Product Owner. Esses papéis têm responsabilidades definidas.

• Planejamento: O Kanban não tem reuniões de planejamento fixas. O trabalho é continuamente retirado do backlog à medida que a capacidade permite. Já o Scrum possui reuniões de planejamento fixas no início de cada sprint (Sprint Planning), onde tarefas são selecionadas do backlog do produto e comprometidas para conclusão durante esse sprint.

• Gestão de mudanças: O Kanban permite mudanças nas prioridades e tarefas a qualquer momento, sendo adequado para ambientes com requisitos que mudam frequentemente. Por outro lado, o Scrum encoraja a estabilidade durante os sprints, e as mudanças no sprint backlog são minimizadas uma vez que um sprint é iniciado. Geralmente, as mudanças são adiadas para o próximo sprint.

• Métricas: As Métricas comuns no Kanban incluem tempo de ciclo, tempo de entrega e capacidade de produção, focando na melhoria da eficiência e previsibilidade do trabalho. Já o Scrum utiliza métricas como velocidade e gráficos de burn-down para medir o progresso dentro dos sprints e prever quanto trabalho pode ser concluído em futuros sprints.

Tanto o Kanban quanto o Scrum têm suas forças e podem ser eficazes, mas escolher a metodologia certa depende das necessidades específicas, objetivos e cultura da equipe ou organização. Alguns times até optam por incorporar elementos de ambas as metodologias, criando uma abordagem híbrida que se adapta às suas circunstâncias únicas.

Resumindo, a técnica de Kanban na manutenção não apenas melhora a visibilidade e eficiência na gestão de ativos, mas também contribui para a redução de custos e inatividade. É uma metodologia versátil que se adapta perfeitamente às necessidades mutáveis das operações de manutenção no ambiente industrial atual. Sua implementação pode fazer a diferença na eficiência e desempenho de uma organização.