O que é um software CMMS
Um CMMS ou Sistema de Gestão de Manutenção Assistida por Computador (em inglês, Computerized Maintenance Management System), é um software utilizado por empresas para gerenciar e controlar as atividades de manutenção. Essas atividades podem incluir o agendamento de manutenção preventiva, a gestão de ordens de serviço, o controle de inventário de peças de reposição, a gestão de ativos, o agendamento de recursos e a geração de relatórios de manutenção, entre outros.
Este software permite que as companhias otimizem a gestão de equipamentos e ativos, o que, por sua vez, pode resultar em redução de custos, maior eficiência operacional e melhor planejamento a longo prazo. Ao manter um registro centralizado de todos os dados relacionados à manutenção, os CMMS facilitam a tomada de decisões e a melhoria contínua dos processos de manutenção. Além disso, esses sistemas geralmente são escaláveis e personalizáveis para se adaptarem às necessidades específicas de cada organização.
Para que serve um CMMS e por que é necessário para o seu plano de manutenção
Pode ser que na sua empresa isso seja o habitual: as estantes estão cheias de papéis e pastas, as ordens de serviço se perdem, não há controle sobre as garantias dos equipamentos e/ou clientes, não se sabe quais são as tarefas pendentes ou como os técnicos estão investindo seu tempo, não há controle sobre o estoque de peças e ferramentas, não se conhecem as falhas mais frequentes e como evitá-las, não se sabe qual é a vida útil dos ativos... tranquilo, você não é o único com esses problemas!
Segundo a Gartner, 90% das empresas não possuem uma solução adequada para a gestão da manutenção de seus ativos físicos, sendo esse número ainda maior nas pequenas e médias empresas. Geralmente, as organizações são pouco automatizadas na gestão de manutenção. No melhor dos casos, utilizam planilhas ou até registros manuais com lápis e papel, o que claramente dificulta o cuidado adequado da saúde de seus ativos.
Isso acontece, em parte, porque os softwares de gestão de manutenção tradicionais exigem instalações complexas, difíceis de usar e implementar, além de serem extremamente caros. Esse cenário mudou radicalmente nos últimos anos, com a evolução impulsionada pelo surgimento de diversas startups de software, tornando esse tipo de tecnologia muito mais acessível para as PMEs. Essa evolução se caracterizou pela digitalização e popularização de softwares totalmente hospedados na nuvem, permitindo oferecer aos clientes modelos de software como serviço (SaaS), sem a necessidade de comprar uma licença.
Um software de manutenção CMMS não apenas ajuda a configurar um plano de manutenção que gera automaticamente as ordens de serviço e as atribui aos responsáveis, mas também é o cérebro que permite ter um controle global da área: registro e controle de equipamentos, localizações, fornecedores e contratados, gestão de estoque de peças e ferramentas, gestão de tarefas e solicitações, administração de garantias, monitoramento de condições, entre outros aspectos, fornecendo finalmente inteligência com indicadores para a tomada correta de decisões.
Um programa de manutenção substitui o controle manual e diminui drasticamente a margem de erro, pois confere inteligência à organização, ajudando a gerar índices estatísticos precisos que permitem realizar tanto uma boa gestão de ativos físicos quanto tomar decisões baseadas em evidências reais e objetivas.
Se uma empresa ainda realiza ordens de serviço em papel e sempre dependeu da manutenção corretiva (esperando que o equipamento falhe ou mostre sinais de danos para realizar reparos), mostramos várias razões pelas quais você deveria considerar urgentemente implementar um software desse tipo.
Quais são as vantagens ao utilizar um CMMS
A implementação de um CMMS oferece uma série de vantagens significativas para os departamentos de manutenção em uma empresa. A seguir, mostramos as 10 principais vantagens de contar com um CMMS:
1. Aumenta a segurança
A segurança é um elemento de extrema importância na indústria. Talvez a razão mais importante para investir em um CMMS seja aumentar a segurança dos equipamentos e instalações. Falhas nos ativos físicos não apenas podem acarretar reparações caras, mas, dependendo do tipo de equipamento, uma falha catastrófica também pode causar danos físicos a equipe. Por exemplo, se uma mangueira desgastada bombeia materiais perigosos e falha de repente, isso pode ferir gravemente um operador. Isso não apenas causaria danos às instalações e interromperia a produção, mas também exporia a empresa a ser processada por negligência.
Vemos então por que um plano de manutenção adequado se torna uma necessidade para garantir que se mantenha um ambiente de trabalho seguro e eficiente.
2. Prolonga a vida útil dos ativos
Uma das principais razões para o investimento em um programa de manutenção online e otimização de processos é que ele pode contribuir significativamente para prolongar a vida útil dos ativos. Quando o equipamento é negligenciado e não é mantido adequadamente, sua vida útil pode diminuir drasticamente, o que implica um aumento imediato em gastos com substituição de equipamentos e ajustes nas plantas produtivas.
Muitas empresas tendem a pensar que não realizar a manutenção adequada é uma forma de economizar dinheiro, mas, na verdade, é exatamente o oposto. O tempo e o dinheiro investidos na manutenção dos ativos prolongarão sua vida útil, o que pode economizar muito dinheiro a longo prazo, pois não será necessário substituir o ativo com tanta frequência. Além disso, quando a vida útil de um ativo ou equipamento é prolongada ao máximo, isso se torna muito mais sustentável e amigável ao meio ambiente, pois diminui também a quantidade de ativos desincorporados que se tornam automaticamente resíduos.
3. Aumenta a produtividade
Não apenas os danos inesperados podem causar uma redução na produtividade, mas a falta de manutenção regular também pode fazer com que o ativo perca a eficiência ao longo do tempo. Após o uso contínuo, todos os equipamentos e dispositivos começam a se deteriorar em sua função, ficando menos eficientes e confiáveis. Embora o desgaste geralmente ocorra de forma lenta, a queda na produção provavelmente ocorrerá. No entanto, grande parte desse desgaste pode ser evitado investindo em um software, realizando um plano de manutenção preventiva e programando ordens de serviço no momento adequado. Ao cuidar dos ativos físicos, é possível desacelerar esse processo de deterioração e, assim, aumentar a produtividade.
4. Evita atrasos na produção
Esperar até que um ativo mostre sinais de problemas ou falhe completamente antes de realizar a manutenção necessária pode fazer com que um equipamento essencial fique inutilizável por um período significativo. Isso pode resultar em queda na produção, gerando atrasos, vendas perdidas, perda de contratos e uma diminuição direta na receita. Portanto, embora a implementação de um plano de manutenção possa parecer um gasto desnecessário, a manutenção preventiva deve ser vista como um investimento que economiza custos na estabilidade futura.
Neste ponto, é importante fazer uma observação: nem sempre uma estratégia de manutenção corretiva é um enfoque negativo. Existem situações em que operar o ativo até que falhe é uma estratégia correta, dependendo da relação risco/rentabilidade. Por exemplo, a relação risco/rentabilidade de uma lâmpada falhar em um escritório administrativo é muito diferente de uma lâmpada falhar em uma sala de cirurgia no meio de uma operação.
5. Evita reparos maiores
Ao implementar um plano adequado e usar um software de manutenção, você reduzirá os reparos importantes. O fato é que todos os problemas de manutenção pioram com o tempo, e quanto mais tempo demoramos para resolver um problema, mais danos ele pode causar. Depender da manutenção corretiva resulta em realizar manutenção com menos frequência, mas isso provavelmente também causará a falha do ativo, exigindo reparos caros e complexos.
6. Reduz os custos totais de manutenção
Em geral, existe a ideia errônea de que a manutenção preventiva será cara e desnecessária. No entanto, a manutenção preventiva e proativa geralmente tem o efeito oposto, pois já foi comprovado que reduz os custos de manutenção ao permitir detectar problemas pequenos antes que se tornem grandes problemas. Investir em manutenção, reparos regulares e de baixo custo pode ajudar a garantir que os ativos não precisem de reparos caros no futuro e pode economizar muito dinheiro ao evitar a substituição prematura desses equipamentos.
Como pode ser visto, um plano de manutenção adequado é fundamental para garantir que os ativos físicos funcionem de maneira eficiente e segura. Além disso, uma abordagem proativa para a manutenção ajudará a economizar dinheiro em reparos e substituições. No entanto, planejar um programa de manutenção preventiva e determinar o que deve ser feito e quando pode ser extremamente difícil, já que será necessário rastrear os dados manualmente para determinar quando a manutenção deve ser realizada com base no tempo e nos dados de uso.
7. Impulsiona a transformação digital
A transformação digital é uma realidade à qual não podemos virar as costas, pois as organizações que ficam para trás nesse aspecto perdem significativamente competitividade e eficiência em suas operações. Portanto, usar um software para gerenciar a manutenção em uma empresa é um passo importante no processo de digitalização.
8. Aumenta a visibilidade e o controle dos ativos
O software de manutenção centraliza em uma única base de dados todas as informações dos equipamentos e ativos: localização, data de compra, manutenções realizadas, histórico de avarias, avaliações de eficiência, etc.
Isso permite um melhor controle dos ativos, o que resulta em maior rentabilidade, redução do tempo de inatividade, diminuição das possibilidades de falhas, redução da periodicidade das revisões, entre outras vantagens.
9. Melhora a tomada de decisões
Outra grande vantagem deste tipo de programa é a capacidade de documentar as atividades de manutenção e colocar esses dados nas mãos dos profissionais responsáveis, juntamente com relatórios baseados em KPIs previamente determinados. Com todas essas informações, é possível tomar melhores decisões e otimizar a gestão da manutenção.
10. Facilita a manutenção preventiva e preditiva
O uso de um CMMS em uma empresa permite executar planos com uma abordagem proativa e não reativa. Além disso, com a inteligência artificial, sensores e dispositivos de IoT podem fornecer informações em tempo real sobre o funcionamento dos ativos e emitir alertas preventivos antes que se quebrem. Isso é de suma importância para o desempenho do negócio, pois prolonga a vida útil dos ativos, evita danos maiores e paralisações na produção.
Como escolher o CMMS mais adequado para sua empresa
Como mencionamos anteriormente, um CMMS é um programa que processa e centraliza todas as informações sobre a gestão de manutenção, ajudando a otimizar o controle dos nossos ativos.
De acordo com dados coletados pelo Finances Online, 52% das indústrias em todo o mundo utilizam um sistema CMMS em sua estratégia de manutenção. Trata-se de uma plataforma oferecida na modalidade SaaS (software como serviço), permitindo que as organizações acessem soluções de ponta sem a necessidade de investir em desenvolvimentos ou infraestrutura de TI, tudo graças às possibilidades da nuvem.
Além de sistematizar processos, quais funcionalidades um bom software de manutenção CMMS deve ter? Explicamos aqui.
- Criação de um catálogo de ativos
- Acessibilidade na nuvem: 100% cloud
- Geração de relatórios em tempo real
- Acesso de qualquer dispositivo
- Definição de todos os indicadores-chave
- Compatibilidade com outros softwares
- Filtros e listas como métodos de organização
- Automatização de processos
Criação de um catálogo de ativos
Após inserir o nome e as características dos nossos ativos, podemos criar uma lista detalhada de cada um deles, atribuindo localizações, peças de reposição, materiais e tudo o necessário para uma gestão eficiente. Também é possível adicioná-los à base de dados usando um leitor de códigos QR, sem a necessidade de documentar manualmente.
Acessibilidade na nuvem: 100% cloud
Todas as informações coletadas dos nossos ativos e ordens de serviço são armazenadas na nuvem. Isso permite que todos os usuários e colaboradores acessem as informações de qualquer lugar, conforme permissões previamente definidas, proporcionando maior mobilidade e segurança nos processos.
Geração de relatórios em tempo real
Acabaram os dias de analisar relatórios em diversas planilhas. Um software CMMS nos informa minuto a minuto sobre as métricas de desempenho dos ativos e gera relatórios gráficos para facilitar nossa análise decisiva.
Acesso de qualquer dispositivo
Celular, computador ou tablet: podemos acessar o painel de controle e gerenciar nossas operações com facilidade a partir de qualquer dispositivo. Isso nos permite atribuir tarefas e responsáveis, além de acompanhar o progresso das atividades de manutenção em um único local.
Definição de todos os indicadores-chave
Un software GMAO debe ofrecer indicadores de rendimiento (KPI) claves para monitorizar el estado de los activos, como el promedio de tiempo transcurrido entre fallos (MTBF) y el lapso que un equipo parará por reparaciones (MTTR), así como indicadores de disponibilidad, confiabilidad, horas de espera y mucho más. Únicamente hemos de definir cuáles priorizar.
Um CMMS deve fornecer indicadores de desempenho (KPIs) fundamentais para monitorar o status dos ativos, como o tempo médio entre falhas (MTBF) e o tempo necessário para reparações (MTTR), além de indicadores de disponibilidade, confiabilidade, horas de espera e muito mais. Basta definir quais indicadores priorizar.
Compatibilidade com outros softwares
Um sistema especializado em manutenção de ativos deve ser capaz de integrar-se com outros softwares que gerenciam informações de estoque e inventário, complementando os dados para melhorar a tomada de decisões.
Filtros e listas como métodos de organização
Um software CMMS nos permite criar filtros, personalizá-los e salvá-los para uso imediato. Assim, é possível encontrar ativos e ordens de serviço com apenas alguns cliques.
Automatização de processos
Um CMMS otimiza as operações diárias ao automatizar diversos processos do dia a dia. Receber relatórios, delegar tarefas, iniciar processos e notificar os responsáveis pelas ordens de serviço automaticamente reduz os tempos de espera e economiza custos.
Fatores importantes ao implementar um CMMS
Existem uma série de fatores importantes para a implementação bem-sucedida de um CMMS. A seguir, apresentamos os principais:
1. Defina suas necessidades: o que você precisa de um CMMS?
A contratação de um CMMS não deve ser tomada de forma leviana, especialmente quando estamos iniciando ou melhorando os processos do nosso departamento ou área de manutenção. A escolha inadequada pode ser a principal causa do provável fracasso de nossa implementação.
Ao escolher um CMMS, faça as seguintes 5 perguntas:
- Quais são minhas principais necessidades?
- Quais são os processos críticos que eu desejo que um CMMS cubra?
- O CMMS oferece 100% de mobilidade?
- O CMMS pode ser facilmente integrado com outras soluções ou ferramentas atuais da minha empresa?
- O CMMS é transversal? Posso controlar e gerenciar qualquer tipo de ativo e de manutenção?
2. Planeje seu projeto
Faça o possível para não deixar nenhum detalhe de fora:
- Determine os alcances do seu projeto e os prazos dos responsáveis por cada um dos processos atribuídos.
- Tenha clareza sobre os indicadores ou KPIs que você deseja obter.
- Defina os dados a serem coletados, como: como os ativos serão codificados (equipamentos, localizações, veículos, ferramentas e suprimentos).
Sem dúvida, a segunda maior causa de uma má gestão de ativos ou falha na implementação de um CMMS está relacionada à criação inadequada dos planos de manutenção. Por isso, é importante que você defina o nível de detalhe necessário na geração dos seus planos, recursos a serem utilizados, etc. Uma configuração incorreta e um cronograma inadequado dos planos de manutenção podem resultar em atrasos consideráveis na implementação, ou até mesmo em trabalho dobrado nesta etapa.
3. Prepare o terreno para a implementação: conscientize sua equipe
É muito importante conscientizar a equipe sobre os "benefícios" que a implementação de um CMMS trará nas atividades diárias: redução de manutenções corretivas, controle de tempos, obtenção rápida e eficaz de informações, redução no cálculo de indicadores, etc.
4. Aplique uma regra de 3 soluções para um problema
Se surgir uma situação que requer uma decisão, além de identificar a necessidade, sempre apresente três possíveis soluções para o problema. Isso ajudará, primeiro, a fazer com que o responsável se sinta mais envolvido e, principalmente, a criar uma mentalidade e atitude proativa.
5. Defina o calendário de metas, compromissos e responsáveis
Sempre trabalhe com um calendário de atividades. Este ponto é muito importante e, em grande parte, determina o sucesso do seu projeto. Tudo o que não é documentado e compartilhado com a equipe pode se perder ao longo do caminho. Por isso, é fundamental manter os envolvidos informados sobre os processos e metas a serem cumpridas, especialmente se houver alterações durante a implementação. O líder do projeto será um dos pilares mais importantes para garantir que as atividades planejadas sejam realizadas e, se necessário, aplicar ações corretivas caso as datas estipuladas não sejam alcançadas.
6. Levantamento e carga de informações
O levantamento de inventário dos seus ativos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora. Daqui dependerá, em grande parte, as informações com as quais você poderá trabalhar e obter do seu CMMS. Muitas empresas perguntam quanto tempo essa tarefa leva, mas é muito difícil definir um tempo exato, pois dependerá de diversos fatores, como a quantidade de ativos, o nível de detalhamento das informações a serem coletadas, o tempo disponível para isso, o número de pessoas envolvidas, entre outros.
Após coletar as informações, envie-as para uma etapa de revisão pelos envolvidos, incluindo os técnicos que trabalharão com o CMMS no dia a dia. Carregar as informações sem essa revisão pode resultar em problemas como duplicação de dados ou interpretação incorreta de conceitos.
7. Testes preliminares e liberação
Ativar o CMMS após carregar as informações sem realizar testes de verificação não é recomendado. É importante definir um período para testes piloto, que dará a oportunidade de ajustar os processos com informações deficientes antes de começar a gerar ordens de serviço, garantindo que as primeiras tarefas sejam realizadas com sucesso.
8. Treinamento e acompanhamento
Sem dúvida, o treinamento é uma das atividades mais importantes e não pode faltar na implementação de um CMMS. Embora muitas empresas acreditem que podem implementar e aprender por conta própria, não se dão conta de que a curva de aprendizado e o tempo de implementação podem ser consideravelmente reduzidos quando se permite que um especialista no uso do software compartilhe os conhecimentos e experiências adquiridas. Além disso, contar com o apoio de uma equipe experiente garantirá o sucesso do projeto durante a implementação e o acompanhamento contínuo do processo.
