Hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente es una tarea vital. Por supuesto, esta tarea requiere tiempo, esfuerzo y paciencia para hacerlo bien. Sin embargo, los beneficios de contar con un sistema eficiente merecen la pena.
Una forma de hacerlo es jerarquizar las órdenes de trabajo. Esto significa que se agrupan en categorías según su prioridad o importancia. Esto puede ayudar a garantizar que las órdenes de trabajo más importantes se completen primero. También puede ayudar a evitar cuellos de botella en la línea de producción.
Otra forma de hacer más eficiente la gestión de las órdenes de trabajo es utilizar controles. Se trata de reglas o directrices que ayudan a garantizar que todas las órdenes de trabajo se completen de manera uniforme. Esto puede ayudar a evitar errores y garantizar que todo el trabajo se realice con el mismo nivel de calidad.
Por último, es importante contar con un buen sistema de seguimiento de las órdenes de trabajo. Esto puede ayudarte a controlar lo que se ha hecho y lo que queda por hacer. También puede ayudarte a identificar cualquier problema que pueda surgir en el proceso de producción.
En este artículo, exploraremos algunos métodos con los que puedes hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente, por lo que te invitamos a que nos acompañes mientras te compartimos estos y otros detalles.
¿Qué es una orden de trabajo (OT)?
Una orden de trabajo (OT) es, en líneas generales, un documento que contiene todas las instrucciones de un servicio a realizar, especificando pasos, insumos, presupuestos, responsables y plazos de ejecución.
En el ámbito de la gestión de mantenimiento, las generamos para realizar acciones preventivas y/o correctivas, incluyendo información sobre el activo a intervenir. Una vez ejecutadas, se almacenan en un registro histórico.
Importancia de las órdenes de trabajo (OT)
La importancia de las órdenes de trabajo radica en que ayudan a mejorar la planificación empresarial y potencian la eficiencia. En la gestión del ciclo de vida de activo, brindan la posibilidad de rastrear y monitorear el progreso de las acciones a realizar y entregan información clave para la toma de decisiones. De ahí que sea imprescindible realizar un seguimiento continuo.
¿Qué es un sistema de gestión de órdenes de trabajo y por qué lo necesitas?
Como probablemente ya lo sepas, un sistema de gestión de órdenes de trabajo es un proceso formal que las organizaciones utilizan para seguir y gestionar las órdenes de trabajo.
Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo ayudan a las organizaciones a hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, a garantizar que el trabajo se complete a tiempo y a optimizar sus recursos, y son esenciales para las organizaciones que necesitan hacer un seguimiento de múltiples órdenes de trabajo simultáneamente, lo que es vital en el caso de la gestión de mantenimiento.
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Dicho esto, veamos en más detalle las ventajas de lograr una gestión de órdenes de trabajo más eficiente.
Ventajas de una gestión eficiente de las órdenes de trabajo
Una de las ventajas de contar con un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero. Las órdenes de trabajo pueden ser rastreadas y supervisadas para garantizar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Además, los sistemas de gestión de órdenes de trabajo pueden ayudarte a optimizar sus recursos asignándoselos a las tareas más urgentes. Esto puede ayudarte a reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia al formar parte integral de tu programa de mantenimiento.
En el caso de la industria hotelera o de transporte, por ejemplo, una ventaja de un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo es que ayuda a mejorar el servicio al cliente. Al hacer un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, puedes asegurarte de que los clientes están informados de cualquier retraso o cambio en el calendario. Esto puede ayudar a evitar cualquier malentendido y mantener a los clientes contentos.
Por último, un sistema eficiente de gestión de órdenes de trabajo ayuda a mejorar la comunicación dentro de tu organización. Al compartir la información sobre las órdenes de trabajo, los empleados están al día de las últimas novedades y asegurarse de que las tareas se completen de forma eficiente. Esto puede ayudar a minimizar la confusión y promover el trabajo en equipo.
Veamos ahora lo más importante, cómo lograr que tu sistema de gestión de órdenes sea realmente más eficiente.
Cómo lograr que tu sistema de gestión de OT sea realmente más eficiente
Un sistema eficaz de gestión de órdenes es esencial para cualquier empresa. Al invertir en la tecnología adecuada, las empresas pueden aumentar su eficiencia, reducir costes y mejorar los procesos de trabajo.
A continuación te dejamos los principales aspectos a considerar para lograr un sistema de gestión de OT eficiente:
Jerarquizar las órdenes de trabajo
Como ya mencionamos antes, lo primero para lograr una mayor eficiencia al gestionar órdenes es jerarquizar. En otras palabras, darle la prioridad correspondiente a cada OT.
Consejos para jerarquizar las OTs:
- Asigna una prioridad a cada orden de trabajo en función de su urgencia.
- Reserva la prioridad más alta para las tareas urgentes.
- Agrupa las órdenes de trabajo por prioridad y tipo.
- Prioriza las órdenes de trabajo que deban completarse en un orden específico.
- Delega las tareas de menor prioridad en el personal subalterno o en los socios de subcontratación.
- Supervisa el progreso de cada orden de trabajo y ajusta las prioridades según sea necesario.
Para garantizar que se asigna la prioridad adecuada a cada OT, es recomendable responder las siguientes preguntas:
Si no realizamos este trabajo y el equipo experimenta un fallo, ¿cuál será su impacto al intentar lograr los objetivos de la organización?
Si no realizamos este trabajo, ¿qué tan probable será que el equipo experimente un fallo dentro de X período de tiempo? (el tiempo debe ser predeterminado de acuerdo a los objetivos de la organización)
Al responder ambas preguntas para una misma OT, podrás combinar la probabilidad de fallo y la consecuencia de dicho fallo para determinar la urgencia de la OT. A mayor probabilidad de fallo y mayor criticidad de la consecuencia, mayor será la prioridad de la OT.
Controlar el flujo de trabajo
Controlar el flujo de trabajo es el segundo paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al controlar la secuencia de las tareas, puedes asegurarte de que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Esto evita cualquier retraso o malentendido con los clientes.
Consejos para controlar el flujo de trabajo
El flujo de trabajo es el proceso en el que se completan las órdenes. Para controlar tu flujo de trabajo, necesitas tener un plan sobre cómo se completarán las OTs. Este plan debe incluir:
- El orden en que se completarán las tareas
- Quién completará cada tarea
- Qué recursos se necesitarán para cada tarea
- Cuánto tiempo llevará cada tarea
Al crear un plan de flujo de trabajo, puedes asegurarte de que tus tareas se completan de manera oportuna y eficiente. Además, al planificar tu flujo de trabajo por adelantado, puedes evitar posibles problemas y retrasos.
Gestionar los recursos
La gestión de los recursos es el tercer paso para hacer que tu sistema de gestión de órdenes de trabajo sea más eficiente. Al asignar los recursos a las tareas más urgentes, se puede reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia. Esto puede ayudar a que tu negocio funcione sin problemas y a mejorar la satisfacción de los clientes.
Consejos para gestionar los recursos
- Ten claro el trabajo que hay que hacer y los recursos que se necesitan para completar la tarea.
- Planifica con antelación y asegúrate de que tienes suficientes recursos disponibles para completar la tarea.
- Asegúrate de que los recursos se gestionan adecuadamente y se utilizan de forma eficiente.
- Utiliza herramientas y programas informáticos que te ayuden a gestionar los recursos de forma más eficaz.
- Revisa y actualiza periódicamente tu plan de gestión de recursos según sea necesario.
¿Qué herramientas debemos utilizar para lograr un sistema de gestión de órdenes eficiente?
Actualmente es muy sencillo. Solo necesitamos un software de mantenimiento especializado. Este ofrece un módulo de Órdenes de Trabajo en el que encontramos disponibles -para consulta y toma de decisiones- todas las OT activas, pendientes de ejecución, ya ejecutadas y listas para ser archivadas en el registro histórico.
En el sistema encontramos un panel en el que es posible planificar y asignar tareas pendientes a los técnicos, así como validar su ejecución y administrar las piezas, herramientas o servicios. Además, permite el monitoreo de cada orden de trabajo generada, junto con la posibilidad de automatizar el control del tiempo de cada una de ellas, registrando sus diversas etapas (inicio, pausa, reanudar y finalizar).
Un control total que se complementa con la automatización de la gestión de notificaciones asociadas a los cambios en el estado de cada una de las órdenes de trabajo activas.
¿Cómo realizar una orden de trabajo en un software de mantenimiento?
Una vez claro cómo hacer seguimiento de órdenes de trabajo con un buen sistema de gestión de mantenimiento, generarlas es muy fácil. A través de un panel Kanban podemos acceder a una columna de tareas pendientes, en la cúal es posible reprogramar y crear OTs mediante unos cuántos clics.
Esta automatización de las órdenes de trabajo es una aliada estratégica para optimizar los resultados del departamento de mantenimiento, especialmente en lo que respecta a acciones reactivas, lo que deriva en un incremento de la productividad de la empresa. Consideremos que entre más rápido se genere y entregue la OT al responsable, más pronto se pondrá a funcionar el activo intervenido, evitando tiempos de inactividad que merman la capacidad productiva de manera considerable.
Lo que nos lleva al siguiente punto.
¿Cómo la automatización puede agilizar las órdenes de trabajo y entregar eficiencia al negocio?
Una orden de trabajo (OT) es la instrucción fundamental en cualquier empresa, que define determinada acción a realizar, insumos, pasos, encargados y plazos de ejecución.
Gracias a la transformación digital en el mantenimiento, en la actualidad existen softwares de mantenimiento especializados en optimizar estas labores, los cuales ofrecen una visión detallada de las órdenes de trabajo relacionadas con la mantención y gestión de activos, agilizando los procesos.
Potenciados por modelos de aprendizaje automático, estos software registran y analizan toda la data generada de manera histórica de todos los activos de una empresa, modelando predicciones sobre la degradación de los activos y emitiendo las OT de manera automática.
En el mundo del mantenimiento, la transformación digital empresarial -de la mano de la automatización- ha permitido mejorar diversas áreas o procesos:
- En el mantenimiento predictivo, basado en datos para anticipar eventuales incidencias, la automatización permite estar en conocimiento de las tareas a realizar y emitir las OT de manera anticipada, optimizando los tiempos de respuesta.
- Facilita la gestión de presupuestos al asociar información de clientes, solicitud de materiales a proveedores y el detalle de las tareas con sus respectivas OT.
- Automatizar la notificación y emisión de OT en los dispositivos móviles de los encargados reduce los tiempos de respuesta por parte del área técnica.
Ejemplos reales de gestión de órdenes de trabajo a nivel industrial
Gran empresa de manufactura fue capaz de reducir el tiempo de inactividad en un 80%
La instalación implementó una plataforma de software que les permitía hacer un seguimiento de cada orden de trabajo desde el principio hasta el final. Esto les dio visibilidad sobre qué órdenes de trabajo estaban tardando más de lo previsto y dónde se producían los cuellos de botella. Cómo resultado, pudieron realizar cambios en su flujo de trabajo y reducir el tiempo de inactividad a más de la mitad.
Planta de procesamiento de alimentos pudo aumentar la productividad en un 10%
La planta implementó una plataforma de software de mantenimiento que les permitía hacer un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento y priorizarlas en función de la urgencia. Esto les ayudó a garantizar que las tareas de mantenimiento más críticas se realizaban a tiempo. Como resultado, pudieron aumentar la producción en un 10% sin añadir personal adicional ya que aumentaron la disponibilidad de su maquinaria.
Empresa de suministro eléctrico pudo reducir los costes de explotación en un 15%
La empresa implantó una plataforma de mantenimiento que les permitió automatizar su proceso de gestión de órdenes de trabajo. Esto dio lugar a menos errores y mejoró la comunicación entre los departamentos. Como resultado, pudieron reducir sus costes operativos en un 15%.
Cada uno de estos casos prácticos demuestra el potencial que puede tener el software de gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento para mejorar las operaciones industriales. Al agilizar los flujos de trabajo y aumentar la visibilidad de las actividades de mantenimiento, estas plataformas pueden ayudar a las instalaciones a lograr importantes ganancias de eficiencia.
Fracttal One: simplificando la gestión del mantenimiento
Luego de haber revisado cómo realizar una orden de trabajo en un software de mantenimiento, te preguntarás ¿cómo saber qué sistema es el más conveniente? Aquí, debemos considerar características como la usabilidad de la herramienta, funcionalidades, integraciones, soporte y, desde luego, que opere en la nube. Esto y mucho más es lo que te ofrece Fracttal One, el software de gestión de mantenimiento que necesitas en tu empresa.
Se trata de una plataforma 100% online para la gestión de activos que integra las funcionalidades y beneficios de un software de mantenimiento. Así, permite asignar órdenes de trabajo de forma automática y monitorizarlas a lo largo del su ciclo de vida, mientras genera valiosos informes con KPIs previamente determinados.
Adicionalmente, podemos integrarlo con cualquier ERP y apoyarnos en el Internet of Things o Internet de las Cosas (IoT) para optimizar las labores de mantenimiento predictivo, fortaleciendo la toma de decisiones mediante el uso de analítica avanzada. Y puesto que opera en la nube, su instalación y acceso es sumamente simple, potenciando el dinamismo en las operaciones y un rápido acceso a datos de valor, claves para sustentar la toma de decisiones.
Automatiza las OTs y asignación de labores con Fracttal One
Utilizar un software de gestión de activos físicos como Fracttal One permite mantener completa trazabilidad en la estrategia de mantenimiento desde cualquier lugar.
Este poderoso y moderno software permite monitorear el estado de los activos, generar patrones de comportamiento y detectar anomalías de manera oportuna, pudiendo emitir las notificaciones y OT automáticamente a los encargados.
Visualiza tu estrategia de gestión de activos abordando inventario, tareas e indicadores en una interfaz sencilla desde tu dispositivo móvil y automatiza la asignación de labores.
La gestión de OTs puede ser más eficiente si se jerarquizan las órdenes de trabajo, se utilizan controles con un buen sistema de seguimiento y se asignan los recursos de forma óptima.
Por supuesto, esta tarea puede ser muy complicada y compleja para un gestor de mantenimiento si se realiza de forma manual. Afortunadamente, sistemas como el software de mantenimiento Fracttal One y los productos de Fracttal, simplifican el trabajo al ofrecer una plataforma visual muy intuitiva y fácil de usar.