Quais são os custos e implicações para a empresa?
Os custos de manutenção são uma parte essencial da gestão empresarial, representando entre 25% e 35% do orçamento anual de estoque das organizações.
De acordo com uma pesquisa realizada pela multinacional de energia e automação ABB, os períodos de inatividade podem gerar custos anuais de até 125.000 dólares.
Para atingir padrões de classe mundial, é recomendado que os custos trabalhistas associados a atividades de manutenção não planejadas não excedam 10% do total dos custos, a fim de garantir a saúde financeira da empresa.
Os custos de manutenção representam todos os gastos resultantes dos esforços para manter os ativos físicos em ótima condições de funcionamento. Seja um motor, uma bomba centrífuga ou instalações físicas, qualquer ativo que demande manutenção regular envolve custos associados.
Manter sob controle os custos dentro das operações de manutenção é crucial para garantir o equilíbrio financeiro da empresa. Existem vários custos associados à manutenção, tais como:
⏱️ Tempos de inatividade de equipamentos.
👷 Mão de obra (planejadores, supervisores e técnicos).
📦 Armazenamento e gestão de inventário.
No final, o que queremos saber é:
"Qual é o gasto em manutenção e como isso se
traduz em termos de disponibilidade dos equipamentos"
Neste artigo, vamos falar a fundo sobre os diferentes aspectos relacionados aos custos na manutenção, desde o cálculo preciso dos custos por tempo de inatividade até a classificação dos custos em CapEX e OpEX.
Também vamos analisar como esses custos podem ser calculados e gerenciados, bem como as métricas essenciais para avaliar eficiência e rentabilidade. E ainda vamos ver o papel crucial que a tecnologia, como o Fracttal One, pode desempenhar no monitoramento e análise dos custos de manutenção.
Custos por downtime (tempo de inatividade)
O custo por downtime envolve uma avaliação abrangente de todos os gastos gerados durante o tempo de inatividade de um ativo após uma falha, deixando-o fora de serviço.
Calcular precisamente os custos por tempo de inatividade implica considerar não apenas os gastos diretos de reparo, mas também os custos indiretos e fatores intangíveis que podem afetar a organização. Abaixo vamos destacar alguns desses fatores:
Custos diretos
Primeiramente, é essencial considerar os gastos relacionados ao tempo que os técnicos de manutenção dedicam para reparar um ativo desde o início da falha até que volte a funcionar. Para calcular esses custos durante o tempo de inatividade, basta multiplicar o número de horas que cada técnico dedicou às reparos pelo seu salário por hora.
Mão de obra (downtime) =
Quantidade de horas na manutenção x Salário / hora do técnico
Depois temos os custos de substituição ou reparo dos equipamentos. No caso dos custos de reparo, esses podem ser obtidos a partir das ordens de serviço específicas realizadas para cada um dos ativos em um período determinado. Ou seja, é possível obter o custo total das peças utilizadas e o valor da mão de obra.
Além disso, se o ativo precisar ser substituído devido ao aumento contínuo dos seus custos de manutenção, o indicador CPMV (Custo Total de Manutenção como Porcentagem do Valor de Reposição do Ativo) desempenha um papel fundamental.
O CPMV é a quantidade de dinheiro gasta anualmente na manutenção dos ativos, dividida pelo valor de reposição do ativo, expressando seu valor como uma porcentagem. Ou seja:
CPMV (%) = (Custo total de manutenção × 100) / Valor de reposição do ativo
Se um equipamento tem um CPMV acima de 6%, sua manutenção já não é lucrativa para a organização.
Finalmente também podemos considerar os custos de serviços de manutenção terceirizados. Dependendo do tamanho e das necessidades de um departamento de manutenção, uma organização pode precisar de serviços de manutenção preditiva, tais como:
- Termografia infravermelha
- Análise de vibração em equipamentos rotativos
- Análise de ultrassom
Além disso, podem surgir despesas com serviços de instalação, alinhamento e balanceamento de equipamento.
Custos indiretos
Um dos elementos mais significativos a se considerar no custo real do tempo de inatividade é a perda de receita durante o período em que o equipamento não está operando. Para calcular essa perda de receita, é necessário multiplicar a quantidade de unidades produzidas por hora pelo número de horas em que o equipamento permanece inativo. Em seguida, esse valor é multiplicado pela receita média gerada por cada unidade.
Perda de receita ($) = Taxa de produção de peças por hora (peça/hora) x Horas de inatividade (horas) x Valor médio por unidade ($/Peça)
Por outro lado, devido à inatividade, as empresas podem precisar que os funcionários trabalhem horas extras para compensar o tempo perdido de produção. Calcule os custos de horas extras multiplicando o número de horas extras pela taxa de pagamento relacionada a esse tipo de hora não regular.
Custo de horas extra ($) = Número de horas extras (horas) x Valor da hora extra ($/hora)
Custos intangíveis
Os incidentes de tempo de inatividade podem trazer avaliações negativas, insatisfação do cliente e danos à reputação da organização. Embora seja difícil quantificar com precisão, é importante considerar o dano a longo prazo na imagem da marca e na lealdade do cliente.
O tempo de inatividade pode aumentar o risco de incidentes na segurança, acarretando despesas extras, como reclamações de compensação trabalhista e possíveis aumentos nas taxas de seguro. Leve em consideração esses custos ao calcular os custos intangíveis.
É por essas razões que muitas empresas investem muito em certificações internacionais para alinhar seus processos de manutenção às normas ISO, visando aumentar a confiança entre seus clientes e obter maior competitividade e reconhecimento.
Custos relacionados ao inventário
Os custos de inventário são despesas geradas pelas empresas ao adquirir, armazenar e gerenciar seus ativos. Na manutenção, os custos de inventário incluem elementos associados ao armazenamento, uso e reposição de peças e equipamentos necessários para as atividades de manutenção.
Essas despesas são adicionadas ao preço de compra inicial dos itens do inventário. Também estão inclusos custos de armazenamento, manuseio, seguro, depreciação, obsolescência, pedidos, deterioração e possíveis escassez.
Dentro dos custos de inventário, é importante considerar:
Custos por pedido de compra
Esses custos podem englobar o custo do próprio inventário, despesas de envio e manuseio, além de impostos ou tarifas que possam ser aplicados ao pedido. Os custos de pedido também podem incluir despesas de armazenamento ou depósito geradas enquanto os estoques são mantidas antes do envio.
Custos por pedidos ($) = Número de pedidos realizados x Custo por pedido
Custos de manutenção do inventário
Custos de armazenamento e segurança, prêmios de seguro, impostos sobre a propriedade, depreciação e outros gastos associados geralmente são incluídos nesses custos. As organizações podem calcular os custos de manutenção usando o valor médio dos estoques e aplicando uma taxa de custos de manutenção predefinida.
Custos de manutenção ($) = Valor médio das existências x Taxa de custos de manutenção
Custos de escassez
O cálculo dos custos por escassez pode ser mais complexo e envolve a estimativa da perda potencial de receitas devido a períodos de inatividade e o custo das medidas de emergência adotadas para lidar com a escassez, como envios de emergência.
Custos de obsolescência
Essas despesas abrangem amortizações, taxas de eliminação e a perda de valor relacionada a inventários não utilizados. Ao avaliar os custos de obsolescência, as organizações devem considerar tanto o valor dos inventários obsoletos quanto os custos associados à sua eliminação. Além disso, os custos de seguros destinados a cobrir situações de redução da vida útil ou possíveis danos ao inventário podem ser incorporados a esse cálculo.
Classificação dos custos de manutenção - CapEX x OpEX
A classificação dos custos de manutenção em CapEx (gasto de capital) e OpEx (gasto operacional) é realizada para diferenciar a natureza e o impacto financeiro desses custos na contabilidade e na tomada de decisões empresariais.
Essa classificação permite que as empresas gerenciem e avaliem de maneira mais eficaz os recursos financeiros, além disso, que compreendam como esses custos afetam a curto e longo prazo.
CapEX (gasto de capital)
Os custos categorizados como gastos de capital estão relacionados à aquisição de ativos a longo prazo ou a melhorias/expansões significativas consideradas investimentos estratégicos.
É essencial destacar que, quando uma empresa investe em um ativo a longo prazo sob CapEx, esse ativo sofre depreciação ao longo do tempo. A depreciação constitui o processo contábil de distribuir o custo de um ativo tangível ao longo de sua vida útil. Nesse sentido, todos esses custos são capitalizados no balanço da empresa e amortizados durante a vida útil do ativo, não sendo registrados integralmente como despesas no ano da aquisição.
Dentro dos custos de capital, também estão incluídas atividades como a manutenção overhaul, onde as atualizações profundas estendem a vida de um ativo e preservam seu valor. Além disso, investimentos tecnológicos, como sensores IoT, plataformas de gestão de indicadores ou ferramentas de manutenção preditiva impulsionadas por inteligência artificial, também se enquadram nessa categoria.
OpEX (gasto operacional)
São os custos de manutenção rotineiros e relacionados à operação diária. Na planificação e programação da manutenção, o OpEX cobre as tarefas regulares de manutenção, desde as preventivas até as reativas. Essa despesa recorrente garante que os equipamentos permaneçam em bom estado e que os tempos de inatividade não planejados sejam minimizados.
Esses custos afetam diretamente os demonstrativos de resultados e são registrados integralmente como despesas no período em que são gerados. Ao classificá-los como OpEx, o seu impacto imediato é identificado no fluxo de caixa e na rentabilidade a curto prazo.
Na gestão de ativos, o debate entre CapEX e OpEX não se trata de superioridade, mas de sinergia. Cada um desempenha um papel único:
Informes financeiros: Enquanto os gastos de capital (CapEx) têm um impacto no balanço patrimonial ao considerar o valor do ativo e a depreciação, os gastos operacionais (OpEx) impactam diretamente o demonstrativo de resultados da empresa.
Ciclos orçamentários: CapEx frequentemente envolve a criação de um orçamento focado em vários anos, considerando a natureza a longo prazo dos ativos, enquanto o OpEx requer um orçamento anual ou mesmo trimestral, refletindo as necessidades operacionais.
Por que os custos de manutenção são calculados?
Para fornecer uma visão clara e detalhada do investimento necessário para preservar ativos, equipamentos e instalações, o cálculo dos custos de manutenção é essencial. Esse processo permite que as organizações avaliem a eficiência de seus planos de manutenção, identifiquem áreas que podem ser aprimoradas e tomem decisões fundamentadas sobre a alocação de recursos.
A análise de custos também facilita o planejamento orçamentário e contribui para reduzir despesas desnecessárias. No entanto, é importante destacar que também influencia o indicador financeiro CMF.
O CMF (Custo de Manutenção por Faturamento) se refere à proporção do custo de manutenção em relação ao faturamento total ou receitas dentro de uma organização. Este indicador é de grande importância em qualquer indústria onde a manutenção de equipamentos constitui uma parte significativa das despesas operacionais.
Para calcular o porcentual do CMF, se use a seguinte fórmula:
CMF (%) = (Custo total de manutenção / Receitas totais) x 100%
É essencial comparar este indicador com outras empresas do mesmo segmento, considerando que um CMF de 5% é considerado ótimo e está alinhado com as expectativas do modelo de manutenção de classe mundial.
Como controlar os custos de manutenção com o Fracttal One?
A inteligência de negócios ou Fracttal BI é o módulo do Fracttal One dedicado à análise dos custos de manutenção.
Neste módulo, é possível analisar os recursos econômicos que foram executados ou planejados na gestão de manutenção (como: inventários, serviços e recursos humanos) em um período de tempo determinado, por meio dos seguintes submódulos:
Recursos a executar
Neste submódulo, é possível analisar os diferentes tipos de recursos provenientes do planejamento de tarefas, em termos de quantidades e custos que serão executados conforme os tempos estipulados em sua programação prévia. O detalhe desses resultados será exibido de forma parametrizada em períodos de tempo como: dias, semanas ou meses.
Recursos executados
Neste submódulo, é possível analisar os diferentes tipos de recursos que foram adicionados e executados por meio das ordens de trabalho, conforme as diferentes etapas em que podem se encontrar (processo, revisão e finalizada).
Tabela dinâmica de custos
Este submódulo é composto por uma tabela dinâmica, que permite realizar análises econômicas de maneira personalizada, oferecendo diferentes configurações que incluem uma grande quantidade de parâmetros relacionados às atividades de manutenção.
Além disso, também é possível criar diferentes tipos de gráficos, conforme as necessidades da gestão.
